Висновки

До ресурсів проекту відносяться трудові ресурси, обладнання, матеріали та грошові кошти. Планування ресурсів повинно означати визначення того, які ресурси та в якій кількості будуть використані на роботах проекту.

Планування ресурсів передбачає здійснення таких етапів:

1. Загальна оцінка потреби у ресурсах та їх розподіл у часі;

2. Складання таблиці потреб у ресурсах по роботах проекту;

3. Побудова ресурсної гістограми ;

4. Складання таблиці наявних ресурсів;

5. Зіставлення потреби й наявності ресурсів, визначення їх нестачі або надлишків;

6. Визначення постачальників ресурсів по проекту;

7. Оптимізацію сумарних графіків потреби в ресурсах;

8. Врахування факторів, які впливають на забезпеченість проекту ресурсами;

9. Формування графіків постачання ресурсів;

10. При необхідності використання прийомів планування в умовах обмежених ресурсів;

11. Перепланування календарного плану;

12. Контроль і побудова нових ресурсних планів і гістограм.

Планування контрактів — це процес визначення того, як потреби проекту можуть бути найкращим чином задоволені шляхом придбання ресурсів чи послуг у зовнішніх організацій.

Кошторис витрат проекту являє собою комплекс розрахунків для визначення розміру витрат на проект. Це документ, який визначає вартість проекту та є інструментом контролю й аналізу витрат грошових коштів на проект.

Бюджет проекту — план, який виражається в кількісних показниках і відображає витрати, необхідні для досягнення поставленої мети та джерела фінансування, які їх покривають.

Питання для обговорення

1. Що таке ресурси проекту?

2. Що включає в себе процес планування ресурсів?

3. Які існують джерела фінансування проекту?

4. Проведення яких етапів включає процес планування ресурсів?

5. Що таке управління контрактами? Які типи контрактів Ви знаєте?

6. Яка основна мета планування витрат?

7. Що таке кошторис витрат проекту? Для чого його складають?

8. Що розуміють під згладжуванням ресурсів?

9. Що таке бюджет проекту? Який порядок його складання?

10. З якою метою складають плановий баланс грошових надходжень і витрат?

Практичні завдання

Завдання 1. Сплануйте середньооблікову чисельність робітників-відрядників, якщо за умовами проекту планова трудомісткість виробничої програми – 1850 тис. нормо-год, плановий фонд робочого часу – 1760 год, плановий коефіцієнт виконання норм – 1,05.

Завдання 2. Приміщення складу Житомирського управління осушувальних систем становить 70 кв.м. Згідно експертної оцінки вартість складу на 31.07.03. складає 11300 грн. Сплануйте надходження орендної плати за базовий місяць.

Завдання 3. Ви — головний економіст ЗАТ “Житомирські ласощі”. У підприємства є можливість залучити кошти для покриття витрат проекту по виробництву нової серії шоколадних цукерок із фруктовою начинкою. Джерела надходження коштів відображені в таблиці. Необхідно визначити їх умовні суми та вказати, які витрати можливо покрити за рахунок даних джерел.

Тести для самоперевірки

1. Який з наступних перелічених етапів не використовується при плануванні ресурсів:

а) оцінка потреби у ресурсах;

б) зіставлення потреби й наявності ресурсів;

в) визначення потреби ресурсів по проекту;

г) отримання необхідних ресурсів за підписаними договорами;

д) формування графіків постачання ресурсів.

Відповідь: а); б); в); г); д).

2. ТОВ “Ольга” підписало контракт з МНК “AVON” на отримання кредитної лінії розрахованої на 5 років, протягом яких буде відкрито мережу магазинів косметики у всіх регіонах північної частини України. Цей вид фінансування передбачає використання таких джерел фінансування як:

а) власні;

б) позикові;

в) міжнародні інвестиції;

г) асигнування з державного бюджету.

Відповідь: а); б); в); г).

