3. Умови, що впливають на ефективність роботи групи

Чому одні групи працюють ефективніше, ніж інші? На малюнку представлені основні компоненти, що визначають ефективність роботи груп.

Зовнішні умови. Для того, щоб проаналізувати поведінку людей і групі, важливо перш за все охарактеризувати організацію, частиною якої ця група є. Група як підсистема більш загальної системи — організації — визначається наступними її умовами:

• стратегією розвитку організації;

• організаційною структурою;

• формально встановленими в організації нормами і правилами;

• ресурсами, що є у розпорядженні організації;

• прийнятою системою підбору персоналу;

• виробленою в організації системою оцінки працівників і їх заохочення;

• організаційною культурою.

Стратегією розвитку організації визначаються це цілі і засоби їх досягнення. Серед них можуть бути такі, як зниження витрат на виробництво продукції, поліпшення її якості, розширення сфери збуту продукції на ринку або, навпаки, реорганізація і скорочення виробництва. Природно, що стратегія розвитку організації визначає стратегію функціонування кожної конкретної групи, що входить в це склад. Так, наприклад, в умовах передбачуваної реорганізації виробництва і підрозділах, яких вона може торкнутися, створюються потенційні джерела для виникнення і розвитку конфлікту, збільшується занепокоєння працівників з приводу майбутнього вивільнення і перерозподілу робочої сили усередині підприємства.

Кожна організація має свою організаційну структуру, яка визначає, хто і на якому рівні ухвалює рішення, хто кому доповідає про хід їх виконання, крім того, існує індивідуальна або колективна відповідальність за реалізацію поставлених завдань. Організаційною структурою звичайно визначається місце конкретного підрозділу в організаційній ієрархії, формальний лідер цього підрозділу і його взаємовідношення з іншими структурними одиницями організації.

Організації виробляють також формально встановлені правила (наприклад, правила внутрішнього трудового розпорядку), різного роду положення і розпорядження з тим, щоб стандартизувати поведінку працівників в організації. Чим більше існує формально встановлених в організації норм і правил, тим з більшою упевненістю можна вважати, що поведінка членів групи, частиною даної організації, що є, буде зумовлена цими нормами, тобто буде відносно постійним і передбаченим.

Ресурси, що є у розпорядженні організацій (працівники, гроші, сировина і матеріали, устаткування і ін.): їх достатність або обмеженість роблять істотний вплив на специфіку роботи організації і всіх її підрозділів. Так, наприклад, надлишок робочої сили, як правило, супроводжується нераціональним її використанням і зниженням ефективності роботи, тоді як дефіцит робочої сили може супроводжуватися надмірним підвищенням інтенсивності праці, браком в роботі і передчасним „зносом” робочої сили. Недолік інших ресурсів — грошей, сучасного устаткування і сировини — нерідко може супроводжуватися створенням конфліктної ситуації усередині організації (як між її підрозділами, так і усередині них), посиленням боротьби за розподіл і перерозподіл наявних обмежених ресурсів.

Прийнята в організації система підбору персоналу також істотно впливає на склад всієї організації і кожної групи окремо. Інший чинник, що визначає ефективність роботи групи, — вироблена в організації система оцінки працівників і їх заохочення. Так, ті організації, які надають особливе значення колективній роботі, враховують цей чинник при підборі персоналу. Перевага при відборі претендента на вакантне місце віддасться тому, хто уміє працювати в команді, володіє навиками групового ухвалення рішень, мистецтвом ведення переговорів і вирішення конфліктів. Дані якості можуть бути також покладені в основу системи оцінки персоналу, його просування і заохочення.

