I Европейский департамент

Справочные данные организации. Справочные данные об организации, как правило, включают почтовый адрес, номера телефонов, телексов, адрес электронной почты. Этот реквизит присутствует только в письмах и располагается в верхнем левом углу под реквизитом «наименование организации». По своему значению он является юридическим адресом Министерства и в настоящее время имеет следующую форму: 121200, г. Москва Г - 200, Смоленская-Сенная площадь, дом 32/34.

Наименование вида документа. Этот реквизит указывает на назначение документа, определяет состав его реквизитов, содержание и структуру текста. Наименование документов всегда печатается прописными буквами, например: РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРИКАЗ, АНАЛИТИЧЕСКАЯ СПРАВКА, ЗАПИСКА. Его располагают в заголовочной части документа в центре или слева листа.

Дата документа – один из основных реквизитов документа, отсутствие которого лишает его юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, которое в нем зафиксировано.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется, как правило, одновременно с его подписанием. Регистрационный номер исходящих документов включает несколько составляющих – индекс структурного подразделения и порядковый номер документа. Например, № 50/I ед., где 50 – порядковый номер, а I ед. – «I Европейский департамент» – индекс структурного подразделения. Регистрационный номер документа помещается рядом с реквизитом «Дата».

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на ответах на ранее полученные документы. Он включает регистрационный номер и дату документа, на которой дается ответ. Помещается при обычном делопроизводстве под реквизитом «Дата». В дипломатических документах ссылка на регистрационный номер и дату документа включается непосредственно в текст документа, как правило, в его протокольную часть. Например: «Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Соединенных Штатов Америки и, ссылаясь на его ноту №… от 15 апреля 2009 г., имеет честь сообщить следующее».

Место составления документа. Во многих случаях этот реквизит входит в почтовый адрес. В дипломатических документах указание на место составления документа предшествует дате документа и помещается в его заключительной части, к примеру: «Москва, 17 мая 2008 г.» или «Лондон, 14 февраля 2010 г.».

Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит предусмотрен Федеральным законодательством об информации, имеющей секретный характер, или связанный с государственной тайной. Он проставляется в случаях, когда документ содержит секретную или конфиденциальную информацию или сведения ограниченного распространения. Первая строка реквизита содержит отметку: «Секретно», «Совершенно секретно», «ДСП» («Для служебного пользования») и номер экземпляра. Реквизит помещается в верхнем правом углу первого листа выше всех других реквизитов документа. Например: Секретно. Экз. № 1.

Адресат. Этот реквизит проставляется на всех исходящих документах. Его наиболее полная форма состоит из следующих частей: наименование организации, учреждения, структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности адресата (в дательном падеже); почтовый адрес.

На документах, направляемых в правительственные учреждения, как правило через фельдъегерскую связь, почтовый адрес не проставляется. Во внутригосударственной межведомственной переписке данный реквизит располагается в правой верхней части первого листа документа.

Гриф утверждения документа. Этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами с кавычками), указания должности утверждающего документ лица, его подписи и даты утверждения. Реквизит располагается в левом верхнем углу первого листа документа следующим образом:

«УТВЕРЖДАЮ»

Министр иностранных дел

Российской Федерации

­­­________________ С. Лавров

«­­_____» ­­­_______­­____ 2009 г.

(подпись)

«_____» ___________ 2008 года

Резолюция. Место резолюции – левый верхний угол документа. Она пишется от руки соответствующим должностным лицом и включает фамилию (или фамилии) исполнителя, содержание возможного поручения, сроки исполнения, подпись и дату. Резолюция может оформляться и на отдельном листе меньшего формата, который прикрепляется к документу.

Заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен отражать суть и содержание документа, его характер. В некоторых документах он может опускаться и оформляется иной раз в кратких сопроводительных письмах. Заголовок помещается после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Отметка о контроле. Реквизит, содержащий отметку о контроле, принято оформлять буквой «К», словом или специальным штампом «Контроль». Отметка о контроле, как правило, делается на левом поле документа в верхней его части.

Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложение, упомянутое в самом тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: упомянутое на 10 л., в 2-х экз. Если приложение в тексте не названо, то желательно указать его наименование, количество листов и количество экземпляров.

