из электронной библиотеки / 520820910343900.pdf

увеличить или уменьшить масштаб рисунка в процентном отношении (пропорционально или непропорционально);

точно задать высоту и ширину рисунка.

Первое из этих действий можно произвести как с помощью вкладок окна диалога Формат рисунка, так и с помощью мыши. Точно установить размер рисунка можно только с помощью окна диалога Формат рисунка.

Чтобы изменить размеры рисунка с помощью мыши, необходимо его выделить, установить указатель мыши на один из маркеров так, чтобы он принял форму двусторонней стрелки и нажав клавишу мыши, переместить маркер в новое положение. После достижения рисунком требуемых размеров отпустить кнопку мыши.

Для установки точных размеров рисунка необходимо выделить рисунок и воспользоваться командой Формат –> Рисунок, вкладка Размер.

Если при изменении размеров изображение получается непропорциональным, то для установки этого размера необходимо снять флажок Сохраняя пропорции.

Вставка объектов WordArt

Для создания художественных графических надписей, например заголовков, текстовый процессор Microsoft Word 2000 имеет специальное программное средство WordArt. Доступ к нему осуществляется двумя способами: либо через панель инструментов WordArt (Вид – Панели инструментов – WordArt), либо с помощью кнопки Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование.

Графические объекты, вставленные в текстовый документ средством WordArt, могут распечатываться вместе с документом на выводном печатающем устройстве, могут отображаться в составе электронного документа, распространяемого в формате Microsoft Word, и могут отображаться на Web-страницах.

Чтобы вставить объект WordArt в документ, выполните следующие действия:

1.Создать документ на базе шаблона Обычный.

2.Ввести текст документа.

3.Командой Вид – Панели инструментов – WordArt включить отображение панели инструментов WordArt.

4.Щелкнуть на кнопке Добавить объект WordArt – произойдет запуск Мастера создания объекта WordArt.

5.В окне Коллекция WordArt выбрать желаемый стиль оформления.

6.В диалоговом окне Изменение текста WordArt выбрать желаемый размер, начертание и ввести текст создаваемого заголовка.

7.После щелчка на кнопке ОК произойдет вставка созданного объекта в документ. Дальнейшее управление формой и расположением созданного объекта

осуществляют элементами управления панели инструментов WordArt. Для того, чтобы внести изменения в объект, достаточно дважды щелкнуть по нему мышкой, после чего активизируется панель инструментов WordArt.

Ввод формул

Необходимость в наличии средства для ввода математических выражений в текстовый документ характерна для научно-технической документации. В программе Microsoft Word таким средством является редактор формул Microsoft Equation 3.0. Он позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в текстовый документ. При необходимости вставленный объект можно редактировать непосредственно в поле документа.

Запуск и настройка редактора формул

Для запуска редактора формул служит команда Вставка – Объект. В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать пункт Microsoft Equation 3.0 –

131

откроется панель управления Формула. При этом строка меню текстового процессора замещается строкой меню редактора формул.

Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок. Кнопки нижнего ряда создают своеобразные шаблоны, содержащие поля для ввода символов. Так, например, для ввода обыкновенной дроби следует выбрать соответствующий шаблон, имеющий два поля: числитель и знаменатель. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и с помощью элементов управления верхней строки. Переходы между полями выполняются с помощью клавиш управления курсором.

Ввод и редактирование формул завершается нажатием клавиши ESC или закрытием панели редактора формул. Можно также щелкнуть левой кнопкой мыши гделибо в поле документа вне области ввода формулы. Введенная формула автоматически вставляется в текст в качестве объекта. Далее ее можно переместить в любое иное место документа через буфер обмена. Для редактирования формулы непосредственно в документе достаточно выполнить на ней двойной щелчок. При этом автоматически открывается окно редактора формул.

Особенности редактора формул:

1.Редактор формул Microsoft Equation 3.0 представляет собой отдельный компонент, поэтому при установке текстового процессора требуется специально указать необходимость его подключения.

2.При работе с редактором формул следует стремиться к максимальной полноте вводимых выражений. Так, например, выражение (формула) может содержать компоненты, ввод которых возможен и без использования редактора формул, но для удобства работы и простоты дальнейшего редактирования следует вводить всю формулу целиком в редакторе формул, не используя иные средства.

