8.2 Меню и панели инструментов. Технология их реорганизации

В текстовом процессоре Word имеется лента, заменившая собой главное меню и панели инструментов. Лента представляет собой набор вкладок, при нажатии на которые соответственно меняется набор пиктограмм на экране. В ленту входят три составляющих:

• вкладки;

• группы;

• пиктограммы.

Вкладка на ленте делится на группы. Группа – область, в которые собраны команды, объединенные общей идеей. Пиктограммы – непосредственно команда для выполнения тех или иных операций в документе.

Кнопка Microsoft Office. В левом верхнем углу окна MS WORD находится кнопка Microsoft Office, которая предназначена для операций над файлами (открытие, сохранение и пр).

Панель быстрого доступа. Находиться в верхнем левом углу окна и служит для размещения наиболее часто используемых команд, которые можно редактировать и приспосабливать под конкретные нужды пользователя. Чтобы добавить новую команду на панель быстрого доступа, нужно щелкнуть по ее иконке правой кнопкой мыши и выбрать пункт Добавить на панель быстрого доступа. Для настройки всего списка используется команда Настройка панели быстрого доступа. Если команд набралось много Панель быстрого доступа можно переместить под Ленту.

Справка. Круглая пиктограмма со знаком вопрос в правом верхнем углу окна позволяет получить помощь на русском языке, для более расширенной справки необходимо подключение к Интернет.

Все команды для работы с документами расположены на вкладках ленты. В программе MS WORD имеется восемь основных вкладок:

Главная. Это основная вкладка, на которой содержится команды по работе с буфером обмена, настройки шрифтов и абзацев, стили и редактирование (ищет и заменяет фрагменты текста).

Вставка. Собраны команды для вставки различных объектов, при помощи которых осуществляется разбиение документа по страницам, вставка таблиц, иллюстраций, ссылок и закладок, колонтитулов, специальных текстовых объектов, не являющихся буквами.

Разметка страниц. Находятся команды, задающие свойства, связанные как с расположением страниц, так и с самим размером страниц – темы, параметры страницы с точки зрения расположения текста, оформление фона страницы, метрические свойства абзаца, тип взаимодействия объектов с текстом страницы.

Ссылки. Собраны команды для работы с оглавлением, сносками, ссылками и списками литературы, названиями, предметными указателями и таблицами ссылок.

Рассылки. Набор инструментария для рассылки писем, создания конвертов и адресных книг.

Рецензирование. Команды для проверки готового документа – проверка орфографии, отслеживание исправлений, сравнивание и т д.

Вид. Позволяет просматривать и регулировать вид документа на экране.

Надстройки. Отображается только в том случае, когда в системе установлены программы сторонних производителей, способные работать в MS WORD.

8.3 Режимы просмотра документов, их назначение и технология использования. Перемещение по документу

В текстовом процессоре Word существуют следующие режимы просмотра документа:

• режим Web-документа;

• режим разметки страницы;

• режим структуры документа;

• режим чтения;

• черновик;

• режим предварительного просмотра.

Установка режима производится соответствующей командой группы команд Режимы просмотра документа вкладки ВИД (для режима предварительного просмотра – кнопка OFFICE группа команд печать). Кроме того, режимы просмотра документа можно вызывать, нажав соответствующую кнопку, находящуюся справа внизу экрана на строке состояния.

В режиме Web-документа можно просматривать и редактировать документ в том виде, в каком он отображается в обозревателе.

В режиме разметки страницы документ соответствует печатному образу: многоколончатый текст, колонтитулы, сноски и встроенные объекты. Данный режим является единственно возможным при работе с надписями. Надпись - это прямоугольная область документа, содержащая блок текста, таблицу, графику или диаграмму, а также зарезервированная пустая область для последующей вставки в нее объектов любого вида.

Режим чтения предназначен для чтения, просмотра и проверки компоновки документа. Располагает на экране одну страницу целиком, позволяя перемещаться по документу щелчками на знаках страниц.

Режим черновик весь текст изображается одним шрифтом одного размера, а вставленные рисунки выглядят как пустые рамки. Кроме того, в режиме черновика быстрее прокручивать изображение большого документа.

Режим просмотра структуры документа позволяет проанализировать структуру сложного иерархического документа, изменить и организовать ее, позволяет автоматизировано создать оглавление документа и форматировать заголовки документа. Документ имеет структурные элементы различных иерархических уровней (от 1 до 7). Для каждого структурного элемента формируется заголовок. Структурирование документа выполняется как для вновь создаваемых документов, так и уже существующих.

При выполнении команды Структура документа меню ВИД на экране появляется панель инструментов Структура (рис. 8.4), с помощью которой можно организовать структурное оформление заголовков и текста документа.

Рис. 8.4. Группа команд Структура.

Для изменения уровня иерархии осуществляется выделение абзацев и их сдвиг с помощью кнопок панели инструментов на определенный уровень иерархии.

Для проверки корректности структуры документа осуществляются структурные просмотры - закрытие/раскрытие документа до определенного иерархического уровня. Заголовки, имеющие слева графический символ "серый плюс", имеют скрытые иерархически подчиненные структурные элементы, "серый минус" свидетельствует об отсутствии последних.

Изменение структуры документа предполагает:

• добавление/удаление структурных элементов документа или текста;

• изменение иерархического уровня структурных элементов документа;

• перемещение структурных элементов по вертикали на том же уровне иерархии;

• перемещение в текст или восстановление заголовка из текста.

Для подобных структурных изменений требуется выделить необходимые элементы и воспользоваться пиктограммами структурирования.

Группа команд Структура включает в себя группу Главный документ, которая позволяет реализовать режим просмотра главного документа. Главный документ целесообразно использовать для больших по размеру документов, состоящих из поддокументов, хранимых в виде самостоятельных файлов. В режиме просмотра главного документа можно работать со всеми поддокументами, как с одним большим документом и обеспечивать взаимосвязь всех частей главного документа (рис. 8.5).

Рис. 8.5. Группа команд Главный документ.

Режим предварительного просмотра позволяет просмотреть печатные страницы документа в уменьшенном виде для проверки правильности разбиения текста на страницы. При вызове команды на экране появляется панель инструментов просмотра печати, с помощью которой можно указывать требуемый масштаб увеличения изображения, выводить на экран несколько печатных страниц и т.д. В режиме предварительного просмотра возможна также корректировка печатного текста.

Существуют следующие способы управления видом документа на экране:

• изменение масштаба документа;

• одновременное отображение двух областей (упорядочить все);

• рядом.

Масштаб позволяет во время работы «придвигать» или «отодвигать» документ. Задаваемый коэффициент масштабирования управляет размером отображения текста.

Упорядочить все используется тогда, когда требуется одновременный просмотр, например, двух разделов; для этого нужно разбить экран на две части.

Рядом дает возможность расположить в раздельном окне два разных документа и сравнить, прокручивая одновременно.