Министерство Российской Федерации по налогам и сборам

Всероссийская государственная налоговая академия

ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР

MICROSOFT EXCEL

Лабораторный практикум

Москва 2011

Практическая работа № 1. Первое знакомство с табличным процессором MsExcel.

Цели работы: освоение принципов построения электронной таблицы. Ввод чисел, текста, формул, копирование формул, редактирование и пересчет ячеек, добавление строк и столбцов, удаления строк, знакомство с абсолютной адресацией ячеек, сохранение таблицы на диске.

1. Вызовите MsExcel и ознакомьтесь с вкладками и разделами ленты, которые выведены на экран. В Ms Excel есть возможность настройки ленты и панели быстрого доступа. Настройка ленты производится во вкладке Файл / Параметры / Настройки ленты. Настройка панели быстрого доступа возможна при помощи команды вкладка Файл / Параметры / Панель быстрого доступа

2. Давайте добавим кнопку Предварительный просмотр на панель быстрого доступа. Выполните команду вкладка Файл / Параметры / Панель быстрого доступа, выберете в левом разделе кнопку и нажмите кнопку Добавить, нажмите Ok . Если данная кнопка не отражается в левом разделе, значит она уже добавлена, попробуйте удалить кнопку и добавить снова.

3. Перемещайте курсор по панели инструментов и задерживайте его на некоторое время у каждого инструмента. Обратите внимание, что при этом появляется краткая подсказка о назначении инструмента.

4. П еремещаясь по ленте, ознакомьтесь с составом каждого раздела. Познакомьтесь со справочной системой, если вы еще с ней не знакомы (приемы работы с файлами помощи во всех приложения Windows однообразны).

Рис. 1

5. Документ MsExcel называется рабочей книгой. Каждая создаваемая рабочая книга состоит из рабочих листов. Каждый рабочий лист представляет собой электронную таблицу.

6. Электронная таблица состоит из 1048586 строк и 16384 столбцов. На экране видна только небольшая ее часть. Столбцы обозначаются латинскими буквами, а строки нумеруются. Адрес одного столбца имеет вид А:А; L:L; AF:AF, а адрес одной строки – 1:1,3:3,10:10. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из обозначения столбца и номера строки. Например: Al, AA40, B4 и т.д. В ячейке могут храниться: число, текст или формула.

7. Именно благодаря тому, что в ячейке можно записывать формулы, электронные таблицы могут использоваться для выполнения расчетов. MsExcel по содержимому, которое пользователь вводит в ячейку, пытается определить, что в ней будет. Для отличия от текста формулу записывают, начиная со знака равно (=).

8. Например: =1,25*(A3+С3-B3)/Е12^2. Это означает, что нужно сложить содержимое ячеек A3 и С3, вычесть содержимое ячейки B3. Полученный результат следует умножить на коэффициент 1,25 и разделить на содержимое ячейки Е12, возведенное в квадрат. В приведенном примере использованы все арифметические операции и круглые скобки, которые меняют последовательность выполнения операций. Обращаем внимание, что целая часть от дробной отделяется не точкой, как это принято в большинстве языков программирования, а запятой.

9. Текущая ячейка обведена курсорной рамкой. Адрес текущей ячейки отображается в строке формул слева, а справа - содержимое этой ячейки.

10. Научитесь перемещать курсор по рабочему листу. Для этого рассмотрите способы перемещения курсора по рабочему листу при помощи клавиш:

•  ,  ,  - перемещение на 1 ячейку;

• PgUp и PgDn - на экран вверх и вниз;

• Home - на 1-ю ячейку строки;

• End - на последнюю заполненную ячейку строки;

• Сtrl + Home - на 1-ю ячейку таблицы;

• Сtrl + End - на последнюю ячейку заполненную таблицы.

Для установки курсора в ячейку можно использовать мышь - установите курсор мыши в нужную ячейку и сделайте щелчок. Полосы прокрутки также позволяют перемещаться по рабочему листу. Текущая ячейка при этом не изменяется.