3.При вводе формул и выражений не рекомендуется использовать символы русского алфавита. В тех случаях, когда они необходимы, например, в качестве описательных индексов переменных, им следует назначать стиль Текст.

4.В редакторе формул не работает клавиша ПРОБЕЛ, поскольку необходимые интервалы между символами создаются автоматически. Однако если необходимость ввода пробелов все-таки возникнет, то их можно вводить с помощью кнопки Пробелы и многоточия панели инструментов Формула. Всего предусмотрено пять разновидностей пробелов различной ширины.

Предварительный просмотр и печать документов

При печати документа MS Word позволяет:

осуществить предварительный просмотр одной или нескольких страниц документа;

напечатать более одной копии документа; напечатать отдельные страницы документа;

напечатать черновую копию без графики (для ускорения печати);

вывести документ в файл, который впоследствии может быть напечатан без MS

Word.

Предварительный просмотр перед печатью

Чтобы вывести документ на экран в режиме предварительного просмотра, необходимо выполнить следующие действия:

1.Открыть документ, который нужно просмотреть.

2.Выполнить команду Файл – Предварительный просмотр или нажать кнопку Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов.

132

3.Просмотреть одновременно несколько страниц документа на экране. Для этого нажать кнопку Несколько страниц на панели инструментов Предварительный просмотр.

4.Чтобы вернуться к просмотру отдельных страниц документа, нажать кнопку

Одна страница.

Находясь в режиме предварительного просмотра, можно осуществить печать документа. Для этого надо нажать кнопку Печать на панели инструментов

Предварительный просмотр.

Для завершения работы в окне предварительного просмотра нажать кнопку

Закрыть.

Печать документа

Для печати текущего документа:

1.Открыть требуемый документ.

2.Выполнить команду Файл – Печать. На экране появится окно диалога Печать.

3.Нажать кнопку ОК.

В этом случае распечатываются все страницы от начала до конца документа в одном экземпляре с параметрами печати, принятыми по умолчанию или установленными в окне диалога Печать для предыдущего сеанса печати. В качестве альтернативного способа печати открытого документа можно нажать кнопку Печать стандартной панели инструментов.

Окно диалога Печать предоставляет пользователю возможность осуществлять различные варианты печати документа:

Печать нескольких копий – в поле Число копий раздела Копии указать требуемое число копий документа.

Печать части документа – печать части документа можно осуществить двумя путями: указать в окне диалога Печать номера отдельных страниц (или диапазон страниц) или выделить требуемые страницы перед открытием окна диалога Печать. Кроме того, может быть напечатана только текущая страница документа.

Печать четных (или нечетных) страниц – для этого в раскрывающемся списке Вывести на печать выбрать Нечетные страницы (Четные страницы).

Тема. Microsoft Excel

Рабочая книга и листы

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Она представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. При запуске Microsoft Excel создается новая рабочая книга.

133

Листы служат для организации и анализа данных. Лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Каждая ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес или ссылку. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца В и строки 5, имеет адрес В5. Эти адреса используются при записи формул или ссылках на ячейки. Наибольший размер листа -- 65536 строк и 256 столбцов.

Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью на соответствующем ярлычке.

Примечание. Если ярлычки листов не отображаются в нижней части экрана, то необходимо выбрать команду Параметры в меню Сервис и на вкладке Вид установить флажок Ярлычки листов.

Работа с листами

Удобнее всего операции с листами выполнять с помощью команд контекстного меню (вызывается щелчком правой кнопки мыши на ярлычке листа).

Вставка листа. Выберите команду Добавить в контекстном меню. Лист будет вставлен слева от текущего листа.

134

Удаление листа. Выделите листы, которые нужно удалить, и выберите команду Удалить в контекстном меню.

Переименование листа. Выберите команду Переименовать в контекстном меню или дважды щелкните на ярлычке нужного листа, а затем введите новое имя поверх старого.

Перемещение и копирование листов. Листы можно перемещать и копировать из одной книги в другую, а также менять их порядок в пределах одной книги. Для этого:

1.Выделите листы, которые необходимо скопировать или переместить.

2.Выберите команду Переместить/скопировать в контекстном меню.

