С

КР49.05.00.000 ПЗ

ОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………………………………………………..3

1 Понятие документа …………………………………………………………………………...4

2 Виды документов ……………………………………………………………………………...6

3 Тенденции в области электронного документооборота ………………………….8

4 Проблемы архивирования инженерной документации …………………………10

5 Требования стандартов и руководящих материалов к содержанию

инженерной документации ……………………...…………………………...........11

6 Требования стандартов и руководящих материалов к оформлению

инженерной документации…………………………………………….........……..12

7 Формы согласования инженерных документаций ……………………………….13

8 Стадии создания инженерной документации …………………...………………..14

9 Особенности технического документооборота при создании инженерных

документаций …………………………………………………………………………

10 Формы регистрации и утверждения инженерных документаций ……………

11 Особенности внесения изменений в электронную инженерную

документацию ………………………………………………………………………

12 Методы контроля исполнения инженерных документаций …………………

13 Требования, предъявляемые к инженерной документации при архивировании ……………………………………………………………………...

14 Создание электронной и бумажной инженерной документации по про-

филю подготовки ……………………………………………………………………

15 Согласование инженерной документации по профилю подготовки ………

16 Внесение изменений в электронную инженерную документацию………….

Заключение ………………………………………………………………………………..

Список использованных источников ……………………………………………………..

СПбГАСУ–2012

1-ТТП-1

Приложения……………………………………………………………………………….

1 Понятие документа

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства". Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Главной составляющей документа выступает информация, т. е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации.

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.). Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требу-

ет повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняет факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

2 Виды документов

В управленческой деятельности организаций наиболее часто применяются следующие виды документов:

-по происхождению:

-документ личного происхождения;

-официальные;

-по способу документирования (способу записи информации или создания):

документа):

-письменный;

-текстовый;

-рукописный;

-машинописный;

-электронный;

-изобразительный;

-фотодокумент;

-фонодокумент;

-кинодокумент;

-по стадии подготовки:

-беловой документ (оригинал – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с чернового документа в соответствие с установленными требованиями);

-черновой документ (рукописный документ, отражающий работу автора над текстом документа);

-в зависимости от отношения к аппарату управления:

-входящие (поступившие в организацию);

-исходящие (отправляемые из организации);

-внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях);

-по числу затронутых вопросов:

-простые;

-сложные;

- по ограничению доступа документы разделяются на:

-секретные;

-для служебного пользования;

-несекретные (простые);

-по способу изложения текста:

-индивидуальные;

-трафаретные;

-типовые;

-примерные;

-унифицированные;

-по степени подлинности:

-подлинники (оригиналы);

-копии;

-дубликаты;

-по срокам хранения

-документы постоянного хранения;

-документы временного хранения:

-до 10 лет;

-свыше 10 лет.