3. Планування контрактів включає наступні процеси:

а) визначення того, які ресурси та послуги необхідні в проекті;

б) документування вимог до ресурсів та послуг і визначення потенційних постачальників;

в) складання контрактів, що планується укласти;

г) всі відповіді вірні.

Відповідь: а); б); в); г).

4. Планування собівартості проектних робіт в Україні здійснюється відповідно до:

а) Методичних рекомендацій з формування собівартості проектних робіт, затверджених Наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України;

б) ЗУ “Про планування собівартості проектних робіт”;

в) Наказом Міністерства Економіки та євро інтеграції від 12.09.01.

г) Інструкцією НБУ “Про планування витрат на проекти комерційних банків” від 16.07.98 р.

Відповідь: а); б); в); г).

5. Кошторис витрат проекту — це:

а) документ, який визначає вартість проекту та є інструментом контролю й аналізу витрат грошових коштів на проект;

б) перелік статей всіх видів надходжень та витрат у зведеній таблиці;

в) напрямки витрачання коштів, затверджених при підписанні проекту;

г) документ, який визначає перелік всіх видів ресурсів, що планується використовувати при реалізації проекту.

Відповідь: а); б); в); г).

6. Складовими календаря бюджету проекту не є:

а) календар витрат;

б) умови платежів;

в) критичні моменти реалізації проекту і засоби зниження пов’язаних із цим ризиків;

г) розрахунок прибутків по проекту.

Відповідь: а); б); в); г).

7. Залежність потреби в ресурсах від тривалості робіт, при якій протягом всього циклу виконання робіт, величина запланованих ресурсів не змінюється, називається:

а) постійною;

б) ступінчастою;

в) трикутниковою.

Відповідь: а); б); в).

8. Бюджет проекту — це:

а) план, який виражається у кількісних показниках і відображає витрати, необхідні для досягнення поставленої мети;

б) комплекс документальних розрахунків, необхідних для визначення розміру витрат на проект;

в) це документ, що визначає вартість проекту;

г) це інструмент контролю й аналізу витрат коштів і ресурсів на проект.

Відповідь: а); б); в); г).

9. Кошторисна вартість матеріалів, конструкцій, деталей та напівфабрикатів включає:

а) лише купівельну вартість;

б) включає вартість придбання;

в) включає їх вартість, витрати на упакування, реквізити, доставку, а також заготівельно-складські витрати;

г) включає всю суму витрат на їх доставку, а також заготівельно-складські витрати.

Відповідь: а); б); в); г).

10. Фінансовий бюджет проекту складається з:

а) бюджету витрат на збут, на адміністративні витрати та бюджету прибутку;

б) бюджету виробничої собівартості готової продукції та бюджету собівартості реалізованої продукції;

в) бюджету капіталовкладень, бюджету коштів та бюджету балансів.

Відповідь: а); б); в).

Тема 8. Контроль виконання проекту

8.1. Сутність , Завдання та принципи процесу контролю за виконанням проекту

8.2. Методи контролю. Контроль виконання календарних планів та бюджетів підрозділів

8.3. Звітність у системі контролю

Ключові терміни:

Система контролю проекту

Методи контролю

Організація контролю

Предмет контролю

Об’єкт контролю

Звітність у системі контролю

Показники виконання проекту

8.1. Завдання контролю за виконанням проекту

Сутність процесу контролю проекту

Контроль (від англ. Control - управління, керівництво, перевірка, регулювання) - спостереження з метою перевірки.

Метою процесу контролю проекту, а точніше процесу, відстеження ходу проекту та контроль за ним (анг Project Monitoring and Control) є надання інформації, необхідної для розуміння ходу проекту для того, щоб керівництво виконало керуючі дії в ситуаціях, коли хід проекту істотно відрізняється від запланованого .

Процес контролю тісно пов'язаний з виміром, аналізом виконання робіт за проектом, зміною та оптимізацією плану проекту.