3.Выберите соответствующую книгу в поле Переместить выбранные листы в книгу. Чтобы переместить или скопировать выбранные листы в новую книгу, выберите пункт Новая книга.

4.В поле Перед листом выберите лист, перед которым нужно вставить перемещаемые или копируемые листы.

5.Чтобы только скопировать, а не переместить листы, установите флажок Создавать копию.

Совет. Перемещать выбранные листы в пределах текущей книги можно перетаскивая их с помощью мыши вдоль ряда ярлычков листов. Чтобы копировать листы, нажмите и удерживайте клавишу CTRL, переместите листы в нужное положение, затем отпустите кнопку мыши и только после этого — клавишу CTRL.

Скрытие листа. Чтобы сократить количество листов на экране, а также предотвратить нежелательные изменения, можно их скрыть. Например, можно скрыть листы, содержащие чувствительные к изменениям данные. Скрытые листы остаются открытыми, и другие документы могут использовать данные из них.

Для скрытия листа:

1.Выберите листы, которые нужно скрыть.

2.В меню Формат выберите пункт Лист, а затем команду Скрыть. Для отображения скрытого листа:

1.В меню Формат выберите пункт Лист, а затем команду Показать.

2.Выберите имя скрытого листа, который нужно вывести на экран.

Одновременный просмотр нескольких книг

1.Откройте книги, которые нужно просмотреть.

2.В меню Окно выберите команду Расположить.

3.Выберите требуемый параметр.

Одновременный просмотр различных частей листа

Чтобы одновременно просматривать и прокручивать различные части листа, нужно разделить его по горизонтали и вертикали на отдельные области. Наведите указатель на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки. Когда указатель примет вид двунаправленной

стрелки , перетащите его вниз или влево.

Чтобы восстановить окно, которое было разделено на две области, дважды щелкните на полосе разделения областей или выберите команду Снять закрепление в меню Окно.

Чтобы заголовки строк и столбцов, а также другие данные, оставались видимыми во время прокрутки листа, нужно закрепить верхнюю и левую области. Данные в таких областях не прокручиваются и остаются видимыми при движении в других частях листа.

Закрепление областей:

135

Чтобы закрепить верхнюю горизонтальную область, укажите строку, над которой требуется разбить лист. Чтобы закрепить левую вертикальную область, укажите столбец, слева от которого требуется разбить лист. Чтобы закрепить обе области, укажите ячейку, расположенную слева и выше того места, где требуется разбить лист.

В меню Окно выберите команду Закрепить области.

Чтобы снять закрепление областей, выберите команду Снять закрепление областей в меню Окно.

Ввод данных

Интерпретация данных

Числа. Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стандарты панели управления Windows. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ). Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов.

Текст. В Microsoft Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например:10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Дата и время суток. В Microsoft Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Поэтому их можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их

136

автоматическое распознавание, и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Параметры, установленные в компоненте Язык и стандарты панели управления Windows, определяют формат для текущей даты и времени и символы, использующиеся в качестве разделителей, например двоеточие (:) и точка (.) в стандарте России.

Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел.

Ввод текста и чисел

Для ввода данных:

1.Выберите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2.Наберите данные и нажмите клавишу ENTER или кнопку слева от строки формул. Для отмены ввода данных перед нажатием клавиши ENTER, нажмите клавишу

ESC или кнопку .

Если введенный текст отображается не полностью, то необходимо увеличить ширину столбца или изменить формат ячейки.

Автозаполнение

При вводе текста, если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно. Для подтверждения предлагаемого варианта нажмите клавишу ENTER. Для замены автоматически введенных символов продолжите ввод самостоятельно. Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу

BACKSPACE.

Маркер заполнения – небольшой черный квадрат в правом нижнем углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста. Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными (например, днями недели), нажмите левую кнопку мыши и перемещайте мышь в нужном направлении.

Заполнение рядов чисел, дат и других элементов:

1.Выберите первую ячейку заполняемого диапазона и введите начальное значение. Чтобы задать приращение, отличное от 1, укажите вторую ячейку ряда и введите соответствующее ей значение. Величина приращения будет задана разностью значений, находящихся в этих ячейках.

2.Выделите ячейку или ячейки, содержащие начальные значения.

