4.3 Деятельность отделения документационного обеспечения

Отделение документационного обеспечения (ОДО) является структурным подразделением Уральского таможенного управления.

Отделение в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- федеральными конституционными законами;

-таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном дел;

- актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

-положением о Федеральной таможенной службе, нормативными и иными правовыми актами Федеральной таможенной службы;

- правовыми актами Управления, правилами и указаниями федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области архивного дел;

-Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (РТУ, таможнях и таможенных постах)

Основными задачами ОДО являются:

- обеспечение делопроизводства в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (таможнях и таможенных постах) и настоящим положением;

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования систем автоматизированной обработки документов;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов;

- обеспечение отбора учета и сохранности документов образующихся в результате деятельности Управления, их архивное хранение;

- организация методической помощи структурным подразделениям Управления и подчиненным таможенным органам в работе с документами;

- повышение уровня подготовки должностных лиц Управления и подчиненных таможенных органов по своему направлению деятельности;

- организация взаимодействия с подчиненными таможенными органами по вопросам, относящимся к компетенции Отделения;

- комплектование архива управленческими документами;

- учет, обеспечение сохранности, создание научно - справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

- подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Управления

Отделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- организует делопроизводство в Управления;

- разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией;

- обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству Управления;

- проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству Управления;

- оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно- распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) Управления, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними в установленном порядке;

- осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе, переданной по специальным каналам связи;

- организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;

- осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях Управления;

- разрабатывает сводную номенклатуру дел Управления, номенклатуру дел Отделения;

- организует прием руководством Управления граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;

- организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования);

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение;

- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц и работников, ответственных за документационное обеспечение деятельности таможенных органов Управления;

- принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом административных органов Свердловской области графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Государственного архива административных органов Свердловской области и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

- организует использование документов архива;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;

-подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Государственный архив административных органов Свердловской области документы, образовавшиеся в деятельности Управления

Отделение для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

- вносить на рассмотрение начальнику Управления предложения по вопросам своей деятельности

- запрашивать и получать от структурных подразделений Управления, таможен согласно установленному порядку необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Отделения

-пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и унифицированными базами данных

-взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Отделения

-осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях Управления и в подчиненных таможенных органах, о результатах проверок докладывать начальнику Управления

-вносить руководству Управления предложения о совершенствовании форм и методов работы с документами

-возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями по делопроизводству требований

-привлекать специалистов структурных подразделений Управления, подчиненных таможенных органов к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и архива

-контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в структурных подразделениях Управления

Штатная численность Отделения устанавливается в рамках штатного расписаний Управления, которое утверждается приказом Управления. Начальник Отделения Управления назначается на должность и освобождается от занимаемой должности по согласованию с Управлением делами ФТС России приказом Управления. Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц и работников Отделения регламентируются должностными инструкциями и должностными регламентами, утвержденными в соответствии с порядком установленным ФТС России.

Начальник Отделения несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Отделение функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Отделения программ, планов и показателей эффективности деятельности таможенного органа.

Штат ОДО:

- начальник отделения

- главный государственный таможенный инспектор

- главный государственный таможенный инспектор( по архивной работе)

-специалист 1 разряда

- специалист 1 разряда

- старший делопроизводитель

- старший делопроизводитель

ОДО осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Управления, за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов. Для этого документы ставят на контроль.

Количество документов поставленных на контроль в I квартале 2012 года приведено в таблице 1.

Таблица 1- Контроль исполнения документов

Вид документа
	Уральское таможенное управление		Екатеринбургская таможня		Кольцовская таможня
	Количество документов, поставленных на контроль		Количество документов, поставленных на контроль		Количество документов, поставленных на контроль
из ФТС России	683		159		442
из РТУ	19		994		595
Письма сторонних организаций	1865		196		400
Письма таможенных органов	375		132		388
Обращения граждан	59		11
Обращения депутатов	0		0		0
Приказы	98		76		97
Распоряжения	12		4		5
Другие документы	166		10		71
Всего	3277		1582		1998

Наибольший объем документов, поставленных на контроль, приходится на письма сторонних организаций. Самый большой документооборот в УТУ.

В соответствии с вышесказанным ОДО является отделом прямого подчинения начальнику УТУ. Основной задачей отдела является обеспечение делопроизводства в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, обеспечивает своевременное рассмотрение документов, проверяет правильность оформления документов. Множество функций возложенных на отделение выполняют 7 сотрудников.