11. Рассмотрите способы выделения фрагментов таблицы. При выделении указатель мыши должен быть следующего вида: «»:

• Одну ячейку - щелкнуть по ячейке мышью;

• Столбец - щелкнуть мышью по букве-названию столбца;

• Строку - щелкнуть мышью по номеру строки;

• Непрерывный блок ячеек (диапазон ячеек) - протащить указатель мыши с нажатой левой кнопкой по нужным ячейкам;

• Несколько смежных строк, столбцов или ячеек - щелкнуть по первому выделяемому элементу, а затем с нажатой клавишей Shift по последнему;

• Несколько несмежных строк, столбцов или ячеек - щелкнуть по первому выделяемому элементу, а затем с нажатой клавишей Сtrl по остальным выделяемым элементам таблицы;

• Всю таблицу - щелкнуть по "чистой" серой кнопке в левом верхнем углу таблицы.

12. Для ввода данных необходимо установить выделить нужную ячейку, ввести данные с клавиатуры и нажать клавишу Enter.

13. В ячейку С3 введите слово Фамилия.

14. Выполните перемещение данных ячеек. Чтобы выполнить перемещение следует выделить нужные ячейки, затем: 1 способ: установить указатель мыши на границу выделенного блока, когда он будет в виде «», и перетащить блок в нужную позицию; 2 способ - воспользоваться буфером обмена: выделить блок, выполнить команду вкладка Главная/ раздел Буфер обмена / кнопка , выделить ячейку, с которой надо вставить данные и выполнить команду вкладка Главная/ раздел Буфер обмена / кнопка (вставить). Переместите содержимое ячейки С3 в ячейку F5.

15. Выполните копирование данных. Чтобы выполнить копирование следует выделить нужные ячейки, затем: 1 способ: установить указатель мыши на границу выделенного блока, когда он будет в виде «», перетащить блок в нужную позицию с нажатой клавишей Ctrl; 2 способ - воспользоваться буфером обмена: выполнить команду вкладка Главная/ раздел Буфер обмена / кнопка , выделить ячейку, с которой надо вставить данные и выбрать команду команду вкладка Главная/ раздел Буфер обмена / кнопка (вставить).

Скопируйте содержимое ячейки F5 в ячейку A1.

16. Удалите данные ячеек. Для этого следует выделить ячейки и нажать клавишу Del.

17. Задача. Начиная с ячейки А1, создайте электронную таблицу, представленную на рисунке 2. Названия столбцов таблицы, семь фамилий заполняются фамилиями выполняющих задания студентов, а также их сокурсников сидящих рядом, величина зарплаты каждого сотрудника вводятся по образцу. Обратите внимание, что числа автоматически будут выровнены по правой границе, а текст - по левой.

18. Рис. 2

    Премия рассчитывается в размере 10% от зарплаты сотрудника. Рассчитайте размер премии для каждого сотрудника используя формулу. Например, в ячейке C2 запишите формулу: =В2*10%. Формулы для выполнения четырех арифметических действий удобно задавать двумя способами. 1 способ: ввести формулу полностью с клавиатуры (используется английская раскладка клавиатуры); 2 способ: ввести знак равенства, далее выбрать ячейки участвующие в формуле при помощи мышки, т.е. щелкнуть по ячейке, содержащей первый операнд (В2), нажать на клавиатуре на знак операции (*) и щелкнуть по ячейке, содержащей второй операнд или набрать его на клавиатуре (10%), затем нажать Enter. На рисунке 2 в строке формул показана формула для ячейки C2. Создайте ее первым способом.

19. Диапазон C3:C8 заполните путем тиражирования формулы из ячейки C2. 1 способ: Выделить ячейку С2, протащить маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки C2 указателем в виде «» по ячейкам С3 - С8; 2 способ: выделить блок ячеек, начиная с ячейки С2 до С8 включительно, воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + D (тиражирование вниз).

20. Просмотрите формулы для всех сотрудников. Обратите внимание на автоматическое изменение адресов.

21. Содержимое ячейки D2 рассчитывается по формуле =В2+C2. При ее создании воспользуйтесь вторым способом, рассмотренным в п.18.

22. Диапазон D3:D8 заполняется путем тиражирования формулы из ячейки D2, см. п.19.