Регулярне вимірювання параметрів проекту та ідентифікація виникаючих відхилень називається контролем виконання проекту.

Основоположним поняттям в даному процесі є план проекту.

Хід проекту контролюється таким способом:

1) Порівняння фактичних показників (обсяг виконаних робіт, витрачених зусиль коштів) з плановими;

2) Прийняття і виконання рішення щодо входження в план або його зміна;

3) Виконання дій, що коректують план;

4) Планування процесу контролю коригувальних дій;

5) Забезпечення процесу контролю відповідними засобами (ресурсами);

6) Призначення персональної відповідальності та видача повноважень;

7) Виконання процесу ходу коригування;

8) Обговорення результатів процесу з вашим керівництвом.

Система контролю виконання проекту — це логічна структура формальних та неформальних процедур, що передбачена для аналізу та оцінки ходу виконання проекту та оцінки ефективності управління ресурсами, витратами, зобов’язаннями протягом всього терміну його реалізації (періодичний моніторинг поточної діяльності, порівняння обсягів та витрат з плановими стандартами проекту, виявлення відхилень з метою усунення додаткових витрат).

Це також процес, в якому керівник проекту встановлює ‑ чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи й обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту. Основними задачами контролю є перевірка фактичних даних, зіставлення їх із плановими і виявлення відхилень.

Предметом контролю є факти і події, перевірка виконання конкретних рішень, з'ясування причин відхилення, оцінка ситуації, прогнозування наслідків. Контроль передбачає постійне спостереження за просуванням проекту.

Елементи проекту що є об'єктами контролю — це час, вартість, якість, зміни виникаючі в ході реалізації проекту; підготовка, отримання, розподіл і схвалення документів проекту, стан справ з фінансуванням, експлуатаційні характеристики проекту, відповідність положенням контракту тощо.

Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він являється засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головний його сенс полягає у створенні гарантій виконання планових рішень.

До процесів контролю включають:

визначення результатів діяльності на основі співставлення результатів здійснення рішень із запланованими;

порівняння показників очікуваного й фактичного виконання планів;

аналіз ймовірних відхилень від запланованих показників;

перевірка припущень;

перевірка методичної та змістової узгодженості планового процесу, проведення необхідних робіт для виправлення ситуації.

Цілісна модель планування і контролю проекту (рис. 8.1.)

Ця модель містить такі елементи:

1. Визначення проекту: створення WBS.

2. Систему оцінки WBS.

3. Планування:

• організації;

• систем;

• кодування;

• CTR-каталог;

• календарні, ресурсні та витратні плани.

4. Виконання і контроль: збір інформації (даних); аналіз; оцінка; звітування; прийняття рішень і виконання.

5. Систему контролю за змінами.

Рис. 8.1. Модель планування і контролю проектів

1. Визначення проекту дає змогу розглянути, що являє собою проект, що потрібно зробити, аби досягти його мети. Воно містить такі складові:

1. Цілі проекту.

2. Стратегія виконання проекту.

3. Обсяг робіт.

4. WBS та її кодування.

5. Специфікації.

6. Приблизний календарний план (початок, кінець, найважливіші контрольні етапи, точки).

7. Орієнтовний бюджет.

2. Оцінка WBS. Вона містить оцінку вхідної інформації, необхідної для подальшого планування календарних строків, ресурсів і затрат.

3. Планування проекту. Передбачає створення: 1) OBS, СBS; 2) системи кодування проекту; 3) CTR-каталогу.

Ці роботи можна виконувати під час оцінки, до або протягом складання планів і підписання контрактів.

4. Контроль. У міру здійснення проекту накопичується інформація та аналізується хід його виконання, на підставі чого готуються звіти. Це робиться, аби вжити відповідних заходів у разі відхилень або виникнення проблем. Ефективний контроль також потребує порівняння фактичних даних із оцінними та плановими. При цьому дуже важливо оцінки давати у тій самій структуризації, на підставі WBS, що і плани та їх контроль.

