Раздел 4. Программные средства современного офиса Глава 8. Текстовый процессор word 2003

8.1. Состав и назначение office 2003

Для выполнения основных задач компьютерной обработ­ки данных в современных офисах целесообразно использо­вать не отдельные программы, а интегрированные пакеты офисного обслуживания, так как в них реализуется не про­сто объединение больших автономных программ в пакеты, а их интеграция в прикладные программные комплексы, озна­чающие их полную унификацию. Программы в них имеют общий пользовательский интерфейс и единообразные под­ходы к решению типовых задач по управлению файлами, форматированию, печати, работе с электронной почтой и т. д.

В настоящее время на рынке прикладных офисных про­граммных продуктов доминируют пакеты фирмы Microsoft Office (2003, 2005, 2007). Последние версии этих офисных ком­плексов содержат средства коллективной работы, более тес­ной интеграции компонентов, а также средства взаимодей­ствия с Интернетом.

Microsoft (MS) Office 2007 может работать под управ­лением операционных систем Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2), Windows Server 2003, Windows Vista. Необходимая для эффектив­ной работы конфигурация компьютера зависит от исполь­зуемой операционной системы, но минимально достаточный набор включает:

• оперативную память емкостью не менее 256 Мбайт;

• тактовая частота не менее 500

• видеоадаптер с памятью не менее 2 Гбайт.

Комплект MS Office 2007 поставляется в нескольких вариантах, включающих разное количество основных приложений:

•Office 2007 для дома и учебы представляет собой набор офисных программ для домашних пользователей и студентов, облегчающий создание привлекательных документов, электронных таблиц и презентаций, а также управление сведениями и заметками из одного места.;

•Office 2007 Профессиональный — обеспечивает средства работы с большими базами данных, в настоль­ных издательских системах, в том числе для управления малым бизнесом, поддерживает универсальный расши­ренный язык запросов (ХМL);

• Office 2007 Стандартный — предоставляет возможности для домашних пользователей и для частных предпринимателей, дополнен работой с электронной почтой, расширены возможностями графики и форматирования, обладает более высоким уровнем надежности и безопасности;

•Office 2007 Максимум — является универсальным средством для работы с полным комплектом средств сбора и обработки практически любых видов информации, быстрого нахождения сведений и обмена информацией с другими пользователями.

Основные приложения MS Office 2007:

• Word - текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов;

• Excel - табличный процессор, предназначен для обработки табличных данных и выполнения сложных вычис­лений;

• Access - система управления базами данных, предназна­чена для организации работы с большими объемами дан­ных;

• PowerPoint - система подготовки электронных презен­таций, предназначена для подготовки, проведения пре­зентаций и их трансляций в сети Интернет;

• Outlook - менеджер персональной информации, пред­назначен для обеспечения унифицированного доступа к корпоративной информации;

• Publisher - настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;

• OneNote - программа для ведения заметок;

• Project - предназначен для управления проектами при этом обеспечивает эффективное решение по управлению корпоративными проектами, позволяющее организациям под­держивать соответствие между проектами, ресурсами и бизнес-программами для достижения более высоких результатов;

• Groove - позволяет организовывать динамически изменяемые рабочие группы, синхронизировать в реальном времени процесс обработки данных участниками таких групп, обеспечивает гибкость оффлайновой работы неподключенных сотрудников до соединения с остальными членами группы;

• SharePoint Designer – предоставляет мощные инструменты для создания эффектных и привлекательных узлов SharePoint и быстрого построения приложений с поддержкой документооборота и средств формирования отчетности на платформе SharePoint;

• Visio – позволяет создать технические и деловые диаграммы, предназначенные для систематизации и наглядного представления различных данных, процессов и систем;

• InfoPath – программа сбора данных, позволяющая создавать и развертывать электронные формы для эффективного сбора надежных сведений, при этом предоставляя формы в виде электронных сообщений Microsoft Office Outlook, форм веб-обозревателя или форм для мобильных устройств;

• Communicator – обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы;

• Outlook с диспетчером контактов – представляет законченное решение управления контактами для малых предприятий, способствующее повышению качества обслуживания клиентов.

Кроме основных приложений MS Office 2007 содержит также множество вспомогательных программ, используемых для создания и включения в базовые документы различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д. К ним относятся:

• MS Graph — предназначен для создания различных графиков и диаграмм на основе числовых рядов и таблиц;

• MS Equation Editor — предназначен для создания и редактирования научных формул;

• MS Office Art — графический редактор, предназначен для создания рисунков, геометрических фигур, блок- схем и т. д.;

• MS Word Art — предназначен для создания и красочно­ го оформления заголовков и других элементов текста;

• MS Photo Editor — предназначен для обработки и пре­образования тоновых рисунков, фотографий, объектов, считанных сканером;

• MS Clip Art— предназначен для включения в документ имеющихся рисунков, пиктографических изображений, звуковых объектов;

• MS SmartArt — предназначен для построения иерархических структурных схем и блок-схем;

• MS Clip Organizer— новое приложение, позволяющее создавать XML-формы для работы с разными видами данных в стандартном формате, обеспечивающем удобное хра­нение и обмен данными между приложениями.

MS Office 2007 обеспечивает:

• простоту в эксплуатации и поддержке. Имеется единые вкладки, полностью повторяющие друг друга и облегчающие импорт-экспорт из одной программы в другую;

• средство проверки правописания стало единым, так как некоторые параметры являются общими для всех программ;

• предоставляется богатый выбор шаблонов документов, не только хранящихся на локальном компьютере, но и в Интернет;

• расширенный набор интеллектуальных инструментов. В состав MS Office 2007 входят простые в использова­нии интеллектуальные приложения, которые обеспечи­вают автоматизацию работы пользователя, позволяя сократить время выполнения задач;

• поддержку передовых технологий Интернета. Значи­тельно расширены возможности взаимодействия с Ин­тернетом и интрасетями;

• автоматическую подстройку интерфейса. Приложения MS Office могут в процессе работы автоматически подстраивать набор команд меню под конкретного поль­зователя;

• простоту инсталляции и восстановление работоспособ­ности системы. Новая программа инсталляции Windows Installer обеспечивает упрощение процедуры разверты­вания MS Office и осуществление поддержки;

• функция Share Point Team Services встроена в Word, Excel, Power Point, что позволяет работать совместно в еди­ном сетевом пространстве.