23. Содержимое ячейки В10 рассчитывается по формуле =СУММ(В2:В9). 1 способ: ввести формулу самостоятельно; 2 способ: выделить диапазон ячеек В2:В10 и нажать на кнопку Автосуммирование находящейся во вкладке Главная / разделе Редактирование. В ячейки С10 и D10 эта формула тиражируется (1 способ: выделите блок C10:D10 и воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + R (тиражирование вбок); 2 способ: протянуть вправо маленький черный квадратик в правом нижнем углу ячейки В10 с помощью мыши).

24. Сохраните таблицу в рабочей папке под именем Задача1.xls. Для этого выполните команду вкладка Файл / пункт Сохранить. (Для имени файла используйте предложенное имя, чтобы в дальнейшем при выполнении и проверке преподавателем последующих практических работ не было путаницы. Все последующие практические работы будут основаны на одной задаче.)

25. Поменяйте заработную плату у ФИО1 - назначьте ему 2300 рублей. Для редактирования содержимого ячеек надо установить курсор на редактируемую ячейку: 1 способ: нажать клавишу F2, 2 способ: щелкнуть в строке формул, 3 способ: выполнить двойной щелчок на редактируемой ячейке. Появится текстовый курсор. Проведите изменения и нажмите Enter или кнопку Ввод в строке формул.

26. Рассмотрим операцию добавления строки и столбцов в таблицу. Для вставки строки надо выделить строку, перед которой должна быть вставлена строка, и выполнить команду вкладка Главная / раздел Ячейки / кнопка . Для добавления столбца надо установить курсор в ячейку, перед которой должен быть вставлен столбец, и выполнить команду вкладка Главная / раздел Ячейки / кнопка ..

27. Вставьте три строки перед «шапкой» таблицы. В нашем примере «шапка» таблицы это строка – Фамилия, Зарплата Премия, Всего.

28. Рис. 3

    В ячейку А1 введите текст «Расчетная ведомость за январь», в ячейку А2 - текст «Ставка Налога», в ячейку A3 - «Удерж. ПФ», в ячейку В2 число 12%, в ячейку - С2 число 15%, в ячейку В3 - число 1%.

29. Создайте новые столбцы Налог и К выдаче.

30. Для столбца Налог задайте формулу, в которой используйте значение ячейки В2, поставив знак доллара перед обозначением столбца и перед номером строки ($В$2) как это показано на рисунке 3 (для создания формулы можно ввести знак равенства, щелкнуть по ячейке D5, ввести знак умножения, щелкнуть по ячейке В2 и нажать клавишу F4 ). Это будет абсолютная ссылка на ячейку. При тиражировании формулы для всех сотрудников адрес этой ячейки останется без изменения.

31. Формулы для вычисления столбца К выдаче и строки Итого (суммирования по столбцу) создайте самостоятельно, руководствуясь смыслом задачи.

32. Удалите строку 10 из таблицы (уволен сотрудник). Для этого выделите строку и выберете Удалить в контекстном меню строки.

33. Проверьте формулы итоговой строки, обратите внимание на изменение диапазонов в формулах.

34. Рис. 4

    Дополните таблицу еще тремя строками, включив их между 7 и 8 строками (приняты три новых сотрудника: фамилиями сокурсников). Заполните эти строки. Фамилии и заработную плату введите (рис.4), а расчетные формулы скопируйте путем тиражирования со строки 7.

35. Вставьте перед столбцом Налог еще два новых столбца Удерж. в ПФ и НОБ (налогооблагаемая база). Для этого выделите столбец, перед которым вставляете новый, и выполните команду вкладка Главная / раздел Ячейки / кнопка или команду Вставить в контекстном меню столбца.

36. Рис.5

    Установите, что в пенсионный фонд удерживается 1% от начисленной заработной платы и премии. При этом в формулах ссылайтесь на ячейку $В$З.

37. Отчисления в пенсионный фонд не входят в налогооблагаемую базу. Следовательно, необходимо внести изменения во все формулы, зависящие от этого. Таким образом, НОБ определяется как (Зарплата + Премия) - Удержано в ПФ с сотрудника, т.е. Налог считаем не по столбцу Всего(D5), а по столбцу НОБ(F5) (рис.5).

