из электронной библиотеки / 93525013187900.pdf

расположенных рядом в одной строке ячеек необходимо выделить их и выбрать команду

Таблица – Объединить ячейки.

Если требуется создать заголовок таблицы, необходимо выбрать первую строку и произвольное число следующих строк, которые предполагается использовать в качестве заголовков таблицы. Далее выбрать команду Таблица – Заголовки. Если таблица не поместится на одной странице, MS Word будет автоматически повторять заголовок таблицы на каждой странице.

Использование команды Таблица – Свойства таблицы

Команда Таблица – Свойства таблицы позволяет в пределах одной команды изменить ширину сразу нескольких столбцов, строк, ячеек, а также установить величину каждого из элементов таблицы равной определенному значению. При выборе команды Таблица – Свойства таблицы открывается окно диалога Свойства таблицы, состоящее из четырех вкладок: Таблица, Строка, Столбец, Ячейка. Кроме того, в этом же окне можно установить обрамление и заливку для таблицы, открывая окно диалога Границы и заливка с помощью одноименной кнопки на вкладке Таблица, и осуществить настройку положения таблицы на странице относительно текста.

На вкладке Столбец можно изменить ширину столбцов. На вкладке Строка можно изменить высоту строк. Кроме того, на вкладке Ячейка можно установить интервал между ячейками.

Использование средства Автоформат

Средство Автоформат позволяет значительно сократить время, требуемое для придания таблице профессионального вида, за счет использования предопределенных стилей оформления таблицы. С их помощью можно быстро установить обрамление и заливку ячеек, параметры шрифта и цветовое оформление, а также автоматическое изменение размеров ячеек в соответствии с их содержимым. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1.Установить курсор в пределах таблицы.

2.Выбрать команду Таблица - Автоформат.

3.Из списка предопределенных форматов выбрать необходимый формат. Внешний вид выбранного формата отображается в разделе Образец.

4.Если необходимо изменить только один или несколько элементов оформления, сохранив при этом часть элементов оформления существующего формата, нужно снять соответствующие флажки в разделе Использовать (Границы, Шрифт, Автоподбор, Заливку, Цвет). При этом в разделе Образец будут отображаться изменения, вносимые в формат таблицы.

5.Для того чтобы применить автоформат только к части таблицы, указать в разделе Изменить оформление ту часть таблицы, формат которой предполагается изменить (Строк заголовка, Первого столбца, Последней строки, Последнего столбца). Нажать ОК.

Преобразование таблицы в текст

MS Word позволяет преобразовать содержимое таблицы в абзацы обычного текста, разделенные запятыми, знаками табуляции, маркерами абзацев или другими символамиразделителями. Для этого необходимо выделить строки, которые предполагается преобразовать в текст, или всю таблицу. Выбрать команду Таблица – Преобразовать в текст. На экране появится окно диалога Преобразовать в текст.

Выбор разделителей текста не ограничивается предопределенными символами, можно по своему усмотрению установить любой одиночный символ.

131

Шаблоны

Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т. д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любой документ просто, если имеется шаблон этой формы.

Понятие шаблона является одним из фундаментальных понятий MS Word. Итак, шаблон – это совокупность параметров документа, предназначенных для многократного использования.

Шаблоны и документы

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Шаблон Обычный является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, можно в дальнейшем сделать его шаблоном. Если созданный шаблон используется для какого-то определенного типа документов, то такой шаблон называется специальным.

Приступая к работе с шаблонами необходимо ознакомиться со всеми встроенными в MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов найдется сходный с требуемым документом, то внеся в него некоторые изменения и дополнения, можно получить новый шаблон.

Создание и редактирование графических изображений

В составных документах Word часто используется различного вида графика: клипы – рисунки из коллекции, созданной производителями программного

обеспечения; графические объекты, хранящиеся в файлах и созданные специализированными

средствами машинной графики; графические объекты, созданные при помощи панели инструментов Рисование,

которая появляется на экране после нажатия кнопки Рисование на панели Стандартная.

Вставка графических клипов

Доступ к коллекции клипов Microsoft осуществляется приложением Microsoft Clipart (Clip Gallery), входящим в состав Microsoft Office 2000 и поддерживающим не только рисунки, но и звуки, и видео. Microsoft Clipart предназначен не только для предварительного просмотра клипов и их вставки в документ, но и для управления ими: расширения галереи клипов, создания подборок клипов по темам и т.п.