Подпись. Подпись – обязательный реквизит любого документа, относящегося к внутригосударственному служебному делопроизводству. Однако в дипломатической переписке, например, при направлении вербальной ноты или памятной записки, подпись не ставится. Реквизит «Подпись» предусматривает указание должности и расшифровку подписи. Однако если документ составлен на официальном или именном бланке, то фамилия должностного лица, поставившего подпись, не расшифровывается. Реквизит «Подпись» ставится после текста документа и реквизита «Приложение».

Если документ подписывается, то подпись ставится как правило на первом экземпляре. При подписании документа лицами равного должностного уровня их подписи ставятся в один ряд. Если документ подписывают должностные лица разных уровней, то их подписи размещаются одна под другой в соответствии занимаемым должностям.

Гриф согласования документа. Согласование может быть внешним и внутренним. В первом в тексте документа указывается согласование содержания документа с должностным лицом или коллегиальным органом учреждения или его органа, не являющихся авторами документа. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования организации и фамилии должностного лица (как правило, не ниже заместителя руководителя министерства или ведомства).

Внутреннее согласование предусматривает визирование документа должностными лицами (или лицом) данного учреждения. Виза означает согласие (или несогласие) конкретного должностного лица с содержанием документа и включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату. В ряде случаев указывается также должность визирующего.

Визы проставляются на последнем листе подлинника документов, а на исходящих документах – на последнем листе того экземпляра, который остается в учреждении и подшивается в дело. Внутреннее визирование документов как правило осуществляется в следующей последовательности: составитель документа; руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ; должностные лица других структурных подразделений; заместитель руководителя учреждения, курирующий данное направление или структурное подразделение. При необходимости документ также согласовывается с руководством финансовой или юридической служб.

Печать. Наиболее важные исходящие документы, перечень которых определяется специальной инструкцией, удостоверяются печатью. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица, либо содержания самого документа в тех случаях, когда подпись не ставится (например, на вербальных нотах министерства или посольств).

Различаются гербовые печати и печати конкретных организаций. На официальных документах министерства и на дипломатических документах ставятся только гербовые печати.

Печать размещается в нижней части последнего листа документа таким образом, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ или название места составления документа и его даты (в вербальных нотах).

Отметка об исполнителе ставится только на документах, относящихся к межведомственной или внутриминистерской переписке. Она располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Эта отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело. Отметка «В дело» иногда сопровождается краткими сведениями о ходе исполнения документа и номером досье или дела, в котором будет храниться, а также подписью исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором был исполнен документ и датой его списания в дело.

Отметка о поступлении документа. Этот реквизит включает наименование организации, его структурного подразделения, посольства, в которые поступил документ, дату поступления документа (при необходимости также часы и минуты) и его входящий регистрационный номер. В ряде случаев на документе делается отметка для его автоматического поиска, которая включает имя файла, код оператора и другие поисковые данные, установленные в организации.

Отметка о заверении копии. В случае необходимости заверения соответствия копии документа подлиннику и для придания ей юридической силы делается надпись «Верно». Она включает личную подпись лица, заверившего копию и ее расшифровку. При пересылке копии документа в другую организацию она удостоверяется печатью.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, как правило, составляются на специальных бланках. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. 30-97 установлены два основных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (147х210 мм). Допускается также использование иных форматов (А3 и А6).

Бланки, воспроизводящие постоянную информацию, изготовляются типографским способом или вводятся в память компьютера и автоматически выводятся при распечатке документов.

В центральном аппарате МИД, в дипломатических и консульских представительствах за рубежом в основном используются три вида бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа (например, бланк приказа). Набор реквизитов общего бланка министерства включает герб; официальное наименование министерства; наименование структурного подразделения министерства (к примеру, I Европейский департамент); наименование вида документа; дату; номер (индекс документа); место составления документа [8. С. 423–429].

Рассмотрим, из каких этапов состоит движение документов в системе дипломатической службы Российской Федерации.

Порядок прохождения дипломатических и служебных документов (иначе, документооборот) в системе Министерства иностранных дел предусматривает целый ряд этапов: а) прием, первичная обработка и разметка; б) регистрация и рассмотрение документов на уровне руководителя соответствующего структурного подразделения; в) направление документа исполнителю; г) исполнение документа и контроль за его исполнением; д) списание в дело исполненных документов для хранения с последующей передачей в архив. При регистрации документов на них ставится особый регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступающего документа, дату поступления, количество листов документа.

Нумерация писем, телеграмм, факсов, других входящих и исходящих документов ведется, как правило, в пределах календарного года арабскими цифрами.

