1.2.2.2. Обзор типичных ошибок и недостатков при осуществлении проектов

Анализ недостатков при осуществлении проектов позволяет, согласно [б], выявить типичные ошибки и наглядно продемонстрировать пользу профес­сионального управления проектом.

Как известно проект - это намерение, при осуществлении которого должен быть достигнут определенный результат. Денежные средства и ресурсы, как правило, заранее лимитируются. Следует соблюдать заданные сроки. Во время осуществления проекта вместе работают специалисты различных профессий, которые зачастую прежде вместе не работали. Руководство хочет иметь постоянную информацию о прогрессе проекта, чтобы при отклонениях от заданного темпа и при серьезных осложнениях вовремя были приняты меры путем прямого вмешательства.

Каждый проект, будь то инвестиция, новая разработка или реорганизация предприятия, требует систематической работы с целью максимального достижения результатов при соблюдении:

• установленных сроков,

• фиксированных затрат,

• определенных требований к качеству.

Однако далеко не всегда удается достичь желаемых результатов. В чем причина? В недостатках в работе и совершаемых ошибках, которые можно избежать при систематическом применении УЛ.

Рассмотрим некоторые типичные ситуации:

1. Недостаточные анализ существующего состояния и обоснование требований к проекту не позволяют вскрыть все проблемы, четко определить потребности в изменении состояния системы и подготовить необходимую информацию для принятия решения.

2. Нечетко определены цели проекта.

Очень быстро можно назвать цели, но редко они бывают обоснованно определены и документированы. Нужно проверить:

• На каких данных базируется определение цели ?

• К какому горизонту планирования относятся цели ?

• Какую пользу принесет достижение цели ?

• Какие сроки и затраты следует задать ?

Цели должны иметь четкое содержание и смысл, результаты должны быть измеримы и заданные параметры должны быть выполнимы.

3. Вместо объективного поиска альтернатив предпочтение отдается излюбленному варианту,

Для каждой цели, как правило, существует множество альтернативных решений по ее достижению, но зачастую выбирается только одна, излюбленная альтернатива. Поэтому важно выяснить:

• Возможны ли другие альтернативы решения ?

• По каким критериям производится оценка и выбор альтернатив ?

• Как определяются и оцениваются риски альтернатив ?

• Что происходит при нулевой альтернативе: "Ничего не менять"? Целенаправленно отобранные и полно документированные альтернативы позволяют найти рациональное, а возможно, и лучшее решение и обеспечивают экономичный образ действия.

4. Ответственность в проекте распределена недостаточно четко и согласованно.

Проекты осуществляются не "между делом", они требуют установления персональной ответственности как за проект в целом, так и за его отдельные части.

Нужно четко определить:

• Какие квалифицированные специалисты подчиняются руководителю проекта и каким образом ?

• Кто дает частичные задания с частичным результатами и кто передает их на дальнейшее исполнение ?

• Кто решает вопрос затрат, сроков и расходов ?

• Кто и в какой форме отчитывается перед руководством ?