7 Формы согласования инженерных документаций

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы подлежат согласованию.

В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание. Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее – грифом согласования.

Виза официального документа – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации по тем же правилам, что и внутренние документы. При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

8 Стадии создания инженерных документаций

Ч то такое - жизненный цикл документа? Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз): - документы создаются;

- документы рецензируются и исправляются;

- документы формально или неформально утверждаются;

- документы распространяются или публикуются для более широкой аудитории; - документы выполняют свою основную функцию и попадают в архив; - при необходимости документы извлекаются из архива, а затем снова архивируются. Есть понятие «документооборот» - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов:

- прием и первичная обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация документов;

- направление на исполнение и исполнение документов;

- оформление и удостоверение документов.

16 Внесение изменений в электронную инженерную документацию

  Под изменением документа понимается любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ.

Информацию об изменении документа указывают в основной надписи этого документа и (или) в листе регистрации изменений

Изменения в документы вносят рукописным, машинописным или автоматизированным (машинным) способом. Внесение изменений в документы производят:

-зачеркиванием;

-подчисткой (смывкой);

-закрашиванием белым цветом;

-введением новых данных;

-заменой листов и (или) документов;

-введением новых дополнительных листов и (или) документов.

После внесения изменений подлинники должны быть пригодны для микрофильмирования ГОСТ 13.1.002 [4], а дубликаты и копии соответствовать своему назначению по ГОСТ 2.102 [5].

Внесение изменений зачеркиванием размеров, знаков, надписей, отдельных слов и строк производят сплошной тонкой линией с проставлением новой информации в непосредственной близости от зачеркнутого.

При изменении части изображения его обводят сплошной тонкой линией, образующей замкнутый контур, и крестообразно перечеркивают сплошными тонкими линиями. Измененный участок изображения выполняют на свободном поле документа. Новое изображение измененного участка должно быть выполнено в прежнем масштабе без поворота. Обозначают перечеркнутый и вновь изображенный участки так же как выносные элементы. Над новыми изображениями указывают: «Взамен перечеркнутого». Если изменяется все изображение (вид, разрез или сечение), то его перечеркивают и выполняют заново. Над вновь выполненным изображением, при необходимости, помещают надпись, например: «Вид слева», «Вид снизу».

Д опускается вносить изменения в изображение зачеркиванием изменяемого контура короткими штрихами с нанесением нового контура на этом же изображении.

Изменение документа, выполненного автоматизированным способом, осуществляют заменой (перевыпуском) всего документа в целом или его отдельных листов (страниц), а также добавлением или исключением отдельных листов. Допускается вносить изменения в эти документы рукописным или машинописным способом .

Изменение документов, выполненных на магнитных носителях данных, производят по ГОСТ 28388 [6].