Вход в Microsoft Clipart осуществляется командами Вставка – Рисунок – Картинки. Для вставки графического клипа нужно выбрать из коллекции требуемую картинку и нажать кнопку Вставить.

Импорт графических объектов из файлов

Для вставки графического файла используется команда Вставка – Рисунок – Из файла. В диалоговом окне Добавить файл выбирается формат (тип) графического файла, папка, имя файла.

Редактирование рисунков осуществляется после его выделения командой Правка

– Изменить рисунок либо двойным щелчком левой кнопкой мыши на рисунке.

132

Открывается окно Рисунок, которое содержит инструменты графического редактирования.

Рисунки векторного типа допускают поэлементное редактирование, для этого выделяются определенные элементы рисунка нажатием левой кнопки мыши и выполняется их графическая настройка (цвет, линия, размер, местоположение). Возможно добавление новых графических элементов, сдвиг всего рисунка за первоначально заданный контур, изменение размеров контура.

Создание графических объектов при помощи панели инструментов Рисование

Графические объекты в Word можно создавать и редактировать, используя инструменты панели Рисование. В результате будет создано векторное изображение, состоящее из элементарных графических фигур: квадратов, прямоугольников, многоугольников, линий, окружностей, эллипсов и пр.

При установке указателя мыши на инструмент панели Рисование выводится название кнопки-инструмента рисования.

Кнопки геометрических фигур: линия, квадрат или прямоугольник, круг или эллипс, криволинейная замкнутая плоская фигура, рамки текста (надпись), набор автофигур обеспечивают построение основы геометрического рисунка.

Кнопки цветового оформления и стиля линии обеспечивают форматирование элементов рисунка.

Кнопки тени и объема дают возможность придать объекту тень и объем, а также изменить их настройки.

Рисованный объект имеет многослойную структуру, отдельные элементы рисунка могут располагаться определенным образом относительно других объектов. Управляет этим режимом кнопка Действия, которая вызывает меню с командами для работы с графическими объектами:

Группировать (Перегруппировать) – для группировки всех выделенных графических объектов в один объект. Эти команды следует вводить после того, как будет выделена группа объектов с помощью кнопки со стрелкой Выбор объектов;

Разгруппировать - разгруппировка выделенного графического объекта на составляющие;

Порядок – размещение графического объекта относительно текста (перед текстом, за текстом) или взаимное расположение графических объектов (на переднем плане, на заднем плане, разместить вперед, переместить назад);

Сетка – настройка шага смещения графического объекта по горизонтали и вертикали, которое может быть свободным или дискретным по узлам сетки;

Сдвиг – сдвиг рисунка вверх, вниз, влево, вправо; Выровнять – координация выделенных объектов относительно друг друга или

печатной страницы; Повернуть/отразить – изменение ориентации графического объекта: поворот,

вращение, зеркальное отображение; Изменить автофигуру – замена другим видом автофигуры.

Операции редактирования рисунков (копирование, перемещение, удаление и т.п.) могут выполняться как над одним, так и над группой рисованных объектов.

Изменение размеров рисунков

После вставки рисунка в документ можно изменить его масштаб (увеличить или уменьшить размеры), вписать рисунок в строго заданные размеры, а также подрезать края рисунка. Для изменения размеров рисунка можно воспользоваться одним из следующих способов:

133

увеличить или уменьшить масштаб рисунка в процентном отношении (пропорционально или непропорционально);

точно задать высоту и ширину рисунка.

Первое из этих действий можно произвести как с помощью вкладок окна диалога Формат рисунка, так и с помощью мыши. Точно установить размер рисунка можно только с помощью окна диалога Формат рисунка.

Чтобы изменить размеры рисунка с помощью мыши, необходимо его выделить, установить указатель мыши на один из маркеров так, чтобы он принял форму двусторонней стрелки и нажав клавишу мыши, переместить маркер в новое положение. После достижения рисунком требуемых размеров отпустить кнопку мыши.

Для установки точных размеров рисунка необходимо выделить рисунок и воспользоваться командой Формат –> Рисунок, вкладка Размер.

