5.5. Документационное обеспечение дипслужбы.

Дипломатическая служба во многом искусство и умение работать с документами. Еще во времена европейского средневековья считалось, что каждый человек, посвятивший себя дипломатии, должен обладать, по крайней мере, тремя профессиональными качествами: хорошо говорить, хорошо писать и хорошо знать римское право. Даже понятия «дипломатия», «дипломат» связаны с французским термином «diplomas» – официальный документ (акт, хартия), исходящий от верховной власти. В свою очередь это слово через латынь восходит к древнегреческому названию сложенного вдвое листа пергамента.

Об огромной значимости делопроизводства в системе международных отношений свидетельствует и тот факт, что в Венской Конвенции о дипломатических сношениях 1961 г. (ст. 24) и Венской Конвенции о консульских сношениях 1963 г. (ст. 33) специально зафиксировано, что документы диппредставительств и консульств неприкосновенны в любое время и независимо от их местонахождения. В обязанности государства пребывания входит задача обеспечить недоступность к текущим и архивным документам представительств иностранных государств со стороны своих законодательных, исполнительных и судебных органов, а также обезопасить их от посягательств в любой форме со стороны частных лиц. Если архивы и документы в случае их потери, кражи, и т.п., окажутся в распоряжении властей государства пребывания, то последние без промедления должны возвратить их законному собственнику.

В России национальная школа дипломатического документирования начала складываться при Иване III одновременно со становлением самостоятельной дипломатической службы. Тогда же определились основные разновидности русских дипломатических документов: «листовые письма» – грамоты, «статейные списки» и «столбцы», – политические отчеты и информационные посольские книги, «отпуска» – грамоты главам иностранных государств, «титулярники», «верющие (верительные) грамоты».

Рассмотрим организацию документационного обеспечения дипломатической службы.

Дипломатическое делопроизводство представляет собой систему документационного обеспечения дипломатической службы, организацию работы с дипломатическими и служебными документами в системе Министерства иностранных дел. При этом надо иметь в виду, что дипломатическое делопроизводство отнюдь не ограничивается формально-бюрократическим составлением официальных международных документов или дипломатической перепиской – этой совокупности различных видов официальной корреспонденции и документации дипломатического характера, посредством которой осуществляются официальные сношения между субъектами международных отношений.

Дипломатическая переписка, как и во все времена, остается важнейшим элементом дипломатической деятельности. Понятие документационного обеспечения дипломатической службы гораздо шире. Это прежде всего система получения и обработки информации, доведение ее до политического руководства страны и использование в целях управления внешнеполитическими процессами.

В этом смысле документационное обеспечение дипломатической деятельности выступает как один из важнейших инструментов осуществления внешней политики государства. Ее организационное построение призвано создать максимально благоприятные информационные условия для принятия оптимальных внешне- и внутриполитических решений, реализации конкретных дипломатических инициатив.

С учетом исторически сложившейся в Российской Федерации практики общую систему делопроизводства внешнеполитического характера можно разделить на следующие разделы:

– документационное обеспечение внешнеполитической деятельности главы государства: встречи в верхах, обмены посланиями и письмами, беседы по телефону, направление специальных представителей и другие внешнеполитические мероприятия на высшем уровне;

– документационное обеспечение подготовки и заключения двусторонних и многосторонних международных договоров и соглашений, регламентирующих широкий круг вопросов межгосударственных отношений;

– дипломатическая переписка, в которую входит документационный обмен Министерства иностранных дел с аккредитованными в стране посольствами и миссиями. Переписка посольств и миссий с Министерством иностранных дел, другими ведомствами и частными лицами страны пребывания, а также с дипломатическим корпусом в этой стране;

– делопроизводство постоянных представительств государства за границей, осуществляемое посольствами, представительствами, консульствами и другими миссиями, поддержание через них на регулярной основе контактов с властями и дипломатическим ведомством страны пребывания;

– официальная переписка центральных министерств и ведомств Российской Федерации с министерствами и ведомствами других стран в пределах предоставленных им полномочий и др.

Важной стороной дипломатического делопроизводства и документирования является непосредственная организация работы с документами: регистрация, учет и прохождение дипломатических и служебных документов в рамках единой системы делопроизводства МИД России, в структурных подразделениях министерства и в заграничных учреждениях; контроль и организация исполнения документов и поручений; систематизация документов, составление номенклатуры дел и их формирование; машинопись и копировально-множительные работы; подготовка для передачи дел в архив [4. С. 81–82].