3.Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Для заполнения в возрастающем порядке перетащите маркер вниз или вправо. Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево.

Изменение содержимого ячейки

Существует два способа изменить содержимое ячейки. При выборе ячейки и вводе нового содержания старая информация заменяется. Это простейший способ исправить число (например, 15 на 17) или короткий текст. Если же незначительной корректировки требуют объемные данные, предпочтительнее отредактировать их в строке формул. В этом случае надо щелкнуть на ячейке и перейти в строку формул или дважды щелкнуть на ячейке и отредактировать данные прямо в ней. При правке используется мышь или

137

клавиатура. Затем следует нажать клавишу ENTER или щелкнуть на кнопке Enter, чтобы закончить ввод данных.

Для удаления содержимого выбранной ячейки надо нажать клавишу DELETE или щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Очистить содержимое. Не следует выбирать пункт Удалить — при этом исчезает не только содержимое, но и сама ячейка.

Выбор формата чисел

Программа Excel представляет числа в разных форматах. Можно отображать числа в денежном или процентном виде, а также облегчать их восприятие, выравнивая дробные части десятичных дробей в столбце. Для форматирования ячеек используется панель Форматирование, диалоговое окно Формат ячеек или контекстное меню. При форматировании меняется представление числа, но не его значение. По умолчанию для чисел используется формат Общий, в котором не отображаются незначащие нули. Программа Excel отобразит число 020,60 как 20,6 (не сохраняя ведущего и завершающего незначащих нулей).

Панель инструментов Форматирование

Для форматирования ячеек с помощью панели Форматирование надо выделить ячейки и щелкнуть на кнопке, соответствующей одному из форматов:

Денежный - отображает символ валюты (доллар, рубль и т. п.), пробел как разделитель между разрядами, десятичную запятую и два десятичных знака: 75,3 представляется как 75,30 р.

Процентный - отображает число в виде процентов: 0,45 как 45%.

Формат с разделителями - как денежный формат, но без символа валюты: 12345,6

как 12 345,60.

Увеличить разрядность – в дробной части десятичного числа отображает на один знак больше.

Уменьшить разрядность - в дробной части десятичного числа отображает на один знак меньше.

Если при уменьшении разрядности отбрасывается ненулевая цифра, число округляется. Например, при отображении числа 9.75 с одним знаком в дробной части, оно будет округлено до 9,8. Если преобразовать это число в целое, будет выдано число 10.

Форматирование влияет только на отображение данных в ячейке, но не на сами данные. Чтобы увидеть содержимое ячейки, щелкните на ней и посмотрите на строку формул. Число, введенное в ячейку, отображается в строке формул так, как оно было введено, независимо от форматирования ячейки.

Программа Excel содержит больше форматов, чем представлено на панели Форматирование. Выделив форматируемые ячейки, надо открыть диалоговое окно форматирования ячеек. Для этого можно дать команду Формат - Ячейки или, щелкнув правой кнопкой мыши, выбрать в контекстном меню пункт Формат ячеек. Диалоговое окно Формат ячеек содержит несколько вкладок: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид и Защита.

Вкладка Число содержит список различных числовых форматов. В списке имеются шесть специальных типов формата.

Общий - формат, заданный по умолчанию.

Числовой - аналогичен формату Общий, дополнительно устанавливает число десятичных знаков, задает разделитель групп разрядов и метод оформления отрицательных чисел.

138

Денежный - число представляется со знаком рубля после последней цифры (со знаком доллара перед первой цифрой). Нулевые значения отображаются

Финансовый - происходит выравнивание денежных величин по разделителю целой и дробной части. Нулевое значение отображается прочерком

Экспоненциальный - числа отображаются в экспоненциальном виде: 1,ОЕ+03. Дополнительный - применяют для оформления чисел, не имеющих мате-

матического значения, таких как почтовый индекс, телефонный номер или номер паспорта. Не следует пытаться складывать или умножать такие числа — это не числа, а только обозначения, так же как, например, фамилия.

Текстовый - преобразует число в текстовое представление, так что оно перестает быть числом и не может быть использовано в вычислениях. Это неплохо, если число и в самом деле лишь набор символов.

