Имдж менеджера. Методические указания для студентов 5 курса - Барт Т.В

31

Обязательно должно быть предусмотрено естественное боковое освещение (СНиП 11А.8-72). При слишком ярком дневном свете следует применять жалюзи. Рутинный умственный труд допускает шумовые нагрузки не более 40 дБ (шёпот с расстояния 1,5 см составляет 10 дБ, тихий разговор – 40 дБ, громкая речь – 70 дБ, крик – 80 дБ). Поэтому дверная обивка, двойные двери и оконные рамы, звукоизоляционные перегородки, ковёр на полу – не излишества, а необходимость.

Благоприятные климатические условия на рабочих местах руководителей может обеспечить применение вентиляционных установок, «лучистого отопления», системы кондиционирования воздуха.

Уровень организации рабочего места руководителя зависит от его роли в системе управления предприятием и основных функций, выполняемых им. Под рабочее место руководителя отводят, как правило, отдельное помещение площадью 20 – 50 м2. Возможная планировка рабочих мест высшего уровня приведена ниже (рис. 1).

32

Рисунок 1.

1– рабочий стол; 2 – стол-приставка; 3 – стол для совещаний; 4 – кресло; 5

–стулья; 6 – тумбочка для книг; 7 – корзина для бумаг; 8 – вычислительная машина; 9 – телефонный концентратор; 10 – настольная лампа; 11 – лоток для бумаг; 12 – письменный прибор; 13 – перекидной календарь; 14 – шкаф для образцов продукции

Для этой планировки характерно деление на рабочую зону и зону совещаний, а также зону для неофициальных переговоров и размещение образцов выпускаемой продукции.

При кабинете может быть предусмотрена комната личной работы и отдыха, в которой размещаются рабочий стол, рабочее кресло, секционный шкаф, кресла для отдыха, цветочница, диван, журнальный столик, торшер и т.д.

Рекомендуемое расположение материалов и оргтехники на рабочем столе приведено на рис. 2.

Следует учитывать такие моменты, если сотрудник фирмы подолгу ищет нужную бумагу, то это сразу же производит плохое впечатление на посетителя. Это отнимает время и говорит о не слаженности работы разных подразделений фирмы. Чтобы не было путаницы и сбоя в работе, нужно разработать должностные инструкции и провести обучение персонала, обязать сотрудников упорядочить свои записи и планы. Все эти необходимые мероприятия только поднимут деловой уровень офиса, создадут имидж надежной и четкой фирмы.

33

Рисунок 2.

1 – ящик для руководящих материалов; 2 – ящик для фонотеки; 3 – ящик для диктофона; 4 – ящик для справочной литературы; 5 – ящик для канцелярских принадлежностей; 6 – ящик для писчей бумаги; 7 – ящик для оргблокнота; 8 – ящик для материалов творческой работы

3.2. Секретарь шефа – организационный центр офиса

Секретарь-референт – лицо офиса. От его профессионализм зависит во многом эффективность работы руководителя, имидж фирмы, взаимоотношения с контролирующими органами и с партнерами.

Необходимым условием достижения эффективности работы секретаря является организация его рабочего места. Здесь следует иметь в виду следующее:

•рабочее место секретаря в приемной располагается рядом с кабинетом руководителя так, чтобы легко можно было видеть входящих;

•в приемной должны находиться только те предметы, которые непосредственно необходимы секретарю и другим работникам;

•мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря обычно входят: канцелярский стол, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемноповоротное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

4. Дизайн офиса

Лучшим помощником руководителя фирмы на стадии проектирования офиса является дизайнер. Он предполагает несколько решений с учетом планировки здания, расположения его по частям света, возможностей бизнесмена. Заказчик должен ясно представлять конечный результат реализации проекта: сколько комнат нужно выделить для руководства фирмы,

34

определить расположение комнат бытового назначения (туалеты, кухню, душевые, гардероб, комнаты отдыха). Нельзя забывать и о помещениях для инженерного оборудования (машинописное бюро, множительной техники), бухгалтерии и тех подразделений, которые определяют специфику работы фирмы (демонстрационный зал). Проект должен отвечать требованиям санитарно-гигиенических норм и предусматривать системы эффективного искусственного освещения, кондиционирования воздуха, устройства звукопоглощающей облицовки стен, полов, перекрытий, аварийную сигнализацию.

