Тема 14

РЕВІЗІЯ В УМОВАХ ЗАСТОСУВАННЯ КОМП'ЮТЕРНИХ СИСТЕМ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Застосування комп'ютерних програм бухгалтерського обліку вимагає удосконалення методики контролю та розробки програм ревізії фінансово-господарської діяльності підприємств. Для цього сучасна комп'ютерна техніка має великі можливості, за її допомогою насам­перед можна виконувати розрахунки та інші логічні кроки за три­валі періоди часу і без помилок.

Проте не слід забувати, що комп'ютери не можуть мислити чи проникати в суть проблеми, що немаловажно для компетентного кон­тролю. Бази даних містять повну інформацію про результати діяль­ності але в них не міститься інформації про облікову політику чи принципи обліку підприємства, немає різноманітних пояснень до звітів тощо. Також не завжди є можливість зіставити дані звітного періоду з відповідними даними інших періодів. Останні найчастіше недоступні, їх бази даних архівуються.

При використанні облікових програм підприємство самостійно вно­сить зміни та обирає внутрішню систему кодування інформації, без якої неможливо правильно вирішити питання стандартизації інформації, ско­рочення обсягів початкових даних, підвищення рівня оперативності об­робки інформації та компактності видачі облікових регістрів. Тому бух­галтерська служба підприємства залежно від інформаційних потреб та їх обсягу визначає необхідну для підприємства структуру побудови кодів, що ускладнює (через можливу невідповідність систем таких кодувань) роботу ревізора під час здійснення зустрічних перевірок.

При веденні автоматизованого обліку бухгалтерська служба має мож­ливість швидко обробляти потрібну інформацію та одержувати проміжні результати діяльності, необхідні для потреб управління. Таку ж мож­ливість має ревізор, який здійснює відповідну перевірку підприємства.

При цьому ведення автоматизованого обліку в більшості випадків само собою виключає неправильне рознесення первинних даних на об­лікові регістри, оскільки коректність бухгалтерських записів контролюється програмою при введенні первинної документації в ПЕОМ. Зникає також можливість допущення помилки при підведенні підсумків (оборотів) та виведенні кінцевих результатів діяльності. Помилки можуть виникати лише у випадках, коли неправильно визначається економічна суть господарських операцій. Тому під час перевірки фінансово-господарської діяль­ності підприємства ревізор повинен спочатку вивчити його облікову по­літику і з'ясувати, чи правильно працівники бухгалтерської служби здійсню­ють "визнання" тієї чи іншої господарської операції.

Комп'ютери зберігають величезні масиви даних і забезпечують доступ до них, виконують математичну обробку даних, здійснюють відбір даних згідно з встановленими критеріями, своєчасно оновлю­ють і модифікують дані. Завдяки цьому їх використовують як засіб дослідження при визначенні характеристик і встановленні взаємоза-лежностей між різними даними. Комп'ютер також використовується для аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства.

Так, використання комплексної програми, наприклад "1С: Підприємство", дає змогу вести:

— бухгалтерський облік відповідно до законодавства України та національних П(С)БО;

— оперативний облік наявності та руху запасів, стану взаємороз-рахунків з контрагентами;

— облік руху працівників підприємства, реєстрацію кадрових змін та розрахунок заробітної плати;

— податковий облік відповідно до податкового законодавства України.

Програма "1С: Підприємство" забезпечує одночасну роботу праців­ників різних підрозділів підприємства: бухгалтерії, складу, відділу кадрів та інших, кожен з яких має доступ лише до своєї бази даних. Зведена інформація та загальна база даних доступні лише головному бухгалте­ру. Така побудова програми позбавляє можливості вносити необгрунто­вані зміни на місцях та дає змогу здійснювати централізований поточ­ний контроль. Ревізор у свою чергу може перевірити діяльність підпри­ємства за підрозділами, що дає йому нагоду вивчити детальніше систему обліку на підприємстві та глибше перевірити кожну ділянку роботи бухгалтерської служби без одночасної обробки великого обсягу інфор­мації. Також подібна конфігурація дає можливість отримувати інформа­цію для потреб управлінського та фінансового обліку. Завдяки цьому ревізор має можливість обстежувати операції, що відбуваються на низо­вих ланках управління, тобто перевіряти законність складання первин­них записів, їх достовірність і точність. Особливу увагу ревізор приділяє зіставленню даних первинних документів з машинними носіями інфор­мації, а також перевірці процесу автоматизованої реєстрації первинної інформації. При цьому ревізор перевіряє повноту вхідної інформації шляхом перегляду змісту інформаційної бази даних.

Наступним кроком перевірки є визначення відповідності норма­тивно-довідкової інформації. У подальшому ревізор перевіряє по­слідовність обробки даних з метою встановлення повноти надходження інформації з відповідних ділянок, чи дані вхідної інформації відпові­дають даним вихідної інформації, що дає змогу здійснювати ув'язку інформації.

При перевірці вихідної інформації аналізується достовірність роз­рахунків, зіставляються підсумки та визначається їх відповідність бухгалтерським проведенням. Задля цього ревізор повинен проаналі­зувати законність складання кожної бухгалтерської проводки, більшість з яких формуються у Довіднику бухгалтерських проводок.

Далі здійснюється контроль за використанням вихідної інформації, її юридичної повноцінності та відповідності програмних даних даним вихідних документів і регістрів обліку, що відповідає потребам управлін­ського та фінансового обліку. Особливо важливо перевірити, чи всі дані враховані при їх зведені на рахунках бухгалтерського обліку.

Значне місце при здійсненні контролю займає робота ревізора із залишками на рахунках, насамперед наявними запасами. Ревізор тут контролює порядок ведення аналітичного обліку та оцінювання запасів при їх надходженні, вибутті й на дату балансу відповідно до П(С)БО.

Заключним етапом роботи ревізора є перевірка звітних даних із дани­ми, які відображені у звітних документах, з метою ув'язки показників форм фінансової, податкової і статистичної звітності та проведення аналі­зу фінансово-господарської діяльності. При цьому вказуються причини неув'язок, якщо вони є, та резерви і фінансові прогнози майбутньої діяль­ності підприємства, що дуже важливо для фінансового обліку, оскільки його інформація використовується насамперед зовнішніми споживачами.

Таку саму можливість і в такій самій послідовності має ревізор при використанні інших бухгалтерських або спеціально розроблених ревізійних програм.

Отже, на якість прийняття відповідних рішень у контрольному процесі та підвищення інформаційного забезпечення впливають:

— збільшення кількості факторів, які масово враховуються ревізором під час дослідження об'єкта залежно від виду (видів) його діяльності;

— поглиблення аналізу господарських процесів, що визначають­ся ревізором;

— підвищення обґрунтованості висновків завдяки застосуванню економіко-математичних методів і модульних досліджень;

— чітке і обґрунтоване формування висновків ревізора, складо­вою яких є насамперед фінансове прогнозування майбутньої діяль­ності підприємства.

Це може забезпечуватися впровадженням нових комп'ютерних технологій обробки інформації та здійсненням контролю безпосеред­ньо з використанням потужних ПЕОМ.

Запитання для самоконтролю

1. Чи може ревізор використати комп'ютер для аналізу пла­тоспроможності й фінансової стабільності підприємства. Що для цього потрібно?

2. Методика ревізії в умовах застосування ПЕОМ.

3. Чи повинен ревізор володіти методикою програмування?