Тема 3: Техника и формы бухгалтерского учета.

3.1. Первичные учетные документы, классификация бухгалтерских документов.

Первичное наблюдение – начальное звено в цепочке функционирования бухучета. От него зависит выполнение принципа полноты, достоверности учетной информации, поэтому содержанию и подготовке первичного наблюдения уделяется наибольшее внимание.

По результатам первичного наблюдения составляется документ. Этот документ является основанием и подтверждением учетных записей (согласно методу документирования). Все хозяйственные операции оформляются документами – первичными учетными документами (ПУД). На их основании и ведется бухгалтерский учет. Без документа нет бухгалтерской записи, а следовательно, и правовых последствий. Правило, сформулированное ещё в средневековье гласит: «Чего нет в документах, того нет и на свете».

ПУД должен составляться в момент совершения экономического события, если на данном этапе составление не представляется возможным, то процедура должна быть выполнена сразу же после окончания этого события.

ПУД-ы являются основой для составления сводных учетных документов.

Материальным носителем документа может выступать учетный бланк или магнитный диск (в этом случае организация обязана сделать копию на бумажном носителе для других участников хозяйственной операции).

Указание в документе необходимых реквизитов – называется составлением документа. Юридическую силу он приобретает при наличии разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условия называется оформлением.

Итак, составлять бухгалтерские документы – значит, документировать хозяйственные операции, документация – совокупность составленных документов.

В целях исключение повторного использования все документы по кассовому учету и по начислению заработной платы должны быть погашены путем наложения на них штампа или надписи от руки: «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Первичный учет является основой и синтетического и аналитического учета.

Классификация бухгалтерских документов.

1. По оформлению однородных операций

1.1. унифицированные – типовые документы, утвержденные Росстат-ом в виде альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности. Унификация ведет к упорядочению документации (приходный кассовый ордер ф.№ КО-1, инвентарная карточка учета основных средств ф.№ ОС-6),

1.2. прочие – документы накопительного характера (ведомость расчета износа основных средств) могут разрабатываться в самой организации.

2. По назначению

2.1. распорядительные – дают право на совершение строго определенных хозяйственных операций. Определяет операцию соответствующее должностное лицо. (чек, доверенность ф.№М-2а),

2.2. оправдательные (исполнительные) – подтверждают, действия, указанные в документе выполнены лицом, которое представило этот документ. (расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер),

2.3. бухгалтерского оформления. Составляются и используются только в бухгалтерии для подготовки соответствующих учетных записей на основе расчетов бухгалтера (справка-расчет отклонения фактической себестоимости от нормативной),

2.4. комбинированные – сочетают в себе признаки первых 3-х документов (авансовый отчет №АО-1).

3. По прядку формирования

3.1. первичные – составляются в момент совершения операции. Составляют основу первичного учета (приходный кассовый ордер),

3.2. сводные – составляются на основе первичных, в них обобщается учетная информация (кассовый отчет).

4. По статусу в системе информационного обеспечения

4.1. простые – наиболее распространенные первичные документы. К ним предъявляются обычные требования к составлению и хранению, порядок документооборота (накладная на внутреннее перемещение),

4.2. строгой отчетности (бланки) – утверждены постановлением Правительства № 745 от 30.07.93. К ним предъявляются особые условия хранения (в сейфах), их получение оформляется приходными ордерами с указанием номеров, количества (кассовые ведомости на получение денег за работы и услуги, выполняемые в присутствии заказчика).

5. По месту составления

5.1. внутренние – оформляются в организации, имеют внутреннее применение (карточки учета основных средств, табели учета рабочего времени),

5.2. внешние – составляются на стороне другими предприятиями, при входе в данную организация подлежат обязательной регистрации. Оформляются на бланках унифицированных форм, а при отсутствии такой формы – содержать обязательные реквизиты (товарно-транспортная накладная).

6. По количеству учетных операций

6.1. однопозиционные – имеют узкую специализацию, отражают операцию движения одного наименования однородного объекта учета (кассовый ордер),

6.2. многопозиционные – отражаются операции по движению нескольких наименований. Имеют преимущество – уплотнение информации (расчетно-платежные ведомости, лимитно-заборные карты ф.№ М-8).

7. По способу использования

7.1. разовые – единовременно фиксируют в документе одну или несколько хозяйственных операций (акт на списание основных средств),

7.2. накопительные – формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный отрезок времени (лимитно-заборные карты).

8. По способу заполнения

8.1. вручную,

8.2. с помощью ПК.

3.2. Этапы техники учета.

Подготовленные первичные документы, в которых зафиксированы факты хозяйственной жизни должны быть зарегистрированы с целью их последующей группировки.

1 этап – Все принятые бухгалтерией ПУД-ы подвергают бухгалтерской обработке. Осуществляется запись корреспондирующих счетов по каждой операции, отраженной в документе. Определение и запись корреспондирующих счетов на документах называется контировкой (т.е. составление бухгалтерских проводок). Бухгалтерские проводки фиксируются на самом ПУД-е.

2 этап – регистрация ПУД-ов осуществляется в учетных регистрах (см. рис. 1.5). В процессе регистрации они записываются в порядке совершения их по времени (хронологические записи) или в определенной системе (систематические записи).

Пример хронологической записи: журнал хозяйственных операций (ЖХО). В нем каждая проводка фиксируется в виде строчной записи (то есть в одну строчку название, сумма, корреспондирующие счета).

Например, зафиксируем все первичные документы за первую декаду месяца в хронологическом порядке.