из электронной библиотеки / 520820910343900.pdf

Для копирования формата необходимо выполнить следующие действия:

1.Выделить символы или фрагмент текста, имеющие формат, который надо скопировать.

2.Нажать кнопку Формат по образцу на стандартной панели инструментов один раз, если копируется формат для одного фрагмента, или дважды, если выбранный формат копируется сразу для нескольких фрагментов. Курсор мыши примет вид кисти.

3.Выделить фрагмент текста, для которого копируется формат. После чего, он примет скопированный формат. Если необходимо скопировать формат в несколько фрагментов, отпустить кнопку мыши, а затем выделить следующий фрагмент. Курсор будет по-прежнему иметь вид кисти до тех пор, пока не нажать клавишу Esc.

Форматирование строк и абзацев

При работе с текстом пользователь неизбежно сталкивается с понятием абзаца. Абзац – это фрагмент текста или графики, ограниченный символом абзаца. Знак абзаца (или маркер абзаца) – непечатаемый символ, который содержит все параметры форматирования соответствующего абзаца. Таким образом, абзац также является объектом форматирования.

При форматировании абзаца оперируют следующими понятиями:

Отступ – устанавливает расстояние текста абзаца (или только первой строки) от поля страницы.

Выравнивание текста – распределение текста на строке.

Междустрочный интервал – позволяет установить расстояние между строками абзаца.

Кроме междустрочного интервала можно установить расстояние перед абзацем и после него.

Границы, заливка и узор – предназначены для создания дизайна абзаца.

Средства форматирования абзаца

При создании нового документа используются установки шаблона Обычный до тех пор, пока не будут заданы новые параметры форматирования.

Абзац можно отформатировать как до ввода текста, так и после того, как текст уже введен. Если форматируется уже введенный текст, то абзацы, подлежащие форматированию, должны быть выделены. При форматировании одного абзаца достаточно перед началом форматирования установить в нем курсор.

MS Word предоставляет в наше распоряжение следующие средства форматирования абзаца:

Команда Формат – Абзац позволяет в одном окне диалога установить сразу все необходимые параметры форматирования абзаца.

Команда Абзац из контекстного меню – дублирует действие команды главного

меню.

Панель инструментов Форматирование – установка каждого параметра осуществляется нажатием соответствующей кнопки. За один раз устанавливается только один параметр формата.

Окно диалога Абзац содержит две вкладки: Отступы и интервалы, Положение на странице.

Устанавливаемые параметры можно визуально оценить в разделе Образец. Иногда при оформлении документа требуется выделить часть его, абзац или

несколько абзацев с помощью отступов. В результате край фрагмента документа окажется сдвинутым относительно поля документа.

121

При установке отступа для абзаца можно задавать как положительные, так и отрицательные отступы.

При использовании окна диалога Абзац используются опции раздела Отступ:

Справа, Слева и Первая строка.

Для установки интервала до и после абзаца надо установить требуемые значения для интервалов в полях Перед и После. Можно ввести требуемые значения в поля или воспользоваться кнопками, расположенными в правой части полей. По умолчанию значения интервалов указываются в пунктах (пт). Нажатие кнопок приводит к изменению значений на 6 пт.

Междустрочный интервал – расстояние между строками текста. В MS Word междустрочный интервал выражен в строках. Обычно устанавливается интервал, равный одной строке. MS Word предоставляет возможность увеличивать интервал на кратное число строк. Кроме того, можно задать минимальное и точные значения. Для этих целей предназначен раскрывающийся список Междустрочный в окне диалога Абзац.

Границы и заливка

Меню Формат также содержит команду Границы и заливка.

Окно диалога Границы и заливка содержит вкладки Граница, Страница, Заливка.

Для создания обрамления фрагмента текста необходимо выполнить следующие действия:

1.Выделить фрагмент текста, который предполагается оформить.

2.На вкладке Границы выбрать из предложенных типов Рамку.

3.Выбрать линию из раскрывающегося списка Тип. В поле Образец для рамки будет использована линия указанного типа.

4.Выбрать цвет рамки (если необходимо). Для этого нажать кнопку в поле Цвет и выбрать из списка приемлемый цвет.