Главная забота бизнесмена в оформлении офиса — это интерьер. Сотрудникам должно быть приятно приходить на работу и целый день находиться в стенах офиса. существует немало способов скрасить монотонность труда, создать определенный уют, вполне сочетающийся с производственными задачами. Дизайнер, исходя из размеров и формы помещения, предлагает решения, меняющие зрительное восприятие. Так, для увеличения высоты нужно выбрать контрастный тон всей поверхности комнаты, или контрастный рисунок стен, пола или потолка, или полированную поверхность пола, или специальную подвеску. При реконструкции старого помещения можно добиться зрительного улучшения неудачных пропорций. Широкое неглубокое помещение продольным членением пола и потолка расширить. При сочетании контрастных фактур (освещения и цвета) можно усилить восприятие большого широкого пространства.

Для обеспечения целостности и выразительности интерьера необходимо тщательно отбирать материал и ограничиться его минимальным количеством. Там, где надо создать ощущение прохлады, применяют мрамор, гранит, естественный камень, кирпич, открытый бетон. Применение дерева, туфа, искусственной кожи и других «теплых» материалов придает интерьеру мягкость и теплоту.

Цвет активно воздействует на эмоции человека. Цветом можно выделить или, наоборот, нейтрализовать отдельные элементы интерьера, создать мягкий фон для других элементов.

Конструктивная основа интерьера, выделенная цветом, становится главным элементом композиции.

Цветовой интерьер в психике человека вызывает множество разных чувств: подъем, подавленность, ощущение прохлады, тепла, легкости, тяжести, настороженности. Например, светло-голубые тона кажутся холодными, зеленый цвет относится к оптимальному для глаз, действует успокаивающе, снижает внутриглазное давление, благотворно влияет на кровообращение и слух. Шум в помещениях с такой окраской не воспринимается так остро. Желтый и оранжевый цвета эмоционально согревают, красный цвет, наоборот, возбуждает нервную систему. Применение рационального цветового оформления снижает степень утомляемости и напряжения, повышает производительность труда при наименьших затратах на освещение. Следует избегать блестящих поверхностей, предпочитая им матовые или атласные.

35

Окраска помещения в теплые и насыщенные цвета складывает его размеры, а в светлые и холодные тона, наоборот, создает чувство простора. Чтобы зрительно сократить, в насыщенные (выступающие) цвета. Потолок, окрашенный в темные тона, зрительно понижает высоту помещения. Потолки и несущие конструкции светлых тонов кажутся легче.

Освещение помещения диктуется назначением. Искусственное освещение является дополнением к естественному (свет из окон), и его следует увеличить, если недостаточно естественного освещения, если в помещении трудятся люди пожилого возраста, если само помещение имеет неблагоприятные пропорции (отношение длины и ширины к высоте). Существует три вида искусственного освещения в зависимости от направления светового потока: прямое, отраженное и рассеянное. При искусственном освещении происходит изменение цветового тона предметов интерьера.

Стены офиса, шторы на окнах, цветы, картины или гравюры должны соответствовать требованиям самого высокого вкуса. Чем тщательнее это будет подобрано, тем реже придется их менять. Можно истратить много денег и не достичь нужного эффекта. Лучше всего обдумать и найти рациональное решение, проконсультироваться или сделать заказ надежному дизайнеру.

К мебели офиса особое требование. Она должна быть максимально функциональной, удобной в эксплуатации, соответствовать характеру работы служащих, не загромождать помещение офиса, желательно одного стиля. Комнаты отдыха и приема гостей могут быть оформлены в другом стиле.

В последние годы для более экономного и функционально оправданного оформления офиса используются системы сборных офисных перегородок. С помощью их можно в считанные часы изменить пространство офиса, сделать одни комнаты больше, другие меньше. Внутри перегородок легко провести кабели электрических и коммуникационных сетей. Эти легкие стены предусматривают специальные крепления для мебели, шкафов и вешалок. Двери в перегородках могут быть сплошные, с окном, стеклянные, раздвижные, то есть двери-купе.