Система дипломатического документирования носит строго официальный характер, что предусматривает точное следование утвержденным формам документов, обязательное удостоверение всех документов в установленном порядке и в точном соответствии с должностными инструкциями. Не случайно дипломатический документ рассматривается как один из основных элементов дипломатической переписки. Его формы: послания, личные и вербальные ноты, памятные записки, меморандумы, заявления, а также личные письма, которыми обмениваются официальные лица по вопросам, относящимся к международным отношениям.

Документы в целом должны отвечать ряду важнейших требований. Прежде всего это: достоверность, целенаправленность, убедительность, своевременность, доступность, лаконичность, обращенность в будущее.

В зависимости от источника поступления документы бывают: а) входящие, б) исходящие и в) внутренние. К входящим относятся только те документы, которые поступают во внешнеполитическое ведомство, его структурные подразделения и в загранучреждение извне. Исходящие отправляются по внешним адресам. Внутренние документы – приказы, распоряжения, переписка между департаментами и другими структурными учреждениями, служебные записки, внутренние информационные документы предназначаются для внутреннего пользования и носят, как правило, директивный, информационный и организационно-управленческий характер.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет) хранения. Сроки хранения документов утверждаются перечнями, составленными Государственной архивной службой России, а также внутриведомственными инструкциями МИД России.

По критериям же гласности и доступности документы подразделяются на секретные, для служебного пользования и обычные.

Секретность в делопроизводстве не противоречит демократическим принципам государственной службы. Скорее наоборот, режим секретности обеспечивает необходимый уровень эффективности государственного управления, означает не закрытость государства, а всего лишь сохранение в тайне тех сведений государственного и служебного характера, которые могут быть использованы в ущерб интересам государства.

В зависимости от важности, ценности и ведомственной принадлежности сведений тайна подразделяется на государственную и служебную.

Государственная тайна охватывает сведения, касающиеся деятельности государства в военной, внутри- и внешнеполитической, экономической, разведывательной и оперативно-разыскной областях, распространение которых может нанести серьезный ущерб безопасности Российской Федерации.

Служебная тайна – охраняемая государством в любой области политики, управления, науки, техники, производства информация, разглашение которой может нанести ущерб интересам государства, отдельного ведомства или частного лица.

Порядок и условия обеспечения сохранения в тайне сведений, носящих секретный характер и не подлежащих оглашению, в своей совокупности составляют режим секретности. Такой режим, в частности, предусматривает специальный порядок подготовки, размножения, учета, хранения и уничтожения секретных документов.

Федеральным законом Российской Федерации «О государственной тайне» установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, а также соответствующие грифы секретности: «Совершенно секретно. Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно».

На дипломатической службе особенно важна персональная ответственность за сохранение доверенных секретов. Служащий должен знать только те секретные сведения, которые нужны ему для выполнения непосредственных служебных функций. Сотрудники дипломатической службы допускаются к работе с секретными документами только после получения соответствующего допуска, после тщательного изучения ими требований инструкций и других нормативных документов по секретному делопроизводству [8. С. 418–422].

Рассмотрим, как осуществляется составление и оформление документов в системе дипломатической службы.

Требования к составлению и оформлению официальных документов в учреждениях дипломатической службы, как центральных, так и зарубежных, определяются государственными стандартами, общими для всей государственной системы Российской Федерации.

В настоящее время действует стандарт (ГОСТ Р 6. 30–97 в редакции от 21.01.2000 г.), который устанавливает обязательные для всех видов и разновидностей официальных документов требования в части:

– состава реквизитов документов;

– оформления реквизитов документов;

– бланков и оформления документов;

– изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

В настоящее время полный формуляр-схема построения такого документа, т.е. его графическая модель включает в себя следующие основные реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации изображение Государственного Герба помещается на бланках распорядительных документов министерств, ведомств, других органов власти (органов суда, прокуратуры, арбитража, внешних органов управления и др.) – постановлений, распоряжений, приказов, писем.

Изображение Государственного Герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа – в центре в левом углу, например:

Герб

Министерство иностранных дел

Герб

Посольство

Российской Федерации

Код формы документа. Проставляется только на унифицированных документах, форма которых предусмотрена общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации. В этом реквизите указывается официальное наименование организации, от которой исходит документ: Министерство иностранных дел Российской Федерации или сокращенно: МИД России.

Если автором документа является структурное подразделение министерства, то его наименование располагается ниже наименования министерства:

Министерство иностранных дел

Российской Федерации (МИД России)