С помощью вкладки Заливка окна диалога Границы и заливка можно получить дополнительные эффекты при оформлении фрагмента документа. Данное средство можно использовать как с предварительным обрамлением, так и без него.

Для установки заливки необходимо выделить абзац, предназначенный для оформления. Выбрать узор заполнения из предложенных в списке. Выбрать цвет заливки. Нажать кнопку раскрытия Цвет фона и выбрать цвет фона. В поле Образец отражаются все этапы подбора рисунка, цветов узора и фона. Установить область применения заливки

спомощью опции Применить к. Нажать ОК.

Списки

Правила оформления различных документов иногда требуют наличия в документах списков. Принято выделять три типа списков:

Маркированные списки (или списки-бюллетени) используются при перечислении или выделении отдельных фрагментов текста. В качестве примера можно использоваться данный фрагмент текста, оформленный с помощью средств маркированного списка.

Нумерованные списки полезны в тех случаях, когда нужно определить порядок изложения.

Многоуровневые (или иерархические) списки, т.е. имеющие несколько уровней. В таких списках допустимы как нумерованные элементы, так и символы маркера.

Для создания маркированного списка необходимо выполнить следующие действия:

1.Выделить несколько абзацев текста, предназначенных для создания списка.

2.Выбрать команду Формат – Список. Откроется окно диалога Список.

122

3.Перейти на вкладку Маркированный (Нумерованный).

4.Выбрать список из представленных образцов. Нажать ОК.

Для продолжения списка необходимо поместить курсор в конце последнего абзаца списка и нажать клавишу Enter.

Для создания списков на панели инструментов Форматирование предназначены две кнопки:

Изменение формата маркированного списка

С помощью окна диалога Список можно изменить следующие параметры маркированного списка:

Символ маркера на любой символ из шрифтов, установленных на компьютере. Величину выступа.

Расстояние между символом маркера и текстом. Выравнивание.

Для этих целей необходимо войти в меню Формат – Список и нажать кнопку

Изменить, после чего откроется окно диалога Изменить маркированный список.

Табуляция

Обычно в начале каждого абзаца устанавливается табуляция, таким образом обозначается «красная строка». Кроме того, можно одновременно использовать сразу несколько установок табуляции. Данным средством иногда пользуются при табулированном представлении текста, не прибегая к помощи таблиц.

При установке табуляции необходимо выбрать тип выравнивания позиции табуляции.

Дополнительно для табуляции можно установить заполнитель. MS Word предлагает на выбор три возможных варианта заполнения: сплошной линией, пунктирной и составленной из точек. Практическим примером использования табуляции с заполнением является оглавление.

Окно диалога Табуляция может быть использовано для установки нескольких символов табуляции различных видов.

Для установки табуляции необходимо выполнить следующие действия:

1.Выделить абзац или фрагмент текста, в котором нужно установить табуляцию, или поместить курсор в текст, откуда должен начаться фрагмент с новой табуляцией.

2.Выбрать команду Формат – Табуляция, появится окно диалога Табуляция.

3.Ввести значение для позиции табуляции в поле Позиция табуляции. Допускается ввод дробных значений.

4.В разделе Выравнивание выбрать требуемую опцию.

5.В разделе Заполнитель, выбрать форму заполнения табуляции.

6.Нажать кнопку Установить.

Для установки следующих позиций табуляций необходимо повторить пп. 3-6. После чего в списке Позиции табуляции будут представлены все установленные позиции табуляции. Нажать ОК.

С помощью горизонтальной линейки можно установить любой из видов табуляции, кроме табуляций с заполнителем и с чертой.

123

Непосредственная установка табуляции осуществляется с помощью кнопки Тип табуляции, расположенной в левом конце горизонтальной линейки. Необходимо нажать несколько раз эту кнопку до тех пор, пока значок типа табуляции на ней не примет требуемый вид:

Для установки табуляции с помощью линейки надо выполнить следующие действия:

1.Выделить абзац или фрагмент текста, для которого нужно установить табуляцию, или поместить курсор в этом фрагменте.