Телефон, факс, пишущие машинки, компьютеры, калькуляторы – офисное оборудование должны быть чуть лучше, дороже общего фона помещения и мебели. Это то, что составляет общее удобство в работе, делает труд привлекательным, позволяет, в конечном счете, экономить время и деньги.

Хорошее оборудование производит положительное впечатление на посетителей, кроме того, это не самое плохое вложение капитала. Выбрав достаточно престижные новые модели офисного оборудования, вы сможете долго пользоваться им даже при переезде в другое, более престижное помещение. Поднимают престиж фирмы в глазах посетителей и специальные приспособления для удобства в работе: вращающиеся картотеки, специальные скоросшиватели, брошюраторы, специальные калькуляторы. Выбор техники лучше поручит специалистам, профессионалам, которые должны обратиться к фирме, специализирующейся на комплектации, доставке и ремонте техники.

36

5.Организация приема посетителей

Если работа фирмы связана с приемом посетителей, то надо обязательно

позаботиться об их удобстве.

Чтобы облегчит поиск нужного сотрудника, внизу следует повесить плакат с номерами комнат, фамилиями сотрудников и перечнем вопросов, которые они решают. Лучше всего посадить у входа дежурного (координатора), который отвечал бы на все вопросы посетителей.

Сколько бы ни было посетителей: 5-100 в день обязательно должна быть разработана процедура их встречи.

Для приема посетителей должно быть отведено специально оборудованное помещение, где они могли бы подождать нужного сотрудника.

Встреча посетителя должна включать: личное представление сотрудника, ответственного за встречу посетителя; запись посетителя в журнале посещения (фамилия, имя, отчество, название фирмы, которую он представляет, телефон, цель посещения).

Создание деловой атмосферы в офисе в значительной мере зависит от того, как его хозяин встречает посетителей. Существует несколько вариантов их встречи:

1 вариант. Хозяин офиса принимает посетителя, сидя за рабочим столом. Он отвечает на приветствие и приглашает его сесть перед своим столом. Этот прием используется в основном при официальной форме общения. Здесь время приема, характер общения и его итоги определяет сам хозяин офиса.

2 вариант. Входит посетитель, хозяин офиса отвечает на его приветствие, выходит из-за стола и приглашает его в зону коллегиальной работы, а сам садиться напротив. Это полуофициальный порядок обмена информацией. Время встречи обусловлено по взаимной договоренности обеих сторон.

3 вариант. Входит посетитель, хозяин офиса находится в его центре, обменивается с ним приветствиями и приглашает сесть в кресло за журнальным столиком. Налицо дружеская форма общения: полная открытость, дружелюбие, готовность к вниманию.

Таким образом, рабочая атмосфера и сам характер делового общения в значительной мере определяется тем местом, которое вы как хозяин офиса предложите посетителю.

Существенно влияет на создание психологического климата не только распоряжение собеседников за столом, но и форма самих столов.

Квадратный стол способствует созданию отношений соперничества между людьми, равными по положению. Квадратные столы хороши для проведения короткой деловой беседы или подчеркиванию отношений субординации. Наибольшее сопротивление будет оказывать тот, кто сидит прямо напротив вас.

37

За прямоугольным столом на встрече людей одинакового статуса главенствующим местом считается место, на котором сидит человек, обращенный лицом к двери.

Круглый стол создает атмосферу неофициальности и непринужденности и за ним лучше всего проводить беседы людям одинакового статуса.

Таким образом, квадратный стол используется для деловых бесед, коммерческих переговоров, брифингов, для отчитывания провинившихся; круглый – для создания непринужденной, неофициальной атмосферы и хорош в том случае, если вам нужно достичь соглашения. Постарайтесь сделать так, чтобы ваш гость сидел спиной к стене. Психологией доказано, что у человека повышается частота дыхания, сердцебиение и мозговое давление, если он сидит спиной к открытому пространству, особенно если за спиной постоянное хождение.

Персонал, ответственный за прием посетителей, подбирается особенно тщательно. Доброжелательные, приветливые сотрудники фирмы дают почувствовать каждому посетителю, что в этой фирме ему рады.

Конечно, подобная практика складывается не сразу. Нужно время, желание и цель, чтобы фирма достигла определенных положительных результатов.