Если при изменении размеров изображение получается непропорциональным, то для установки этого размера необходимо снять флажок Сохраняя пропорции.

Вставка объектов WordArt

Для создания художественных графических надписей, например заголовков, текстовый процессор Microsoft Word 2000 имеет специальное программное средство WordArt. Доступ к нему осуществляется двумя способами: либо через панель инструментов WordArt (Вид – Панели инструментов – WordArt), либо с помощью кнопки Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование.

Графические объекты, вставленные в текстовый документ средством WordArt, могут распечатываться вместе с документом на выводном печатающем устройстве, могут отображаться в составе электронного документа, распространяемого в формате Microsoft Word, и могут отображаться на Web-страницах.

Чтобы вставить объект WordArt в документ, выполните следующие действия:

1.Создать документ на базе шаблона Обычный.

2.Ввести текст документа.

3.Командой Вид – Панели инструментов – WordArt включить отображение панели инструментов WordArt.

4.Щелкнуть на кнопке Добавить объект WordArt – произойдет запуск Мастера создания объекта WordArt.

5.В окне Коллекция WordArt выбрать желаемый стиль оформления.

6.В диалоговом окне Изменение текста WordArt выбрать желаемый размер, начертание и ввести текст создаваемого заголовка.

7.После щелчка на кнопке ОК произойдет вставка созданного объекта в документ. Дальнейшее управление формой и расположением созданного объекта

осуществляют элементами управления панели инструментов WordArt. Для того, чтобы внести изменения в объект, достаточно дважды щелкнуть по нему мышкой, после чего активизируется панель инструментов WordArt.

Ввод формул

Необходимость в наличии средства для ввода математических выражений в текстовый документ характерна для научно-технической документации. В программе Microsoft Word таким средством является редактор формул Microsoft Equation 3.0. Он позволяет создавать формульные объекты и вставлять их в текстовый документ. При необходимости вставленный объект можно редактировать непосредственно в поле документа.

Запуск и настройка редактора формул

Для запуска редактора формул служит команда Вставка – Объект. В открывшемся диалоговом окне Вставка объекта следует выбрать пункт Microsoft Equation 3.0 –

134

откроется панель управления Формула. При этом строка меню текстового процессора замещается строкой меню редактора формул.

Панель инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок. Кнопки нижнего ряда создают своеобразные шаблоны, содержащие поля для ввода символов. Так, например, для ввода обыкновенной дроби следует выбрать соответствующий шаблон, имеющий два поля: числитель и знаменатель. Заполнение этих полей может производиться как с клавиатуры, так и с помощью элементов управления верхней строки. Переходы между полями выполняются с помощью клавиш управления курсором.

Ввод и редактирование формул завершается нажатием клавиши ESC или закрытием панели редактора формул. Можно также щелкнуть левой кнопкой мыши гделибо в поле документа вне области ввода формулы. Введенная формула автоматически вставляется в текст в качестве объекта. Далее ее можно переместить в любое иное место документа через буфер обмена. Для редактирования формулы непосредственно в документе достаточно выполнить на ней двойной щелчок. При этом автоматически открывается окно редактора формул.

Особенности редактора формул:

1.Редактор формул Microsoft Equation 3.0 представляет собой отдельный компонент, поэтому при установке текстового процессора требуется специально указать необходимость его подключения.

2.При работе с редактором формул следует стремиться к максимальной полноте вводимых выражений. Так, например, выражение (формула) может содержать компоненты, ввод которых возможен и без использования редактора формул, но для удобства работы и простоты дальнейшего редактирования следует вводить всю формулу целиком в редакторе формул, не используя иные средства.

3.При вводе формул и выражений не рекомендуется использовать символы русского алфавита. В тех случаях, когда они необходимы, например, в качестве описательных индексов переменных, им следует назначать стиль Текст.

4.В редакторе формул не работает клавиша ПРОБЕЛ, поскольку необходимые интервалы между символами создаются автоматически. Однако если необходимость ввода пробелов все-таки возникнет, то их можно вводить с помощью кнопки Пробелы и многоточия панели инструментов Формула. Всего предусмотрено пять разновидностей пробелов различной ширины.