2.Нажимать кнопку Тип табуляции до тех пор, пока на линейке не появится символ требуемого типа.

3.Установить указатель мыши в то место, в котором предполагается установить табуляцию, и нажать кнопку мыши. На линейке появится символ табуляции выбранного типа.

Для того чтобы установить несколько табуляций различных типов, надо выполнить пп. 2-3.

Удалить ненужные табуляции можно в окне диалога Табуляция нажав кнопку Удалить все. Если требуется удалить конкретный табулятор, надо указать его в списке

Позиции табуляции и нажать кнопку Удалить.

Можно удалить лишние табуляторы с помощью горизонтальной линейки. Для этого на горизонтальной линейке надо установить указатель мыши на табуляторе, который необходимо удалить. Нажать кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить маркер табуляции на серое пространство за пределы рабочей области горизонтальной линейки.

Использование стилей для форматирования документа Стиль – это совокупность параметров форматирования, имеющая свое название.

Для того чтобы текст был удобен для чтения, его необходимо отформатировать соответствующим образом: выделить заголовки, оформить подзаголовки в соответствии с их уровнем, выполнить подписи к рисункам и таблицам, выделить новые термины, примечания, установить колонтитулы и т. д. Форматировать каждый из элементов вручную долго и неэффективно. С помощью же стилей можно установить несколько параметров форматирования за один шаг. При этом для каждого из элементов оформления можно установить собственный стиль, который будет иметь уникальное наименование. Достаточно установить требуемые стили, а затем каждый раз просто выбирать из списка необходимый.

Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы.

В MS Word стиль может быть применен как к целому абзацу, так и к нескольким символам.

Оглавление

Оглавление можно создать с помощью встроенных стилей форматирования, предлагаемых Word. Создание оглавления сводится к сбору тех заголовков, которым назначены стили Заголовок 1 – Заголовок 9. Поэтому перед составлением оглавления

124

следует убедиться, что заголовкам разделов, глав и параграфов назначены именно эти стили.

Чтобы создать оглавление необходимо выполнить следующие действия:

1. Установить курсор в пределах текста, в котором нужно создать оглавление.

Выбрать команду Вставка – Оглавление и указатели.

Перейти на вкладку Оглавление.

4.В поле Формат выбрать способ представления оглавления, в поле Уровни – уровень включаемых заголовков, а в поле Заполнитель – символы заполнения между заголовками и номерами страниц.

5.Нажать кнопку ОК.

После нажатия кнопки ОК на экране появится скомпонованное оглавление, которое в дальнейшем можно изменить и отформатировать.

Вставка номеров страниц

Для установки нумерации страниц необходимо выполнить следующие действия:

Выбрать команду Вставка – Номера страниц.

В списке Положение указать место на странице (внизу или вверху страницы), где предполагаете располагать номера страниц.

3.Открыть список Выравнивание и установить способ выравнивания номеров страниц (слева, справа, от центра, внутри или снаружи).

4.Чтобы изменить формат нумерации (1, 2, 3), нажать кнопку Формат и добавить номер главы или выбрать другой формат. Нажать кнопку ОК.

Нумерация страниц не отображается в обычном режиме. Расположение номеров на странице можно увидеть в режиме разметки страницы или предварительного просмотра.

Для того чтобы установить начальный номер страницы, нужно ввести номер страницы в поле Начать с, предварительно установив переключатель в окне диалога

Формат номера страницы.

Для того, чтобы убрать нумерацию страниц, необходимо войти в режим редактирования колонтитулов, т.е. дважды щелкнуть мышью на поле с номером страницы. В этом случае откроется панель инструментов Колонтитулы. После этого убрать в соответствующем поле номер страницы.

Создание колонок

ВMS Word можно создавать различные варианты колонок: одинаковой ширины, разной ширины, одинаковой длины, разной длины, с разделителем, со встроенными рисунками.

Но во всех случаях речь идет о колонках газетного типа, т.е. таких, в которых текст по завершении одной колонки переходит в другую.

Колонки можно создавать с помощью команды Формат – Колонки или кнопки Колонки на стандартной панели инструментов.

Вобычном режиме просмотра колонки не видны, их можно увидеть только в режиме разметки страницы и режиме предварительного просмотра.

