Имдж менеджера. Методические указания для студентов 5 курса - Барт Т.В
..pdf51
Деловое письмо — это единственный, официальный документ, на котором не ставится его название. Не допускается произвольно сокращать наименование организаций, хотя официальное сокращение не только разрешается, но и необходимо, например, как реквизит делового письма. Дата письма (его подписания), проставляемая в левом верхнем углу, является поисковым признаком и употребляется при ссылке на письмо.
Ссылка на письмо, на которое дается ответ, включает в себя его индекс и дату и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит бывает только на бланке для писем.
Формализованность языка делового письма помогает и его автору или исполнителю, сокращая время и усилия на составление документа. Можно сказать, что язык официальной переписки — это набор форм, в которые каждый раз закладывается новое содержание.
В зависимости от назначения выделяют несколько видов деловых писем, каждый из которых имеет свои особенности и должен отвечать предъявляемому к нему требованиям.
Письма-просьбы по форме напоминают заявление. В таких письмах, поскольку они связаны с заинтересованностью авторов письма в исполнении просьбы, требуется особая деловая вежливость и деликатность.
Сопроводительные письма необходимы тогда, когда содержат какие-то дополнительные разъяснения к прилагаемым к ним документам.
Для подтверждения полученных документов и материалов, а иногда и телефонного разговора иногда пишутся письма-подтверждения. Деловая вежливость требует отправлять письмо-подтверждение своевременно, не дожидаясь письма-напоминания.
Письмо-напоминание — следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Подготовка такого письма требует особой деликатности, чтобы не вызвать у адресата негативной реакции. Получение письманапоминания должно расцениваться адресатом как признак неуважения им делового партнера. Когда такое письмо поступает из вышестоящей организации, подразумевается, что подчиненные халатно относятся к своим обязанностям, либо руководство не уверено в четком исполнении этими подчиненными данных обязанностей.
Вписьме-извещении —- что-либо сообщается или утверждается. Обычно оно является ответом на запрос. Одна из распространенных разновидностей такого письма - письма информационного характера. При небольшой значимости излагаемых в них фактов они могут быть подписаны референтом или секретарем. Нередко информационные письма рассылаются с целью рекламы деятельности фирм и организаций и выпускаемой ими продукции.
Впрактике делового общения широко распространены циркулярные письма, назначение которых — доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Эти письма носят чисто информационный характер, касающийся хозяйственных вопросов фирмы.
52
В гарантийных письмах подтверждаются определенные обещания или условия деятельности. Как правило, гарантироваться может оплата труда за выполненную работу, сроки ее выполнения, работа по специальности, жилплощадь, качество выполнения работ. Эти гарантии могут быть отражены в отдельном письме или в качестве его составной части. Гарантийные письма производят хорошее впечатление, если они написаны вежливым, доброжелательным тоном, выражающим расположение адресату.
Немало места в деловой переписке занимают письма-запросы и ответы на них. Письма-запросы пишутся, если невозможно лично или по телефону решить какой-либо вопрос. Они состоят, как правило, из двух частей. В первой части излагается суть вопроса, во второй формулируется собственно запрос, на который ожидается ответ. Деловой этикет требует безусловного ответа на запросы и в возможно минимальный срок.
Важнейшим требованием делового этикета является необходимость держать свое слово, строго придерживаться взятых на себя обязательств.
Основная литература.
1. Герд Полли. Обуздай свой телефон! Пер. с англ. – М.: Амалия, 1996.
2.Герд Полли. Продай себя. Пер. с англ. – М.: Амалия, 1996.
3.Беклешов Д. В. Манеры и поведение делового человека. – Новый Уренгой: 1- я часть типография Воениздата, 1993.
4.Борундуков А.Ф. Дипломатический протокол и дипломатический этикет в России.
53
5.Вольф И. Современный этикет. Пер. с нем. – М.: Кристина и К, 1996.
6.Джей Энтони Эффективная презентация. Пер. с англ. - М.: Амалтея, 1996.
7.Кузин Ф.А. Имидж бизнесмена. – М.: Ось – 89,1996.
8.Опалев А.В. Умение обращаться с людьми. – М.: Культура и спорт, ЮНИТИ,
1996.
9.Пиз А. Язык телодвижений: как читать мысли других людей по их жестам. –
10.
11.
12.
Н. Новгород: Издательство «Ай-Кью», 1992.
Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта. – Мн.: Амалтея, 1996. Шепель В.М. Имиджелогия : Секреты личного обаяния. – М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1996.
Энциклопедия офиса – М.: Бином, 1995.
Дополнительная литература
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Венедиктова В.И. О деловой этике и этикете. – М.: Институт новой экономики, 1994.
Деловой протокол и этикет – М.: Информационный центр «Корица», 1991. Джен Ягер. Деловой этикет: как выжить и преуспеть в мире бизнеса. Пер. с анг. – М.: Джон Уайли энд Санз, 1994.
Зенович М. Этика предпринимательства. «Торгово-промышленные ведомости», 1992. № 1,2,3,6.
Карнеги Д. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей. – М.: Прогресс, 1990.
Мартин Дэвид. Манипулирование встречами: Как достичь, чего Вы хотите, когда Вы этого хотите. Пер. с англ. – М.: Наука, 1996.
Пост Э. Этикет. Пер. с англ. – М.: Наука, 1996. Семелкова З.С. Азбука общения. – Самара, 1994.
Учебное издание
ИМИДЖ МЕНЕДЖЕРА
54
Методические указания для студентов 5 курса специальности “Менеджмент”
Составитель Барт Татьяна Вячеславовна Корректор Ю.М. Кретова
Подписано в печать 00.00.01 Формат 60+/16. Бумага писчая. Печать трафарентная. Усл.п.л. 0,00 Учеб-изд.л.0,-- Тираж 50экз.
Ульяновский государственный технический университет.432027.Ульяновский, Сев. Венец,32.