4.9. Коммуникации в управлении

В теории управления под коммуникацией понимают процесс обмена информацией между двумя или более лицами, обеспечивающий их взаимопонимания.

Информация ценна только тогда, когда она может использоваться, если же она не служит для принятия решения, то она является беспредметным. Иными словами, суть информации составляют только те данные, уменьшающие неопределенность в событиях, которые интересуют менеджера.

На практике нередко проблемой становится не недостаточность, а избыток информации. Менеджер обычно обращает внимание на гораздо больший объем информации, чем действительно необходимый ему для принятия обоснованного решения. Вся информация, относящаяся к конкретному рассматриваемому вопросу, называется релевантной.

Информация имеет такую ​​же ценность, как и вопрос, на который она отвечает. Собирать нужно только ту информацию, которая окажется полезной для принятия будущих решений, поэтому для получения надлежащей внешней информации необходимо тщательно выбирать сферу наблюдения, обусловлены насущными потребностями, т.е. поставленными целями. Таким образом, менеджера должна интересовать в первую очередь релевантная информация.

Информационные процессы - это процессы сбора, хранения, обработки и передачи данных для управления производственным процессом и соответствующими структурными подразделениями. С помощью информационных процессов обеспечивается выбор и формирование целей, осуществляется разработка программы действий, а также обеспечивается нормальное протекание управляемого процесса по утвержденной программе. При этом информацией являются лишь те знания и сообщения, содержащие элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решения.

Традиционные методы управления на всех стадиях воспроизводственного процесса базируются на документировании информации. К документированной информации относятся всякого рода карточки, ведомости, графики, накладные, ордера и т.п. Они хранятся в картотеках, библиотеках, архивах ... Естественно, что процесс в таких условиях громоздкий и сопряжен с большими затратами труда. Таких методов управления еще широко используются на отечественных предприятиях, особенно государственных, так необходимые реформы для более эффективного управления национальной экономикой.

Реформы управления предприятиями в период рыночной трансформации будут успешными лишь в том случае, если процесс принятия решений будет обоснованным и приемлемым для достижения наибольшей эффективности, что невозможно без использования информации. Такая реформа предполагает улучшение информационного обеспечения процедур принятия решений структурами предприятия всех уровней.

Для обеспечения необходимого качества управленческого решения информация, на основании которой оно принимается, должна иметь следующие характеристики: полнота и качество, ценность и полезность, достоверность и точность, актуальность, плотность, оперативность и доступность, надежность, правовая корректность. Эти характеристики достижимы в случае внедрения на предприятии информационной системы [95, 96].

Информационная система (ИС) представляет собой систему сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления.

В этом разделе студент должен охарактеризовать существующую систему коммуникаций на предприятии, охарактеризовать состояние информационной развитости предприятия и уровень эффективности документооборота и предложить свои рекомендации по улучшению системы коммуникации согласно современному развитию информационно-коммуникационных технологий.