3. Документальне оформлення руху основних засобів

Під рухом основних засобів розуміють їх надходження на підприємство, внутрішнє переміщення і вибуття об’єктів. Рух основних засобів на підприємстві оформлюється первинними документами, що відображено у таблиці 1.

Таблиця 1

Перелік документів з обліку наявності та руху основних засобів

№ форми	Назва документа	Призначення
ОЗ-1	Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів	Надходження основних засобів на підприємство, внутрішнє переміщення
ОЗ-2	Акт приймання – передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів	Введення в експлуатацію відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів
ОЗ-3	Акт списання ОЗ	Вибуття основних засобів у зв’язку з непридатністю до експлуатації, реалізацією
ОЗ-4	Акт списання автотранспортних засобів	Вибуття транспортних засобів у зв’язку з непридатністю до експлуатації, реалізацією
ОЗ-5	Акт про установку, пуск і демонтаж будівельної машини	Надходження основних засобів на підприємство, внутрішнє переміщення. Використовується лише у будівельних організаціях
ОЗ-6	Інвентарна картка обліку ОЗ	Реєстр аналітичного обліку основних засобів (наявності, зміни вартості тощо)
ОЗ-7	Опис інвентарних карток з обліку ОЗ	Зведений реєстр інвентарних карток наявних основних засобів
ОЗ-8	Картка обліку руху ОЗ	Реєстр аналітичного обліку руху окремих об’єктів основних засобів
ОЗ-9	Інвентарний список ОЗ	Зведений реєстр аналітичного обліку наявних основних засобів
ОЗ-14	Розрахунок амортизації ОЗ (для промислових підприємств)	Реєстр аналітичного обліку нарахування амортизації
ОЗ-15	Розрахунок амортизації ОЗ (для будівельних організацій)	Реєстр аналітичного обліку нарахування амортизації. Використовується лише у будівельних організаціях
ОЗ-16	Розрахунок амортизації автотранспорту	Реєстр аналітичного обліку нарахування амортизації по транспортних засобах

Склад комісії, яка складає акт, визначається наказом про облікову політику підприємства або за окремим розпорядженням керівника. Акт затверджує керівник підприємства. Кожен об’єкт зараховують до ОЗ за окремим актом. Виняток можливий лише під час обліку інвентарю, інструментів, устаткування і подібних об’єктів, якщо вони однотипні, мають однакову вартість і приймаються в одному календарному місяці.

Перший примірник акта передають у бухгалтерію, і на його підставі робиться запис в інвентарній картці форми ОЗ-6. До акта додається необхідна технічна документація, яку згодом передають до одного з відділів (у бухгалтерії він не зберігається).

При прийманні ОЗ акт складають в одному примірнику, при передачі іншому підприємству – в двох (для обох підприємств), при передачі іншому підрозділу – також в двох (на підставі другого примірника працівник, який передає об’єкт ОЗ, робить відповідний запис в інвентарному списку ОЗ-9).

Акт є єдиним первинним бухгалтерським документом. В ньому зазначають: склад комісії; докладну характеристику об’єкта; джерело придбання (спорудження); рік спорудження чи випуску заводом; дату введення в експлуатацію; коротку технічну характеристику; результати випробування; відповідність технічним умовам; висновок комісії. Вказують також, хто прийняв відомості необхідні для нарахування зносу. У разі надходження на підприємство ОЗ, які вже були в експлуатації, в акті прийняття-передачі зазначають суми зносу.

Акти зберігають протягом усього терміну експлуатації об’єкта і протягом 3 років і 1 місяця після його списання з обліку, за умови, що за цей час було проведено документальну ревізію.

При надходженні, виробництві основних засобів на підприємстві, які будуть використовуватись у виробничий діяльності на кожний об’єкт складається інвентарна картка обліку основних засобів в залежності від того яке призначення має цей об’єкт – будівля, споруда, машина, обладнання, транспортні засоби, інвентар. У інвентарній картці зазначається назва об’єкту основних засобів, його марка, коротка технічна характеристика, рік випуску, а також первісна вартість основних засобів. Первісною вартістю є вартість придбання об’єкту або його виготовлення без урахування податку на додану вартість. Об’єкту присвоюється інвентарний номер, який складається з чотирьох цифр. Також у інвентарній картці зазначається норма амортизації об’єкта основних засобів і структурний підрозділ, де буде використовуватися цей об’єкт. У інвентарній картці відображаються відомості по руху об’єкта .

Інвентарні картки зберігаються по місцю находження основних засобів у матеріально-відповідальної особи, це можуть бути начальники структурних підрозділів. По кожному структурному підрозділу по наявності основних засобів складається інвентарний список обліку основних засобів, де вказується назва структурного підрозділу, інвентарний номер об’єкта основних засобів, номер інвентарної картки, первісна вартість об’єкта і здійснюються записи про час надходження і вибуття основних засобів. Також за місцем находження основних засобів складається опис інвентарних карток з обліку основних засобів.