Предварительный просмотр и печать документов

При печати документа MS Word позволяет:

осуществить предварительный просмотр одной или нескольких страниц документа;

напечатать более одной копии документа; напечатать отдельные страницы документа;

напечатать черновую копию без графики (для ускорения печати);

вывести документ в файл, который впоследствии может быть напечатан без MS

Word.

Предварительный просмотр перед печатью

Чтобы вывести документ на экран в режиме предварительного просмотра, необходимо выполнить следующие действия:

1.Открыть документ, который нужно просмотреть.

2.Выполнить команду Файл – Предварительный просмотр или нажать кнопку Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов.

135

3.Просмотреть одновременно несколько страниц документа на экране. Для этого нажать кнопку Несколько страниц на панели инструментов Предварительный просмотр.

4.Чтобы вернуться к просмотру отдельных страниц документа, нажать кнопку

Одна страница.

Находясь в режиме предварительного просмотра, можно осуществить печать документа. Для этого надо нажать кнопку Печать на панели инструментов

Предварительный просмотр.

Для завершения работы в окне предварительного просмотра нажать кнопку

Закрыть.

Печать документа

Для печати текущего документа:

1.Открыть требуемый документ.

2.Выполнить команду Файл – Печать. На экране появится окно диалога Печать.

3.Нажать кнопку ОК.

В этом случае распечатываются все страницы от начала до конца документа в одном экземпляре с параметрами печати, принятыми по умолчанию или установленными в окне диалога Печать для предыдущего сеанса печати. В качестве альтернативного способа печати открытого документа можно нажать кнопку Печать стандартной панели инструментов.

Окно диалога Печать предоставляет пользователю возможность осуществлять различные варианты печати документа:

Печать нескольких копий – в поле Число копий раздела Копии указать требуемое число копий документа.

Печать части документа – печать части документа можно осуществить двумя путями: указать в окне диалога Печать номера отдельных страниц (или диапазон страниц) или выделить требуемые страницы перед открытием окна диалога Печать. Кроме того, может быть напечатана только текущая страница документа.

Печать четных (или нечетных) страниц – для этого в раскрывающемся списке Вывести на печать выбрать Нечетные страницы (Четные страницы).

Тема. Microsoft Excel

Рабочая книга и листы

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. Она представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. При запуске Microsoft Excel создается новая рабочая книга.

136

Листы служат для организации и анализа данных. Лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Каждая ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес или ссылку. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца В и строки 5, имеет адрес В5. Эти адреса используются при записи формул или ссылках на ячейки. Наибольший размер листа -- 65536 строк и 256 столбцов.

Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью на соответствующем ярлычке.

Примечание. Если ярлычки листов не отображаются в нижней части экрана, то необходимо выбрать команду Параметры в меню Сервис и на вкладке Вид установить флажок Ярлычки листов.

Работа с листами

Удобнее всего операции с листами выполнять с помощью команд контекстного меню (вызывается щелчком правой кнопки мыши на ярлычке листа).

Вставка листа. Выберите команду Добавить в контекстном меню. Лист будет вставлен слева от текущего листа.

137

Удаление листа. Выделите листы, которые нужно удалить, и выберите команду Удалить в контекстном меню.

Переименование листа. Выберите команду Переименовать в контекстном меню или дважды щелкните на ярлычке нужного листа, а затем введите новое имя поверх старого.

Перемещение и копирование листов. Листы можно перемещать и копировать из одной книги в другую, а также менять их порядок в пределах одной книги. Для этого:

1.Выделите листы, которые необходимо скопировать или переместить.

2.Выберите команду Переместить/скопировать в контекстном меню.

3.Выберите соответствующую книгу в поле Переместить выбранные листы в книгу. Чтобы переместить или скопировать выбранные листы в новую книгу, выберите пункт Новая книга.

4.В поле Перед листом выберите лист, перед которым нужно вставить перемещаемые или копируемые листы.

5.Чтобы только скопировать, а не переместить листы, установите флажок Создавать копию.

Совет. Перемещать выбранные листы в пределах текущей книги можно перетаскивая их с помощью мыши вдоль ряда ярлычков листов. Чтобы копировать листы, нажмите и удерживайте клавишу CTRL, переместите листы в нужное положение, затем отпустите кнопку мыши и только после этого — клавишу CTRL.