Поведінка людей в групі багато в чому визначатиметься і неписаними нормами і правилами, що склалися в організації, тобто організаційною культурою організації, до якої ця група належить. Звичайно працівники осягають організаційну культуру своєї організації через декілька місяців роботи в ній. Вони починають розуміти, як поводитися в даній організації, щоб досягти успіху і уникнути зайвих неприємностей, наскільки чесно і щиро слід поводитися в тій або іншій ситуації, де і які питання можна ставити, а де краще утриматися від недоречних питань, як прийнято одягатися в даній організації, іноді навіть на яких автомобілях прийнято їздити. Кожна група, будучи субкультурою в загальній організаційній культурі, керується її законами; разом з тим вона може виробляти на їх основі свої власні неписані норми і правила, властиві виключно даній групі.

Можливості членів групи. Ефективність роботи групи в значній мірі залежатиме від можливостей її членів. Ми розглянемо їх основні характеристики:

здібності;

особові якості.

Здібності. Успіх групи буде істотно визначатися здібностями її членів. Можливості роботи колективу не можна розглядати як просту суму можливостей кожного з його членів Разом з тим ефективність роботи групи залежатиме від того що може робити кожен її член окремо і наскільки успішно він буде це робити в групі. При цьому можуть бути відмічені наступні закономірності. Індивіди, що мають в своєму розпорядженні особливі, видатні здібності, які необхідні для вирішення групою завдань, як правило, активніше залучені робіт і вносять найбільший внесок в рішення цих задач; вони частіше стають лідерами даної групи (формальними або неформальними) і одержують найбільше задоволення, якщо їх здібності ефективно реалізуються і групі. Дана залежність підтверджується також результатами кореляційного аналізу: чим вище рівень інтелектуальних можливостей членів груп і їх здібностей, які мають безпосереднє відношення до вирішення групою завдань, тим краще результати роботи в цілому.

Особові якості членів групи також дозволяють прогнозувати успіх або, навпаки, невдачі в її роботі. Такі якості членів групи, як комунікабельність в поєднанні з незалежністю і самостійністю в роботі, як правило, приводять до високих результатів діяльності групи в цілому, тоді як владолюбство, прагнення домінувати в колективі, турбота виключно про власний успіх і вигоду окремих членів групи паралізують роботу інших і негативно позначається на результатах роботи всього | колективу.

Груповий процес. Відомо, що коли йдеться про групи, то "Один плюс один плюс один” в групі не завжди дасть в сумі три. Ефективність роботи групи багато в чому залежатиме від того, який організований груповий процес: як здійснюються обмін інформацією усередині групи, групове ухвалення рішень, управління конфліктом. Для кращого розуміння цього процесу може бути використано поняття синергетичного ефекту. Він може бути як негативним (тобто ціле будуть менше складені його частин, наприклад: 2 + 2 = 3), так і позитивним (тобто ціле будуть більше складені його частин, наприклад: 2 + 2 = 5), якщо груповий процес буде організований таким чином, що переваги колективної організації роботи перевершуватимуть такі можливі втрати, як зниження особистої відповідальності за схвалювані рішення і їх здійснення, конфлікти і т.п.

Ефективність групового процесу можна представити в наступному вигляді:

Завдання, що стоять перед групою. Істотним чинником, що визначає специфіку роботи групи і організацію групового процесу, є специфіка тих завдань, які доводиться вирішувати цій групі. При цьому особливе місце займають такі характеристики, як взаємозв'язок і складність цих завдань. Так, наприклад, при рішенні складних нестандартних задач найбільший виграш буде досягнутий в результаті обговорення різних підходів до рішення проблеми і використання ефективних методів групового ухвалення рішень. Якщо ж потрібне рішення простих рутинних задач, то необхідність обговорення альтернативних рішень відпадає, при цьому упор повинен бути зроблений, як правило, на стандартизацію і формалізацію процесу роботи. Крім того, якщо виконання завдань, поставлених перед групою, вимагає тісного взаємозв'язку і взаємозалежності учасників групового процесу, то добре налагоджений обмін інформацією і результатами роботи з'явиться необхідною умовою для успішного виконання завдання.