38. Рассчитайте: К выдаче = Всего - Удерж. в ПФ – Налог.

39. Сохраните таблицу под прежним именем (Файл / Сохранить или кнопка Сохранить в Стандартной панели инструментов).

Контрольные вопросы:

1. Как Excel определяет, что вводится формула, а не текст?

2. Как ввести текст в ячейку рабочего листа?

3. Каковы способы перемещения содержимого ячеек?

4. Каковы способы копирования содержимого ячеек?

5. Каковы способы тиражирования содержимого ячеек?

6. Каковы способы редактирования содержимого ячеек?

7. Как добавить строку?

8. Как добавить столбец?

9. Каковы способы выделения несмежных ячеек, диапазонов?

10. В чем отличие относительной адресации от абсолютной?

Практическая работа № 2. Редактирование и создание сложных формул.

Цели работы: редактирование формул, сортировка табличных данных, применение Мастера функций, функция ЕСЛИ.

1. Откройте таблицу Задача1.xlsx. Замените фамилии в задаче на свои(ю) фамилии(ю) и фамилии рядом сидящих сокурсников..

2. Рис. 6

   Рассмотрим способ создания формул с помощью Мастера функций. Процессор электронных таблиц поддерживает несколько сотен функций. В предыдущей работе вы уже ознакомились с функцией СУММ. Запомнить все функции невозможно, да в этом и нет необходимости. Специальное инструментальное средство, называемое Мастером функций, позволяет в диалоговом режиме легко найти нужную функцию и сконструировать на ее основе формулу. Для создания формулы с помощью Мастера функций надо установить курсор в результирующую ячейку и выполнить команду Формулы / Библиотека формул / Вставить функцию или нажать кнопку Вставка функции слева от строки формул. В появившемся окне (рис.6) в списке сверху следует выбрать нужную категорию функций или Полный алфавитный перечень, а затем в списке снизу щелкнуть по нужной функции и проверить ее назначение в нижней части окна, после чего следует нажать кнопку ОК. В следующем окне требуется ввести адрес ячеек, по которым будет вычисляться выбранная функция. Можно ввести их вручную с клавиатуры, а можно, отодвинув окно, выделить нужные ячейки. Затем нужно нажать ОК в окне или Enter на клавиатуре.

3. Рис.7

   Измените алгоритм расчета подоходного налога (G5) с учетом прогрессивной шкалы налогообложения (F5). Теперь пусть налог вычисляется по двум заданным формулам в зависимости от величины налогооблагаемой базы, условие расчета звучит так: «Если налогооблагаемая база меньше или равна 30 000 рублей, то принимается ставка 12% от НОБ, в противном случае налог равен – 3 600 плюс 15% от суммы, которая превышает 30 000 руб». В таком случае расчет налога должен использовать функцию ЕСЛИ:

ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь).

Формула ЕСЛИ имеет три составные части (рис.7), которые отделены друг от друга обязательным знаком «  ;  » (см. на строку формул):

I-я часть: «логическое_выражение» - это условие задачи.

значение НОБ< = 30 000 руб.

II-я часть :содержит формулу расчета налога при условии, что I-я часть имеет значение ИСТИНА,

значение НОБ* ставку налога 12%

а III-я часть содержит формулу расчета налога при условии, что I-я часть имеет значение ЛОЖЬ.

(значение НОБ – 30 000) * ставку налога 15% + 3 600

4. Установите 1-2 сотрудникам заработную плату более 30 000. Проверьте правильность расчета налога. Верните исходное значение зарплаты сотрудников.

Пункты 5 и 6 обязательны только для специальностей

«Финансы и кредит» и «Бух.учет, анализ и аудит».

5. В 1999 были установлены новые ставки подоходного налога, см. таблицу 1.