Предварительное рассмотрение входящих документов включает также распределение всех документов на два основных потока: для доклада руководству министерства и на рассмотрение непосредственно в заинтересованные структурные подразделения министерства без резолюции руководства.

Все документы, составляющие документационное обеспечение дипломатической службы, подлежат особой систематизации, обеспечивающей их сохранность и оперативный поиск. Документы как правило группируются в отдельные дела по следующим принципиальным признакам:

– номинативный (по разновидности документов): вербальные и личные ноты, справки и т.п.;

– авторский (по авторам документов дела): документы Коллегии министерства, министра, заместителей министра, начальников департаментов и т.д.;

– корреспондентский (по названию корреспондента): примером может служить переписка с посольствами стран, входящими в ведение того или иного территориального департамента;

– предметно-вопросный (группируются документы по одному конкретному вопросу): к примеру, переписка с Министерством культуры Российской Федерации о создании Российского культурного центра в столице одного из иностранных государств;

– хронологический: годовые отчеты, квартальные политические письма, поступающие из посольств.

Важным элементом систематизации и учета документов является номенклатура дел. Она служит основой для составления отдельных описей дел постоянного и временного хранения. Форма номенклатуры включает тематический индекс каждого отдельного дела, который присваивается всем однородным делам, формируемым в различных структурных подразделениях министерства и в его загранучреждениях.

Система контроля исполнения, принятая в МИД России, направлена на обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и заданий, в том числе со стороны высшего политического руководства страны, а также на проверку исполнения служебных документов. В основу всей контрольной деятельности в министерстве положен принцип непрерывного текущего или оперативного контроля, который по общепринятому мнению является наиболее эффективным видом контроля [7. С. 252].

Главным структурным подразделением министерства, в функции которого входит организация и проведение контрольной деятельности на постоянной основе, является Генеральный секретариат. В его состав входит целый ряд специализированных отделов: отдел документационного обеспечения; отдел коллегии и контроля; отдел координации; отдел информационного обеспечения загранпредставительств; отдел по работе с письмами и личными обращениями; личная канцелярия министра; несекретная канцелярия; секретная канцелярия; центральное машбюро.

Каждый из указанных отделов укомплектован соответствующим составом специалистов. Многие прошли специальную подготовку по вопросам машинописи и стенографии, компьютерной обработки документов, информационным технологиям, архивному делу и особенностям ведения секретного делопроизводства.

Все документы, которые связаны с исполнением конкретных поручений, учитываются в особом журнале и в карточке контроля. В них фиксируется дата, регистрационный номер, вид и краткое содержание документа или поручения, срок исполнения, фамилия исполнителя, отметка об исполнении.

Служебные документы снимаются с контроля после полного решения поставленных в них вопросов. Отметка об исполнении делается как на самом документе, так и в журнале и карточке контроля [8. С. 429–431].

Остановимся на характеристике дипломатической документации и дипломатической переписки.

Дипломатическая документация или, иначе, документирование – это запись политической и дипломатической информации на различных носителях по установленным правилам в целях ее последующего использования. Различаются две основные категории таких документов – носителей информации: а) официальные документы, посредством которых осуществляются письменные сношения между государствами и другими субъектами международных отношений и б) внутренние документы, обеспечивающие деятельность органов государственной власти, различных ведомств, организаций и учреждений в сфере внешней политики.

Дипломатическая документация является неотъемлемой и важнейшей частью дипломатии как основного инструмента внешней политики государства. Любой дипломатический документ, таким образом, это прежде всего «государственная бумага». По официальному дипломатическому документу судят в первую очередь не только о внешней политике государства, но и о профессионализме дипломатической службы, слаженности и выучке государственного аппарата в целом.

Дипломатическая переписка ведется между суверенными государствами, другими полноправными субъектами международного права и их полномочными представителями. Она требует строгого учета правового равенства партнеров, взаимного уважения и корректности. Именно эти принципы определяют конструктивность международных отношений, регулярное и содержательно насыщенное многостороннее общение суверенных государств, высокую эффективность дипломатии.

Официальную переписку на дипломатическом уровне от обычного служебного делопроизводства отличает соблюдение целого ряда норм международно-правового характера, протокольных требований, а также устоявшихся обычаев и традиций. Отступление от общепринятых в дипломатической переписке норм, а тем более их игнорирование, могут быть восприняты не только как свидетельство низкой культуры делопроизводства, но и как проявление неуважения к стране-адресату.