Ширина и высота ячеек

Обычно в столбцах отображается чуть более восьми знаков. Если данные в столбце содержат больше или меньше символов, следует отрегулировать ширину столбца. Это можно сделать вручную или использовать команду Автоподбор ширины.

Для регулировки ширины столбца вручную надо подвести указатель мыши к правой границе заголовка столбца. Указатель изменит вид на двунаправленную стрелку. Протянув край заголовка столбца до нужной ширины, можно отпустить кнопку мыши.

Выделив несколько столбцов, можно отрегулировать их ширину одновременно. Перетаскиванием границы заголовка любого выделенного столбца задают одинаковую ширину всех столбцов.

Высоту строки регулируют так же, как ширину столбца. Если переместить указатель мыши на нижний край заголовка строки, указатель изменит вид, после чего можно регулировать высоту.

Выравнивание данных при отображении

По умолчанию в Excel текст выравнивается по левому краю, а числа — по правому. Кнопками панели форматирования изменяют установки, заданные по умолчанию, и выравнивают текст и числа по левому краю, по правому краю или по центру.

В Excel есть тип выравнивания с объединением: Объединить и поместить в центре. Он объединяет выделенные ячейки в одну и выравнивает по ней содержимое левой верхней ячейки диапазона.

Чтобы использовать для заголовка выравнивание с объединением, выделите ячейку, содержащую заголовок, и ячейки той же самой строки для всех столбцов таблицы,

щелкните на кнопке Объединить и поместить в центре.

Некоторые типы выравнивания недоступны с панели Форматирование. Их можно установить на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек, в том числе изменение ориентации текста.

Отступы и выравнивание по горизонтали

В Excel предусмотрено семь типов горизонтального выравнивания.

по значению — (действует по умолчанию) текст выравнивается по левому краю, а числа — по правому.

по левому краю (отступ) — выравнивает содержимое ячейки по левому краю. Устанавливается кнопкой на панели форматирования или в диалоговом окне.

по центру и по правому краю - идентичны соответствующим кнопкам панели форматирования.

139

с заполнением — заполняет ячейку символами содержимого, повторяя их по всей ширине.

по ширине — выравнивает текст внутри ячейки так, чтобы все строки заполняли ячейку по ширине.

по центру выделения — применяется к диапазону ячеек. Содержимое самой левой ячейки выравнивается по всему диапазону.

Выравнивание по вертикали

По умолчанию вертикальное выравнивание происходит по нижнему краю. Выравнивание по центру и по верхнему краю используют для расположения содержимого ближе к верхнему краю или по центру ячейки. Выравнивание по высоте увеличивает межстрочное расстояние до заполнения ячейки.

Выбор ориентации текста

Для изменения ориентации текста по вертикали или горизонтали используются вкладка Выравнивание диалогового окна Формат ячейки. Для поворота текста применяют счетчик, задающий величину поворота в градусах или перетаскивание индикатора — слова «Надпись». Поворот текста позволяет красочно оформить столбцы и названия строк. Вертикально ориентированный текст в объединенных ячейках хорошо смотрится в заголовках строк.

Объединение, автоподбор шрифта, перенос по словам

Вертикальное название может захватывать несколько строк. Для этого надо выделить название и несколько ячеек под ним. В диалоговом окне Формат ячеек следует установить флажок Объединение ячеек. Флажок Автоподбор ширины уменьшает размер шрифта так, чтобы текст помещался в ячейке. Флажок Переносить по словам обеспечивает перенос содержимого в новую строку внутри ячейки, если достигнута ее граница.

Рамки и цвет ячеек

Эффективное использование шрифтов делает электронные таблицы более понятными. Выделение границ и использование цветов представляет информацию на рабочих листах еще удобнее. Граница — линия, окружающая ячейку или диапазон. Цвет заливки подчеркивает фон части рабочего листа. Цвет шрифта влияет на текст. Даже при отсутствии цветного принтера стоит применять цвет на часто используемых рабочих листах. Цвет выделяет рабочий лист среди остальных. Кнопки Границы, Цвет заливки и Цвет шрифта располагаются на панели Форматирования. Они содержат меню, открываемые щелчком на раскрывающей кнопке.

Создание формул

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные и др. Формулы подчиняются определенному синтаксису, в который входит знак равенства (=), вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть: константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена или функции.

140