		Таблица 1
Размер совокупного облагаемого дохода	Ставка налога в федеральный бюджет	Ставка налога в бюджеты субъектов РФ
до 30 000	3%	9%
от 30 001 до 60 000	3%	2700+ 12% с суммы > 30 000
от 60 001 до 90 000	3%	6300 + 17% с суммы > 60 000
от 90 001 до 150 000	3%	11400 + 22% с суммы > 90 000
от 15 001 до 300 000	3%	24600 + 32% с суммы > 150 000
от 300 001 и выше	3%	72600 + 42% с суммы >300 000

Измените формулу расчета налога в основной таблице. Используйте функцию ЕСЛИ несколько раз, вкладывая их друг в друга. В синтаксисе (правило написания формулы) функции ЕСЛИ есть уточнение «До 7 функций ЕСЛИ могут быть вложены друг в друга в качестве значений аргументов «значение_если_истина» и «значение_если_ложь», чтобы конструировать более сложные проверки». Если возникнут трудности, ограничьтесь 3 строчками таблицы. Налог будет высчитываться следующим образом:

ЕСЛИ значение НОБ <= 30000,

то значение Налог = значение НОБ * (3% + 9%),

иначе ЕСЛИ значение НОБ <= 60000,

то значение Налога = 2700 + (НОБ - 30000) * 12% + 3% * НОБ и т.д.

6. Поставьте курсор в ячейку расчета налога для первого сотрудника. Нажмите кнопку Вставка функции слева от строки формул. В диалоговом окне выберите логическую функцию ЕСЛИ. Затем в диалоговом окне ЕСЛИ в первом поле следует создать условие задачи (значение НОБ<=30000), во втором поле - следует создать формулу расчета налога, если условие верно (Налог = значение НОБ*(3%+9%)), в третьем - если условие неверно. Для этого в третьем поле поставьте курсор и нажмите кнопку Панели Форматирование, выберите функцию ЕСЛИ для проверки следующего условия значение значение НОБ <= 60000, и т.д.

7. Вставьте перед столбцом Фамилия новую графу Таб.номер и заполните (автоматически) ее значениями: 100, 101,102 и т.д. Для этого, установите табельный номер первого сотрудника равным 100. Растиражируйте ячейку А5 на весь диапазон А5:А13, щелкните на появившейся в правом нижнему углу от диапазона кнопке , и выберите пункт Заполнить.

8. Сохраните исправленную таблицу под именем Задача2.xls (команда Файл / Сохранить как…).

9. Отсортируйте таблицу в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников (выделите диапазон A5:I13 и воспользуйтесь командой вкладка Главная / раздел Редактирование / список сортировка и фильм/ пункт Настраиваемая сортировка.

10. Выполните сортировку таблицы по нескольким полям одновременно. Сделайте в таблице несколько однофамильцев (добавьте свою фамилию с таб.номерами 109 и 110 и с зарплатой в 3200 и 2800 рублей) и отсортируйте таблицу по двум полям: по возрастанию фамилии и убыванию заработной платы.

11. Сохраните исправленную таблицу под именем Задача2.xls (Файл - Сохранить как…).

12. Дополните таблицу строками для вычисления минимального максимального, среднего арифметического значения и стандартного отклонения (под строкой с итоговыми значениями).

13. Установите курсор на ячейку рядом с Минимальное, выполните команду вкладка Формулы / раздел Библиотека формул / кнопка Вставить функцию или нажмите кнопку Вставка функции, выберите категорию статистические функции, затем в списке функций найдите функцию МИН. Когда на экране будет запрос аргументов, задайте диапазон или запишите имя диапазона. В диапазон входят только значения зарплат сотрудников, строка Итого для подсчета минимального значения не включается в диапазон.

14. Запишите формулы для вычисления значений других статистических показателей.

15. Растиражируйте полученные формулы вправо во все остальные столбцы. В результате всех выполненных действий таблица приобретет вид, показанный на рис.8.

    Рис. 8

16. Проведите с таблицей несколько экспериментов. Меняйте некоторые значения заработной платы и наблюдайте за изменением статистических величин.

17. Запишите Ваше задание в рабочую папку под именем Задача2.xls.

Контрольные вопросы:

1. Как отсортировать таблицу целиком?

2. Сколько вложений в саму себя поддерживаент функция ЕСЛИ?