Скрытие листа. Чтобы сократить количество листов на экране, а также предотвратить нежелательные изменения, можно их скрыть. Например, можно скрыть листы, содержащие чувствительные к изменениям данные. Скрытые листы остаются открытыми, и другие документы могут использовать данные из них.

Для скрытия листа:

1.Выберите листы, которые нужно скрыть.

2.В меню Формат выберите пункт Лист, а затем команду Скрыть. Для отображения скрытого листа:

1.В меню Формат выберите пункт Лист, а затем команду Показать.

2.Выберите имя скрытого листа, который нужно вывести на экран.

Одновременный просмотр нескольких книг

1.Откройте книги, которые нужно просмотреть.

2.В меню Окно выберите команду Расположить.

3.Выберите требуемый параметр.

Одновременный просмотр различных частей листа

Чтобы одновременно просматривать и прокручивать различные части листа, нужно разделить его по горизонтали и вертикали на отдельные области. Наведите указатель на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки. Когда указатель примет вид двунаправленной

стрелки , перетащите его вниз или влево.

Чтобы восстановить окно, которое было разделено на две области, дважды щелкните на полосе разделения областей или выберите команду Снять закрепление в меню Окно.

Чтобы заголовки строк и столбцов, а также другие данные, оставались видимыми во время прокрутки листа, нужно закрепить верхнюю и левую области. Данные в таких областях не прокручиваются и остаются видимыми при движении в других частях листа.

Закрепление областей:

138

Чтобы закрепить верхнюю горизонтальную область, укажите строку, над которой требуется разбить лист. Чтобы закрепить левую вертикальную область, укажите столбец, слева от которого требуется разбить лист. Чтобы закрепить обе области, укажите ячейку, расположенную слева и выше того места, где требуется разбить лист.

В меню Окно выберите команду Закрепить области.

Чтобы снять закрепление областей, выберите команду Снять закрепление областей в меню Окно.

Ввод данных

Интерпретация данных

Числа. Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стандарты панели управления Windows. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ). Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов.

Текст. В Microsoft Excel текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например:10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.

Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Дата и время суток. В Microsoft Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Поэтому их можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их

139

автоматическое распознавание, и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.

Параметры, установленные в компоненте Язык и стандарты панели управления Windows, определяют формат для текущей даты и времени и символы, использующиеся в качестве разделителей, например двоеточие (:) и точка (.) в стандарте России.

Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел.

Ввод текста и чисел

Для ввода данных:

1.Выберите ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2.Наберите данные и нажмите клавишу ENTER или кнопку слева от строки формул. Для отмены ввода данных перед нажатием клавиши ENTER, нажмите клавишу

ESC или кнопку .

Если введенный текст отображается не полностью, то необходимо увеличить ширину столбца или изменить формат ячейки.

Автозаполнение

При вводе текста, если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами, ранее введенной в этом столбце, то недостающая часть набора будет произведена автоматически. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно. Для подтверждения предлагаемого варианта нажмите клавишу ENTER. Для замены автоматически введенных символов продолжите ввод самостоятельно. Для удаления автоматически введенных символов нажмите клавишу

BACKSPACE.

Маркер заполнения – небольшой черный квадрат в правом нижнем углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста. Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными (например, днями недели), нажмите левую кнопку мыши и перемещайте мышь в нужном направлении.

Заполнение рядов чисел, дат и других элементов:

1.Выберите первую ячейку заполняемого диапазона и введите начальное значение. Чтобы задать приращение, отличное от 1, укажите вторую ячейку ряда и введите соответствующее ей значение. Величина приращения будет задана разностью значений, находящихся в этих ячейках.

2.Выделите ячейку или ячейки, содержащие начальные значения.

3.Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Для заполнения в возрастающем порядке перетащите маркер вниз или вправо. Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево.

Изменение содержимого ячейки

Существует два способа изменить содержимое ячейки. При выборе ячейки и вводе нового содержания старая информация заменяется. Это простейший способ исправить число (например, 15 на 17) или короткий текст. Если же незначительной корректировки требуют объемные данные, предпочтительнее отредактировать их в строке формул. В этом случае надо щелкнуть на ячейке и перейти в строку формул или дважды щелкнуть на ячейке и отредактировать данные прямо в ней. При правке используется мышь или

140