30. В билете № 29.
31.-33.
По содержанию докладные записки бывают: а) информационные; б) отчетные (по результатам командировки и т.д.). В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Текст докладной записки делится на две части:
изложение фактов, послуживших причиной её составления;
выводы, предложения организации или должностного лица.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:
наименование структурного подразделения(если есть);
наименование вида документа - докладная записка;
дата, номер;
адресат;
заголовок;
текст;
приложения;
подпись.
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:
наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование структурного подразделения (если есть);
наименование вида документа - докладная записка;
дата, номер;
место издания;
адресат;
заголовок;
текст;
приложения;
подпись.
34-35.
Следующий вид информационно - справочного документа - объяснительная записка. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями. Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:
наименование министерства или ведомства;
название организации;
наименование структурного подразделения (если есть);
наименование вида документа;
дата, номер;
место издания;
адресат;
заголовок;
текст;
подпись.
36.
Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
37.
Виды служебных писем:
письмо - просьба;
письмо - предложение;
письмо - претензия;
письмо - запрос;
письмо - извещение;
информационное письмо;
письмо - отказ;
письмо - напоминание;
сопроводительное письмо и т.д.
Правильность письма в соответствии с его содержанием, нормативным актом, удостоверяется подписью руководителя организации (структурного подразделения), который несет за нее полную ответственность.
38.
Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
40-44.
Справки -документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам. Реквизиты: 08, 09, 10, 11, (12), (14), 15, (18), 20, (21), 22, (25), (28). Виды справок: - справки, подтверждающие и списывающие факты или события в производственной деятельности организации или предприятия. Эти справки составляют по указанию вышестоящей организации или по указанию руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: В первой излагают факты, послужившие поводом для написания этой справки, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справках не приводят, это отличает их от докладной записки. Датой справки является дата ее подписания. Справки составленные по указанию вышестоящей организации подписывает руководитель, справки, составленные для руководителя – составитель, справки финансового характера – руководитель и главбух. Заверяют такие справки печатью. Справки, выходящие за пределы предприятия оформляются на общем бланке формата А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами. Справки на производственную тематику составляют в двух экземплярах, один из которых направляют адресату, а второй подшивают в дело. - справки, удостоверяющие юридические факты, подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности и т.д. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть справки. Текст начинается с указания ФИО в именительном падеже. В конце справки указывают название организации, куда оно представляется, заверяется подписью и печатью.
45.
Документы по личному составу и их основные виды Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно - статистические, организационно - распорядительные. Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п. Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается: прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.
50.
Приказы по личному составу: · о приеме на работу, · о переводе на другую работу, · о предоставлении отпуска, · о дисциплинарных взысканиях, · о совмещении, · о поощрении, · об установлении надбавки к окладу, · об изменении персональных данных работника, · о присвоении разрядов, классности, · об изменении условий труда, · о командировках, · об увольнении,
46.
При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д. Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета. Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография. Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:
прием на работу;
перемещение по работе;
увольнение с работы;
установление должностных окладов;
отпуска;
командировки;
изменение фамилии;
поощрения;
взыскания и т.д.
49.
Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).
Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам.
Заглавие - "По личному составу".
Констатирующей части в приказе может не быть.
Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.
Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).
В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).
При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.
Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
Приказы вступают в силу с момента их подписания.
Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.
Нумеруются приказы в течение календарного года.
Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.
50.
Приказы по личному составу: · о приеме на работу, · о переводе на другую работу, · о предоставлении отпуска, · о дисциплинарных взысканиях, · о совмещении, · о поощрении, · об установлении надбавки к окладу, · об изменении персональных данных работника, · о присвоении разрядов, классности, · об изменении условий труда, · о командировках, · об увольнении,
51.
Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.
52.
Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
наименование организации - автора документа;
наименование вида документа - "Приказ";
дата, номер;
место издания, заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визы согласования;
отметка об ознакомлении с приказом работника;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Читайте далее Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д. В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т. е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании. Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно. Приказ по основной деятельности Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности. Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому. Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:
инициирование издания приказа;
сбор необходимой информации;
подготовка проекта документа;
согласование;
проверка правильности оформления;
подписание;
доведение приказа до исполнителей.
Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации. Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: "В целях...", "На основании...", "В связи с...". Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом "Приказываю", который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено. Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: "Директорам заводов...", "Начальнику отдела кадров Иванову В. П..." и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме "подготовить", "зачислить", "обеспечить", "утвердить". Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф. И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит "приложение" в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: "Утвердить инструкцию по делопроизводству" (приложение 1).
53.
Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.
55.
Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.
56.
Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат. Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа. Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении. В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.
57.
В трудовые книжки вносятся следующие данные:
сведения о работнике;
сведения о работе;
сведения о награждениях и поощрениях;
сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;
взыскания в трудовую книжку не вносятся.
Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат. Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа. Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.
58-59.
Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу. Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:
внутренняя опись документов дела;
дополнения к анкете;
заявление о приеме на работу;
анкета с фотокарточкой;
трудовой договор;
приказ о приеме на работу (копия);
документы об образовании (копии);
характеристики или рекомендательные письма.
Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.
60.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать), нужно удалить скрепки со всех документов. В начало дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец - бланки листов-заверителей дела. Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров. Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно (п. 337 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.).
61.
Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:
название вида документа;
дата;
Ф.И.О.;
почтовый адрес претендента;
телефон;
текст;
подпись.
Текст излагается по разделам:
Цель резюме.
Образование.
Трудовая деятельность.
Специальные знания.
Семейное положение.
62-63.
Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров. Личные карточки заполняются работником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Дополнительные сведения для заполнения личной карточки, например о составе семьи или номере телефона, работник сообщает самостоятельно.
64.
Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними. Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
65.
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют. Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.
66.
Формы регистрации документов В настоящее время используют существует три формы регистрации:
журнальная;
карточная;
электронная.
Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности. Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
67-68.
Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
автор документа;
название вида документа;
дата документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения;
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
исполнители;
расписка исполнителя в получении документа;
ход исполнения;
приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству. Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.
69.
Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры. Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
70.
Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный. Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств. Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. Например, для исполнения обращений граждан.
74.
Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается . из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.
75.
Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ [1, 3, 5, 9]. Формирование дел Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела [5, 9]. Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.
76.
Для правильной организации и лучшего использования, документы группируются в дело. В практике делопроизводства выявлены критерии группирования документов в дело, получившие название признаков заведения дел. Таких признаков 6:
номинальное объединение документов по их наименованию
предметно-вопросный – это группирование документов по одному вопросу
корреспондентский побор документов по переписке с определенными корреспондентами
авторский – это объединение документов одного автора
географический – объединение документов нескольких корреспондентов, находящихся на разной территории
хронологический – подбор документов за определенный период.
Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив. Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения.
78.
На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:
наименование организации и ее непосредственная подчиненность;
наименование структурного подразделения и его индекс;
номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
заголовок дела;
аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование). Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом. Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел.
79.
Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке. Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.
80.
Номенклатура дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам). В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
81.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатуры дел.
82.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение (табл. 2.2). Первая графа содержит индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел. Во второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах. Третья графа заполняется в конце года и содержит сведения о количестве томов. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Пятая графа заполняется в течение года. В примечаниях указываются отметки о заведении ( незаведении ) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится.
83.
Предприятие ведется по графику, подтвержденному руководителем. В архив предприятия передаются дела постоянного и долговременного хранения через год после завершения работы с ними в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передаются в архив на усмотрение руководителя. Архив принимает дела и учитывает их в регистратуре, вместо дел выдаются регистрационные карточки. Заведующий архивом рассматривает вопрос о принятии дел на собраниях. Производится опись кол-ва принятых дел и дел постоянного хранения, составляется в 4 экземплярах. Один экземпляр высылается должностному лицу, сдавшему дело, а остальные – остаются в архиве предприятия. Документы, подлежащие к гос. хранению остаются в архиве в течении установленного срока, а затем передаются в гос. архив. Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.
Архивариус.
84.
Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы. Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям. После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.
85.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения). Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.
86.
Составление описи дел Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве. Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.