Документ может быть разбит на колонки полностью или частично. На странице можно расположить столько колонок, на сколько хватит места.

Работа с колонками осуществляется с помощью окна диалога Колонки, которое открывается с помощью команды Формат –> Колонки. Ниже приведен состав опций этого окна диалога.

Работа с таблицами

В работе с текстовыми редакторами достаточно часто приходится сталкиваться с упорядоченной информацией. Наилучшим способом хранения такой информации в документах являются таблицы. Таблицами можно пользоваться для представления разнообразных списков, перечней, финансовой информации и решения большого числа других задач. Таблицы могут даже содержать иллюстрации для улучшения восприятия информации, содержащейся в таблице.

Создание таблицы различными способами

Для вставки таблицы необходимо выполнить следующие действия:

1.Установить курсор в точку, где должен располагаться левый верхний угол

таблицы.

2.Выбрать команду Таблица – Добавить – Таблица, в результате чего на экране появится окно диалога Вставка таблицы.

3.Указать необходимое количество столбцов и строк.

4.Если необходимо, можно установить точную ширину столбцов.

Применить Автоформат, если в этом есть необходимость.

Для создания таблицы с помощью кнопки Добавить таблицу на панели инструментов стандартная необходимо установить курсор в точку, где будет размещаться таблица. Нажать мышью кнопку Добавить таблицу, в результате чего на экране появится миниатюрное изображение таблицы. Нажав мышью любую из ячеек в изображении таблицы и не отпуская кнопку мыши, необходимо переместить указатель мыши в ячейку, которая будет соответствовать нужному размеру таблицы. Отпустить кнопку мыши. В указанном месте документа появится таблица требуемого размера.

Для создания таблицы с помощью команды Таблица – Нарисовать таблицу необходимо выполнить следующие действия:

126

1.Выбрать команду Таблица – Нарисовать таблицу. На экране появится панель инструментов Таблицы и границы, а указатель примет форму карандаша.

2.Задать внешние границы таблицы. Для этого установить указатель в любой из углов таблицы и нажать кнопку мыши. Не отпуская кнопки, переместить указатель в противоположный угол таблицы, после чего отпустить кнопку мыши.

3.Действуя аналогичным образом, провести линии столбцов и строк.

Если в процессе работы над таблицей понадобится удалить линию (строки или столбца), необходимо выбрать на панели Таблицы и границы инструмент Ластик, установить указатель мыши в начало линии, нажать кнопку мыши и провести до конца линии, после чего отпустить кнопку мыши.

Ввод данных и перемещение по таблице

Ввод данных (текст или числа) в таблицу производится с помощью клавиатуры. Если введено больше символов, чем может поместиться в одной строке, Word автоматически перенесет символы, которые не поместились в текущей строке, на следующую строку в той же ячейке.

Наиболее простой способ перемещения по ячейкам таблицы заключается в использовании мыши. Для того чтобы перейти в требуемую ячейку, достаточно установить на нее указатель мыши и нажать левую кнопку.

Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов

После создания таблицы можно изменить ее структуру, добавляя и удаляя ячейки, строки и столбцы.

Для вставки строк и столбцов необходимо выполнить следующие действия:

1.Выбрать строку (несколько строк) или столбец (несколько столбцов) в зависимости от того, что надо добавить, строки или столбцы.

2.Выбрать команду Таблица – Добавить – Строки выше/Строки ниже или Таблица – Добавить – Столбцы справа/Столбцы слева.

Для удаления строк и столбцов необходимо выполнить следующие действия:

1.Выбрать строку (несколько строк) или столбец (несколько столбцов) в зависимости от того, что надо удалить, строки или столбцы.

2.Выбрать команду Таблица – Удалить – Строки или Таблица – Удалить –

Столбцы.

Не обязательно вставлять или удалять строки или столбцы целиком. В некоторых случаях может потребоваться выполнить операции над конкретными ячейками. В этом случае действия будут аналогичны рассмотренным ранее при вставке и удалении строк и столбцов.

