Вопрос 2: Реквизиты управленческих документов

Состав реквизитов документов:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа

1. Государственный герб Российской федерации

2. Герб субъекта Российской федерации

3. Эмблема организации или товарные знак (знак обслуживания)

4. Код организации

5. Основной государственной регистрационный номер юридического лица (ОГРН)

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН)

7. Код формы документа, код формы проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

8. Наименование организации

9. Справочные данные об организации

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационной номер

13. Ссылка на регистрационный номер и дата документа

14. Место составления или издания документа

15. Адресат

16. Гриф утверждения документа

17. Резолюция

18. Заголовок к тексту

19. Отметка о контроле за исполнением документа

20. Текст документа

21. Отметка о наличии приложения

22. Подпись

23. Гриф согласования документа

24. Визы согласован документа

25. Оттиск печати

26. Отметка о заверении копии

27. Отметка об исполнители

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29. Отметка о поступлении документа в организацию

30. Идентификатор электронной копии документа

Каждый документ можно разделить на три основные части

1. заголовочную (в нее входят реквизиты, расположенные до текста)

2. основную (текст и приложения)

3. оформляющая часть (расположены ниже текста и приложения)

Обязательные реквизиты документа:

• наименование организации (автора документа)

• код организации документа

• наименование вида документа (кроме писем)

• дата

• регистрационный номер

• заголовок к тексту

• текст

• подпись

• отметка об исполнении документа и направление его в дело

Эмблема организации – условная (символическое) изображение зарегистрированное в установленном законном порядке. Эмблема помещается на бланках предприятия независимо от их организационно правового положения, формы собственности и направлении деятельности.

Код организации – проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций, и присваивается при регистрации предприятия. Он служит для ускорения передачи по каналам электронной связи.

Наименование организации (автора документа) – предприятие имеет свой фирменное наименование которое должно содержать указания на его организационно-правовую форму и тип акционерного общества.

Справочные данные об организации включает в себя:

1. индекс предприятия связи

2. почтовый адрес

3. номера телефонов факсов

4. номера расчетных счетов в банке

5. номер лицензии и дата ее выдачи

Наименование вида документа - проставляется на всех документах кроме писем и факсов. Наименование вида документа дает общее представление о назначении документов определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований

Дата документа – один из основных реквизитов документа обеспечивающий его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (для приказов писем факсов и справок).Дата его утверждения – для планов, отчетов, правил, инструкций. Дата события, которая в нем зафиксирована. Дату документа оформляют арабскими цифрам последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабскими цифрами разделенными точкой, а год четырьмя арабскими цифрами. Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно определить где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входи составной частью в такие реквизиты как: гриф согласования, виза согласовании, гриф утверждения, резолюция, отметка о поступлении документа в организацию, отметка об исполнении документа.

Регистрационный номер документа – условное обозначение документа состоит из его порядкового номера и присваивается при регистрации. Регистрационный номер документа проставляется на входящих, исходящих документах рядом с реквизитом дата документа.

Адресат – состоит из следующих частей: наименования организации в именительном падеже, структурное подразделение в именительном падеже, должность, фамилия, инициалы в дательном падеже и почтовый адрес. Если документ отправляется в правительственное учреждение почтовый адрес не указывается, а адресованные физическому лицу то сначала указывается фамилиями инициалы получателя, а затем почтовый адрес.

Гриф утверждения документа – должен состоять из слово «утверждаю» наименование должности лица утвердившего документ его личной подписи и даты

Утверждаю

Великий Князь Всея Руси

Подпись______________ Яковлев В.А.

Дата утверждения: 27.09.2012г

Резолюция – проставляется на входящих и внутренних документах рассматриваемых руководством в правой верхней части документа. На письмах и факсах резолюция располагается между реквизитами адресат и текст. Резолюция включает в себя фамилию исполнителя, содержание поручения, сроки исполнения, личная подпись руководителя и дата подписания

Главному бухгалтеру

Оплатить до 01.10.2012г

Подпись______________ Яковлев В.А.

Дата утверждения: 27.09.2012г

Заголовок к тексту – краткое изложение основного смысла текста составляемого документа должен граммотически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о ком?», «о чем?» или «чего?», «кого?» и не превышать двух строк.

Текст – тексты документов составляют на государственном языке РФ или на государственном языке субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило состоит из двух частей в первой части указывают причины основания цели составления документа, а во второй решения выводы просьбы предложения.

Подпись – обязателен для любого документа как служебного, так и личного в состав реквизита входят наименование должности лица подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (фамилия и инициалы), в расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

Гриф согласования – состоит из слова «согласованно», должности лица с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты.

Визы – используются для внутреннего согласования документа, и включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату.

Оттиск печати – заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих право лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми документах, а также на иных документах предусматривающих заверение подлинной подписи.