Дипломатические документы могут отличаться друг от друга своим содержанием, назначением и протокольными особенностями. На их стиле сказываются традиции, языковые, исторические и культурные особенности отдельных стран. Однако с точки зрения формального построения, того, что называют архитектурой документа, все они следуют традиционной схеме. Включают целый ряд элементов (реквизитов), которые имеют постоянный, неизменный характер. Остановимся на некоторых из них.

Обращение. Оно указывает на должность или официальный титул адресата. Например: Уважаемый господин Президент, Уважаемый господин Министр, Уважаемый господин Посол или Посланник. В обращении может также присутствовать почетный титул (титулование) адресата. К примеру: Ваше превосходительство господин Посол.

При обращении к духовным лицам употребляются следующие формы: к папе Римскому и патриархам: Ваше Святейшество; к митрополитам: Ваше Высокопреосвященство; к кардиналам: Ваше Высокопреосвященство господин кардинал; к архиепископам и епископам: Ваше Преосвященство (в англоязычных странах к архиепископу: Ваша светлость и к епископу Ваша милость); к духовным лицам и священникам без указания официального титула: монсиньор или (англоязычных странах) Ваше преподобие.

Комплименты. Это выражения вежливости, которыми начинается и/или завершается письмо, послание, нота или любой другой документ. Комплименты могут меняться в зависимости от характера переписки. Они, к примеру, могут быть следующими: в начале послания, личной ноты или письма полуофициального характера, направленном главе государства, правительства, председателю парламента, министру иностранных дел, послам или другим должностным лицам равного им положения или ранга: имею честь; в завершение: прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем самом высоком к Вам уважении. В отношении заместителей министра, директоров департаментов, если у них нет личного ранга посла, временных поверенных в делах, посланников, советников посланников, генеральных консулов и других лиц равного им положения применяется комплимент в форме: в моем высоком уважении.

В случаях межправительственной переписки используется следующий комплимент: «Правительство Российской Федерации свидетельствует свое уважение». В личной переписке полуофициального характера могут использоваться и такие формы комплиментов как: «С глубоким уважением», «С уважением», «Искренне Ваш».

Основное предметное содержание документа. Оно состоит из смыслового ядра, включающего фактическое содержание и аргументационную часть.

Подпись. Личная подпись удостоверяет документ, следует сразу же после заключительного комплимента. Подпись должна быть разборчива. Если письмо составлено на официальном или именном бланке, то фамилия лица, поставившего свою подпись обычно не печатается.

Кардинальные сдвиги, произошедшие в современной дипломатии, утверждение в ней открытости и гласности, демократизация ее методов, возрастание роли международных организаций лишь отчасти сказались на традиционных формах дипломатической переписки. Но вот протокольные формулы – правила, традиции и условности, принятые при составлении документов международного характера практически не изменились [8. С. 432–434].

Как и прежде к числу важнейших документов дипломатической переписки относятся:

– ноты (вербальные и личные);

– памятные записки;

– меморандумы;

– заявления, послания и письма на уровне государственного руководства (глав государств и правительств, руководителей внешнеполитических ведомств);

– полуофициальная переписка (личные письма полуофициального характера).

Нотная переписка по традиции остается наиболее распространенной формой официальных сношений между дипломатическими представительствами и дипломатическими ведомствами в стране пребывания. Их тематика охватывает самый широкий круг проблем, относящихся к взаимоотношениям государств.

Вербальная нота. Специфика вербальной ноты состоит в том, что она исходит непосредственно от Министерства иностранных дел или загранпредставительства. Текст составляется в третьем лице и не подписывается, что, как считается, дополнительно подчеркивает ее официальный характер.

Текст вербальной ноты печатается на специальном нотном бланке, изготовленном типографским способом. На вербальной ноте проставляется порядковый номер, дата, указывается отправитель и место отсылки. Вербальная нота во всех случаях скрепляется гербовой печатью соответствующего учреждения – министерства или посольства.

Обычная начальная формула вербальной ноты выглядит следующим образом: «Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству (следует полное название страны) и имеет честь сообщить ему (далее идет текст)». Завершается вербальная нота традиционным комплиментом: «Министерство (или Посольство) пользуется этим случаем, чтобы вновь засвидетельствовать свое уважение Посольству». Заключительный комплимент ноты, если в ней содержится какая-либо просьба, носит следующую форму: «Министерство заранее благодарит Посольство за удовлетворение настоящей просьбы».