Если требуется очистить ячейки (т.е. удалить их содержимое, не удаляя самих ячеек), необходимо выбрать ячейки, предназначенные для удаления содержимого, и

нажать Del или Backspace.

Объединение ячеек, создание заголовков

Если заголовок размещается непосредственно в таблице, может потребоваться объединить несколько ячеек одной строки в одну ячейку. Аналогичную задачу приходится решать при размещении в таблице достаточно длинного текста, который должен отображаться в одну строку, или графического изображения. Word позволяет объединить несколько расположенных рядом горизонтальных ячеек в одну. При этом содержимое ячеек также объединяется в одну ячейку. Для объединения нескольких

127

расположенных рядом в одной строке ячеек необходимо выделить их и выбрать команду

Таблица – Объединить ячейки.

Если требуется создать заголовок таблицы, необходимо выбрать первую строку и произвольное число следующих строк, которые предполагается использовать в качестве заголовков таблицы. Далее выбрать команду Таблица – Заголовки. Если таблица не поместится на одной странице, MS Word будет автоматически повторять заголовок таблицы на каждой странице.

Использование команды Таблица – Свойства таблицы

Команда Таблица – Свойства таблицы позволяет в пределах одной команды изменить ширину сразу нескольких столбцов, строк, ячеек, а также установить величину каждого из элементов таблицы равной определенному значению. При выборе команды Таблица – Свойства таблицы открывается окно диалога Свойства таблицы, состоящее из четырех вкладок: Таблица, Строка, Столбец, Ячейка. Кроме того, в этом же окне можно установить обрамление и заливку для таблицы, открывая окно диалога Границы и заливка с помощью одноименной кнопки на вкладке Таблица, и осуществить настройку положения таблицы на странице относительно текста.

На вкладке Столбец можно изменить ширину столбцов. На вкладке Строка можно изменить высоту строк. Кроме того, на вкладке Ячейка можно установить интервал между ячейками.

Использование средства Автоформат

Средство Автоформат позволяет значительно сократить время, требуемое для придания таблице профессионального вида, за счет использования предопределенных стилей оформления таблицы. С их помощью можно быстро установить обрамление и заливку ячеек, параметры шрифта и цветовое оформление, а также автоматическое изменение размеров ячеек в соответствии с их содержимым. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1.Установить курсор в пределах таблицы.

2.Выбрать команду Таблица - Автоформат.

3.Из списка предопределенных форматов выбрать необходимый формат. Внешний вид выбранного формата отображается в разделе Образец.

4.Если необходимо изменить только один или несколько элементов оформления, сохранив при этом часть элементов оформления существующего формата, нужно снять соответствующие флажки в разделе Использовать (Границы, Шрифт, Автоподбор, Заливку, Цвет). При этом в разделе Образец будут отображаться изменения, вносимые в формат таблицы.

5.Для того чтобы применить автоформат только к части таблицы, указать в разделе Изменить оформление ту часть таблицы, формат которой предполагается изменить (Строк заголовка, Первого столбца, Последней строки, Последнего столбца). Нажать ОК.

Преобразование таблицы в текст

MS Word позволяет преобразовать содержимое таблицы в абзацы обычного текста, разделенные запятыми, знаками табуляции, маркерами абзацев или другими символамиразделителями. Для этого необходимо выделить строки, которые предполагается преобразовать в текст, или всю таблицу. Выбрать команду Таблица – Преобразовать в текст. На экране появится окно диалога Преобразовать в текст.

Выбор разделителей текста не ограничивается предопределенными символами, можно по своему усмотрению установить любой одиночный символ.

128

Шаблоны

Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т. д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любой документ просто, если имеется шаблон этой формы.

Понятие шаблона является одним из фундаментальных понятий MS Word. Итак, шаблон – это совокупность параметров документа, предназначенных для многократного использования.

Шаблоны и документы

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Шаблон Обычный является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, можно в дальнейшем сделать его шаблоном. Если созданный шаблон используется для какого-то определенного типа документов, то такой шаблон называется специальным.

Приступая к работе с шаблонами необходимо ознакомиться со всеми встроенными в MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов найдется сходный с требуемым документом, то внеся в него некоторые изменения и дополнения, можно получить новый шаблон.