6.Фирменный стиль

Ссамого начала действия фирмы на рынке надо разрабатывать фирменный стиль. В широком понимании фирменный стиль – это использование единых принципов оформления, цветовых сочетаний и образов для всех видов и форм рекламы (в печати, радио, телевидение, кино), деловых бумаг, технической и других видов документации, а иногда и одежды сотрудников фирмы.

Фирменный стиль улучшает запоминаемость и восприятие покупателями, партнерами, независимыми наблюдателями не только товаров фирмы, но и всей ее деятельности, а главное, позволяет противопоставлять товары и деятельность одной фирмы – другой. Компоненты фирменного стиля помогают потребителю находить нужный товар и выбирать предложения, формируют положительное отношение к фирме, которая позаботилась о нем, облегчив процесс отбора информации или товара.

Солидные фирмы заказывают набор делового человека, состоящий из 3-

10предметов: записной книжки, календаря, ручки, папки с нанесением логотипов фирмы. Такие наборы обычно дарят клиентам фирмы на Новый год

иПасху. Это как правило, производит хорошее впечатление и способствует росту имиджа фирмы.

Вывеска фирмы перед входом является элементом рекламы и неким атрибутом фирмы, принадлежностью имиджа. Указатели на поворотах по дороге к фирме, вывеска у входа (особенно, если фасад дома не виден с улицы), любой элемент оформления должны сочетаться с окружающей средой

ивыражать элементарную заботу о посетителях.

38

Список литературы

1. Бройдо В.Л. Офисная техника для делопроизводства и управления. – М.: Филинь, 1998.

2.Кузин Ф.А. Имидж бизнесмена. – М.: Прогресс, 1998.

3.Уткин Э.А. Профессия менеджер. – М.: Экономика, 1992.

4.Уткин Э.А. Этика бизнеса. – М.: Экономика,1998.

5.Фишер Петер. Новичок в кресле шефа. – М.: Интерэксперт, ИНФРА, 1995.

6.Шепель В.М. Имеджелогия: секреты личного обояния. – М.: ФБК-ПРЕСС, 2000.

Тема № 9. ИМИДЖМЕЙКИНГ В СИСТЕМЕ PUBLIC RELATIONS

Вопросы:

1. Имиджмейкинг в системе Public Relations.

2.Объекты формирования имиджа.

3.Методы формирования образа.

4.Психологические аспекты создання образа.

5.Важностъ Public Relations.

1. Имиджмейкинг в системе Public Relations

Назначение мероприятий имиджмейкинга — внеценовая конкуренция, имеющая целью формирование управляемого имиджа товаров и/или услуг, самой фирмы, личности, моды, идеологии и т.п.

Далее мы рассмотрим основные задачи Public Relations и их соотнесенность с формированием имиджа.

Выделяют пять основных целей Public Relations: 1. Позиционирование объекта;

2.Возвышение имиджа;

3.Антиреклама (или снижение имиджа);

4.Отстройка от конкурентов;

5.Контрреклама.

Иные многочисленные задачи: прогнозирование кризисов, изучение общественного мнения, создание единого фирменного стиля и фирменных стандартов, исследование эффективности акций, работа с персоналом и даже психотерапия руководства и партнеров всегда подчинены, подсистемы сформулированным выше задачам.

39

Формирование имиджа вбирает в себя элементы всех вышеперечисленных задач Public Relations, но полнее всего отвечают целям имиджмейкинга цели 1,2 и 4. Их мы и рассмотрим подробнее.

•Позиционирование, (от английского position — положение, нахождение, состояние, позиция и т.п.) — это создание и поддержание (воспроизводство) понятного имиджа; разъяснения клиентам существующих проблем.

Если объект не позиционирован — он просто непонятен потенциальным. клиентам, и его раскрутка — реклама непознанного. Вспомним, к примеру, неспозиционированность Игр Доброй Воли на жителей Санкт-Петербурга. Город ответил пустыми трибунами.

Можно ли крупной фирме не формировать имидж и заметать эту проблему под ковер? Можно, но в таком случае он будет сформирован теми же клиентами и партнерами стихийно, а значит неуправляемо. Поэтому профессионалами Public Relations задача ставиться не в оппозиции: иметь - не иметь имидж, а в паре: стихийный или управляемый имидж.