Адрес во всех случаях печатается в нижнем левом углу первой страницы вербальной ноты. Этот же адрес печатается и на конверте, в котором отправляется вербальная нота.

Личная нота. Этот документ адресуется конкретному лицу и пишется в первом лице от имени подписавшего ноту. Личные ноты направляются государственным деятелям, иным должностным лицам страны пребывания, коллегам по дипломатическому корпусу, в том числе по различным вопросам протокольного характера. По оформлению личное послание и личная нота, кроме обращения в первом лице, сходны с вербальной нотой: они печатаются на нотном бланке на специальной бумаге с государственным гербом Российской Федерации, вытесненным на первой странице послания или ноты. В правый верхний угол выносится название города и дата отправления (число, месяц, и год). Под текстом личного послания или ноты следует личная подпись лица, которое направляет послание. Печатать фамилию и должность подписывающего послание не принято. Печать на личной ноте не ставится. На подлиннике личной ноты исходящий номер не проставляется.

Наиболее распространенными формами обращения, принятыми в личных нотах, являются: «Уважаемый господин Министр», «Господин Посол», «Ваше Превосходительство». Комплимент, которым заканчивается текст личной ноты, как правило, выглядит следующим образом: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем самом высоком к вам уважении».

В послании и в личной ноте адрес пишется в левом нижнем углу первой страницы независимо от числа страниц текста. Адрес состоит из титулования, затем из имени и фамилии, полной официальной должности этого лица, полного официального (по конституции) названия страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота или письмо.

Памятная записка. Ее цель подчеркнуть важность сделанного заявления или обращения с просьбой, предупредить возможность неправильного толкования или неправильного понимания изложенного устно. Памятная записка, как правило, не посылается адресату, а вручается лично в ходе беседы.

В отличие от вербальной или личной ноты памятная записка не скрепляется печатью и не имеет порядкового номера. Ее оформление ограничивается указанием даты и места отсылки. По внешнему виду памятная нота представляет собой обычный (не гербовый) лист бумаги, на котором изложен соответствующий текст.

Текст памятной записки составляется в безличной форме: «доводится до сведения», «обращается внимание», «сообщается», «возбуждается просьба» и т.д. Она не содержит ни обращения, ни заключительного комплимента, однако в большинстве случаев тексту предшествует надпись: «Памятная записка».

Меморандум. Это документ, детально излагающий ту или иную проблему принципиальной важности и имеющий своей целью проведение дальнейших как правило межгосударственных переговоров. Меморандум оформляется как памятная записка, вручается лично или пересылается с нотой. В последнем случае меморандум печатается не на простой, а на нотной бумаге [5. С. 80–82].

Международный договор. Отдельной отраслью работы с дипломатической документацией является подготовка текстов международных договоров. Оформление договорных текстов во многом зависит от характера содержания договора и от видовой классификации.

Договоры могут быть политическими, экономическими, научно-техническими, по культурным или правовым вопросам и т.д. Бывают двусторонними или многосторонними. В соответствии с федеральным законом «О международных договорах Российской Федерации» международные договоры, заключаемые Россией, подразделяются на межгосударственные, межправительственные и межведомственные. При их составлении используется специальная терминология и договорные понятия: «участник», «третье государство», «стороны в договоре» и т.д.

Международные договоры могут иметь самые различные наименования: соглашения, конвенции, трактаты, пакты, протоколы, акты, заявления, статуты, хартии, коммюнике и т.д. По структуре, независимо от их наименования и классификации, договор состоит из следующих элементов: названия, преамбулы, основной и заключительной частей, подписей сторон. Основная часть договора делится на статьи и разделы, которые в ряде случаев могут иметь собственные наименования. Подписи представителей государств под двусторонним документом располагаются друг против друга или одна под другой.

Заключительная часть договора содержит условия его вступления в силу и прекращения действия, указание об аутентичности (подлинности) текстов на языках, на которых составлен договор.

Тексты договоров печатаются на особой договорной бумаге, прошнуровываются специальной тесьмой национальных цветов соответствующего государства и скрепляются сургучной печатью с гербовым оттиском.