Создание и редактирование графических изображений

В составных документах Word часто используется различного вида графика: клипы – рисунки из коллекции, созданной производителями программного

обеспечения; графические объекты, хранящиеся в файлах и созданные специализированными

средствами машинной графики; графические объекты, созданные при помощи панели инструментов Рисование,

которая появляется на экране после нажатия кнопки Рисование на панели Стандартная.

Вставка графических клипов

Доступ к коллекции клипов Microsoft осуществляется приложением Microsoft Clipart (Clip Gallery), входящим в состав Microsoft Office 2000 и поддерживающим не только рисунки, но и звуки, и видео. Microsoft Clipart предназначен не только для предварительного просмотра клипов и их вставки в документ, но и для управления ими: расширения галереи клипов, создания подборок клипов по темам и т.п.

Вход в Microsoft Clipart осуществляется командами Вставка – Рисунок – Картинки. Для вставки графического клипа нужно выбрать из коллекции требуемую картинку и нажать кнопку Вставить.

Импорт графических объектов из файлов

Для вставки графического файла используется команда Вставка – Рисунок – Из файла. В диалоговом окне Добавить файл выбирается формат (тип) графического файла, папка, имя файла.

Редактирование рисунков осуществляется после его выделения командой Правка

– Изменить рисунок либо двойным щелчком левой кнопкой мыши на рисунке.

129

Открывается окно Рисунок, которое содержит инструменты графического редактирования.

Рисунки векторного типа допускают поэлементное редактирование, для этого выделяются определенные элементы рисунка нажатием левой кнопки мыши и выполняется их графическая настройка (цвет, линия, размер, местоположение). Возможно добавление новых графических элементов, сдвиг всего рисунка за первоначально заданный контур, изменение размеров контура.

Создание графических объектов при помощи панели инструментов Рисование

Графические объекты в Word можно создавать и редактировать, используя инструменты панели Рисование. В результате будет создано векторное изображение, состоящее из элементарных графических фигур: квадратов, прямоугольников, многоугольников, линий, окружностей, эллипсов и пр.

При установке указателя мыши на инструмент панели Рисование выводится название кнопки-инструмента рисования.

Кнопки геометрических фигур: линия, квадрат или прямоугольник, круг или эллипс, криволинейная замкнутая плоская фигура, рамки текста (надпись), набор автофигур обеспечивают построение основы геометрического рисунка.

Кнопки цветового оформления и стиля линии обеспечивают форматирование элементов рисунка.

Кнопки тени и объема дают возможность придать объекту тень и объем, а также изменить их настройки.

Рисованный объект имеет многослойную структуру, отдельные элементы рисунка могут располагаться определенным образом относительно других объектов. Управляет этим режимом кнопка Действия, которая вызывает меню с командами для работы с графическими объектами:

Группировать (Перегруппировать) – для группировки всех выделенных графических объектов в один объект. Эти команды следует вводить после того, как будет выделена группа объектов с помощью кнопки со стрелкой Выбор объектов;

Разгруппировать - разгруппировка выделенного графического объекта на составляющие;

Порядок – размещение графического объекта относительно текста (перед текстом, за текстом) или взаимное расположение графических объектов (на переднем плане, на заднем плане, разместить вперед, переместить назад);

Сетка – настройка шага смещения графического объекта по горизонтали и вертикали, которое может быть свободным или дискретным по узлам сетки;

Сдвиг – сдвиг рисунка вверх, вниз, влево, вправо; Выровнять – координация выделенных объектов относительно друг друга или

печатной страницы; Повернуть/отразить – изменение ориентации графического объекта: поворот,

вращение, зеркальное отображение; Изменить автофигуру – замена другим видом автофигуры.

Операции редактирования рисунков (копирование, перемещение, удаление и т.п.) могут выполняться как над одним, так и над группой рисованных объектов.

Изменение размеров рисунков

После вставки рисунка в документ можно изменить его масштаб (увеличить или уменьшить размеры), вписать рисунок в строго заданные размеры, а также подрезать края рисунка. Для изменения размеров рисунка можно воспользоваться одним из следующих способов:

130