•После квалифицированно выполненного позиционирования можно перейти к возвышению имиджа.

Пример. Как можно усилить впечатление у представителей прессы, общающихся с английской королевой Елизаветой во время ее визита в страну? Уже много лет делается так: на встречу попадают не все, а лишь отобранные журналисты обоего пола (непременно при галстуках или на высоких каблуках). Далее пресс-секретарь королевы выстраивает журналистов по одному и объясняет с десяток действий, которые должен сделать каждый, обращаясь к королеве, затратив на это не более 30 секунд: отдать визитку адъютанту для передачи королеве; если королева протянет руку - не целовать ee! - допустимо только короткое рукопожатие; кивком головы и лучше молча приветствовать мужа королевы; обращаться к королеве надо, используя madam или mam. И последнее. Разговор может получиться непринужденный, но писать о нем нельзя! И теперь, когда перед людьми, запутанными тонкостям; этикета, является королева, просто и непринужденно беседующая, пресса (в том числе отечественная) в восторге. Очевидно: без предварительной работы пресссекретаря впечатление прессы было бы иным... менее управляемым королевой.

•Отстройка от конкурентов.

Как правило, это комбинация возвышения имиджа при снижении другого, или так: позиционирование своего объекта Public Relations на фоне конкурентов. Отстройка может быть явной и неявной.

2.Объекты формирования имиджа,

Условно объекты можно разделить на 3 категории:

1. Объекты, рейтинг которых зависит исключительно от ОЗДАННОГО ими или для них имиджа.

К этой категории можно отнести отдельные личности (политики. телеведущие, лидеры общественных и религиозных движений), социальные группы (военные, студенты, пенсионеры и т.п.), партии, радио-телекомпании и отдельные передачи, общественные движения (Greenpeace, феминизм, нудизм,

40

движение "против абортов" и т.д.). Перечисленные объекты, в основном некоммерческие организации. Они не продают товары или услуги, их положение определяется отношение к ним общественности. Целью этих объектов можно назвать возможность влияния на настроения в обществе.

3. Объекты, рейтинг которых в равной степени зависит как от имиджа, так и от качества произведенных ими товаров или услуг.

Это в первую очередь, крупные национальные и транснациональные корпорации (фирма Philips, ЗИЛ, Valio и т.д.). К этой же категории можно отнести и более мелкие фирмы, если их успех на рынке зависит не только от того, что они продают, но и от того как они это делают. Целью этих объектов является увеличение объемов продаж при одновременном создании положительного имиджа и улучшении качества продукции.

3. Объекты, для которых колебания имиджа не являются решающим фактором их преуспевания.

В основном это мелкие торговые организации. Их успех на рынке зависит в большей степени от качества предлагаемой продукции. Численность объектов данной категории значительно уменьшается с развитием культуры рынка. В зависимости от категории объекта набор приемов по формированию имиджа может меняться. Если для объектов третей категории достаточно стараться не допускать умышленного или случайного снижения имиджа, в остальном полагаясь на удачное стихийное развитие образа, то для первой и второй категории необходимо продумывать каждый шаг имиджевой компании.

Разница в сложности задач определяет различие в методах имиджмейкинга и каналах воздействия на аудиторию. Основными каналами воздействия (передачи информации) можно назвать устное сообщение, наглядную агитацию, периодически печатные издания, радио и телевидение. Набор каналов для всех категорий объектов остается неизменным и их выбор определяется целесообразностью и запросами заказчика. Методы, в отличие oт каналов, для каждой категории свои.

3. Методы формирования образа.

Самый большой выбор приемов во второй категории, потому что организаторы акций имиджмейкинга для данных объектов вынуждены маскировать свои истинные пели и проявлять большую изобретательность. Наиболее распространенные методы;

1. Присоединение клиента:

-к уже идущему действию других клиентов;

-к ранее совершенному им же действию.

Эффект основан на психологическом заражении, когда человек

бессознательно усваивает эмоциональное состояние группы или авторитетного для него лица. В практике эффект используется, как заведение и поддержание полезных традиций, ритуалов, праздников и т.п., как присоединение клиента к действиям, уже уверенно осуществляемым другими клиентами.