5. Система контролю за змінами. Як зазначалося, жоден проект не виконується без змін, тому треба передбачити систему контролю за змінами, яка б виконувала такі функції:

1. передування процесу прийняття рішень на підставі вагомих критеріїв процесу виникнення або впровадження змін;

2. моніторинг і звітування щодо головних наслідків змін.

Система контролю за змінами поширюється на всі елементи плану і структурована відповідно до OBS, CBS та їх кодування.

Обов'язковими вимогами до системи контролю є:

точність;

своєчасність;

повнота інформації;

забезпечення єдності інформації для всіх учасників проекту.

Як вже зазначалось в темі 4, існують три основні види контролю:

Ø попередній,

Ø поточний,

Ø заключний.

Попередній контроль здійснюється до фактичного початку виконання робіт і направлений на дотримання певних правил і процедур, як правило він торкається ресурсного забезпечення робіт.

Поточний контроль здійснюється при реалізації проекту, він включає контроль часу, досягнення проміжних цілей проекту, виконання заданих обсягів робіт, контроль бюджету, контроль ресурсів, контроль якості. Основна мета — оперативне регулювання ходу реалізації проекту. Такий підхід базується на порівнянні досягнутих результатів з встановленими в проекті вартісними, часовими, ресурсними характеристиками. У залежності від необхідної точності розрізнюють такі технології поточного контролю:

контроль на момент закінчення робіт;

контроль в момент 50 % готовності робіт;

контроль в заздалегідь встановлених певних точках проекту;

регулярний оперативний контроль;

експертна оцінка ступеню виконання робіт і готовності проекту.

Заключний контроль проводиться на стадії завершення проекту з метою інтегральної оцінки реалізації проекту. Основним призначенням його є узагальнення отриманого досвіду для подальшої розробки й реалізації проектів-аналогів і з метою вдосконалення процедур управління.

Основними принципами управління в процесі контролю є:

наявність плану контролю;

визначення базової траєкторії, нормативів, стандартів для порівняння з ними поточних значень, що контролюються ;

постійне спостереження за ходом робіт і зіставлення поточного стану проекту з базовою траєкторією і стандартами;

оцінка розходження планових показників з їх поточними значеннями;

раннє виявлення проблем, що виникають.

вживання заходів для розв'язання проблем, що виникають.

Необхідно зазначити також, що запорукою успішного контролю є ефективне планування. Плани, що часто змінюються важко контролювати. Не менш важливим є критерій ефективного звітування, а саме складання звітів за структурою і змістом планів, їх зрозумілість. Крім того, контроль можна розглядати із іншої позиції – впливу на мотивацію працівників. Адже відомо, що без ефективної системи контролю виконання, робота зайнятих у ньому людей уповільнюється, стає неефективною. А чітке визначення цілей, контроль їх реалізації дає можливість досягнення запланованих результатів, крім того, і досягнення особистих цілей у межах загального плану проекту.

Загальні принципи контролю

Процес контролю повинен плануватися за всіма основними напрямками:

- План контролю обсягів робіт;

- План контролю ресурсів проекту;

- План контролю часу виконання проекту;

- План фінансових засобів;

- План контролю якості робіт;

- План контролю матеріально-технічних ресурсів (сировини, матеріалів);

- Строки виконання робіт, окремих етапів, кінцевого терміну, вартості.

Плани проведення контролю повинні містити:

- Мета проведення контролю;

- Перелік об'єктів контролю;

- Стадії контролю;

- Нормативи (стандарти, норми, вимоги), з якими повинні зіставлятися поточні показники.

У плані повинні бути передбачені:

- Методи контролю;

- Відповідальні особи;

- Форми звітності;

- Засіб контролю;

- Прийняті екстрені заходи (що, кому, коли).