Международные договоры могут иметь приложение в виде протоколов, правил, обменных писем и др. Согласно международной практике в экземпляре договора, предназначенном для данного государства – участника договора, название этого государства, подписи его уполномоченных, а также текст договора на языке этого государства ставится на первое место.

На экземпляре другого государства все эти атрибуты ставятся соответственно на второе место. Такого рода практика называется альтернатом (чередованием). В этом случае заключительная часть договора приобретает следующую форму:

«Совершено в Москве, 17 июня 2009 г. в двух экземплярах, каждый на русском и (указывается язык другого участника договора), причем оба текста имеют одинаковую силу». В заключительной части содержится также указание о сроке действия договора. К примеру: «Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания». Или «Договор заключен на неопределенный срок и остается в силе до тех пор, пока не будет денонсирован одной из Договаривающихся сторон». В этом случае договор прекращает свое действие через шесть (к примеру) месяцев после заявления о денонсации. Возможна и другая формула: «Настоящий договор вступает в силу на тридцатый день после обмена ратификационными грамотами и будет оставаться в силе до тех пор, пока одна из Высоких Договаривающихся Сторон не денонсирует его, предварительно уведомив об этом за один год».

Делопроизводство внешнеполитического характера включает также документы, которые составляются в дипломатических и консульских учреждениях, а также в представительствах при международных организациях и которые предназначаются для внутреннего пользования.

Среди них наиболее важными являются годовые политические отчеты, квартальные политические письма, шифртелеграммы. Кроме того, к документам внутреннего дипломатического делопроизводства относятся информационно-справочные материалы; политические характеристики политических, общественных деятелей страны пребывания, представителей делового мира, культуры, дипломатии: обзоры печати, касающиеся конкретного события в политической жизни страны пребывания или в двусторонних отношениях; записи бесед руководителей загранучреждений и других дипломатических сотрудников; консульские статистические отчеты и переписка по консульским вопросам.

Свои особенности имеются и в документационном оформлении бесед и переговоров. С точки зрения документационного оформления дипломатических бесед все их разновидности можно свести к двум основным видам: а) индивидуальные рабочие беседы с изложением сведений, представляющих конкретный информационный интерес и б) развернутые беседы. Последние касаются бесед на высшем и высоком уровне или в ходе официальных переводов, которые зачастую приближаются к стенографическим записям.

Оформление индивидуальной беседы состоит из следующих элементов: авторская принадлежность, заголовок, подпись и разметка. Авторская принадлежность выражается в виде надписи в верхнем левом углу первой страницы текста: «Из дневника Иванова И.И.». При этом должностное положение автора беседы не указывается. В заголовке, напротив, обязательно должно присутствовать упоминание о должности автора беседы и должностном или официальном положении его собеседника. В конце беседы указывается должность, фамилия, личная подпись.

Если в беседе на переговорах участвовало несколько человек, то этот факт также отмечается в заключительном абзаце записи. Примером такой отметки может быть следующий: «В беседе участвовали (или на беседе присутствовали) с российской стороны …; с итальянской стороны …».

Оформление развернутых бесед или переговоров, особенно на высоком уровне (глава государства, правительства, министр иностранных дел и т.п.), имеет свою специфику. Упоминание о дневниковом характере записи опускается, а само заглавие беседы приобретает вид: «Запись основного содержания беседы Президента Российской Федерации Д.А. Медведева с Президентом Франции Н. Саркози. Дата». При этом подпись высокого должностного лица не ставится, однако в заключительной части записи упоминается фамилия сотрудника (иногда с указанием его должности), который записал или переводил и записал беседу.

Конкретные приемы подготовки к беседам и переговорам, особенности их проведения в значительной степени зависят от видов дипломатических бесед, их уровня, содержания, характера собеседников, места проведения, а также многих других причин [8. С. 438–442].

Высокий профессионализм, компетентность и навыки в работе с дипломатическими и другими служебными документами во все времена были отличительной чертой человека, посвятившего себя дипломатической службе. Современная дипломатия, будучи в конечном счете, сложной управленческой системой, диктует новые, гораздо более жесткие требования к дипломатическим документам, их структуре, характеру изложения материала, подбору информационных источников, выводам и рекомендациям. Сегодня на первый план выходят такие черты дипломатических документов как убедительность, своевременность и доступность. В немалой степени эти цели достигаются посредством грамотной и эффективной дипломатической службы, постоянным контролем за накоплением, обработкой, хранением и эффективным использованием информации.