2.2 Розробка методики проведення інвентаризації
Діючий технологічний менеджмент в галузі охорони здоров`я (далі – ТМвГОЗ) є важливим чинником ефективності надання послуг з охорони здоров’я. Інвентаризація медичного обладнання КХЦ є базою ТМвГОЗ.
З метою поліпшення ТМвГОЗ необхідно ознайомитись із сучасними формами обліку інвентаризації та сервісного обслуговування медичного обладнання у відповідності до міжнародної нормативної бази.
Існуюча адміністративна інвентаризація не відповідає вимогам технологічного менеджменту та не надає систематично необхідну інформацію. Проведення її згідно сучасних світових стандартів та вимог не лише надасть інформацію, необхідну щоб оцінити майбутні потреби в технічному обслуговуванні, але й стане основою для планування інвестицій в широкому сенсі.
В процесі інвентаризації за допомогою встановлених форм (сервісні картки та картки історії) важлива технічна інформація (дані про обслуговування і ремонт) систематично документується, оцінюється та надається для прийняття управлінських рішень.
Для досягнення визначених результатів необхідно виконувати наступні завдання:
1. Провести повну та систематичну технічну інвентаризацію:
спілкуватися з адміністрацією КХЦ для підготовки інвентаризації;
вивчати всі нові документи(лист збору даних(додаток Б, рис. Б.1), інвентаризаційна таблиця в Excel «Інвентаризація», «Картка історії обладнання» (додаток Б, рис. Б.2 ), «Сервісна картка» (додаток Б, рис. Б.3), «Звіт про обслуговування» (додаток Б, рис. Б.4, рис. Б.5, рис. Б.6)), які в подальшому необхідно буде заповнювати;
відвідати всі відділення КХЦ(разом з компетентним та відповідальним медичним персоналом) та зареєструвати всю необхідну інформацію для всього обладнання відповідно до таблиць та інструкцій (будуть наведені нижче); має бути зареєстроване як обладнання, що використовується, так і те, що знаходиться на складі; використовувати стандартний лист збору даних (додаток Б, рис. Б.1).
звірити зібрані дані з офіційною інвентарною книгою лікарні та підготувати перелік обладнання, яке було відсутнім при інвентаризації, але зазначено в книзі;
ввести дані про обладнання в електронні таблиці (формат Exсel), звертати увагу на використання стандартних назв (додаток Б, табл. Б.1, табл. Б.2, табл. Б.3);
перевірити дані внесені в таблиці на наявність помилок.
2. Покращити документування сервісних та ремонтних процедур:
завести «Картки історії обладнання» для всього обладнання, зареєстрованого під час інвентаризації та систематично їх заповнювати в подальшому;
систематично документувати всі сервісні та ремонтні дії в «Сервісних картках».
3. Щомісяця звітувати про сервісні дії:
використовувати стандартні узагальнюючі форми звітності(«Звіт про обслуговування»(додаток Б, рис. Б.1, рис. Б.2, рис. Б.3));
контролювати відповідність між наданим звітом та заповненими сервісними картками за відповідний місяць.
4. Проводити оновлення інвентаризації (до кінця року):
уважно слідкувати за змінами в парку обладнання;
реєструвати нове обладнання в інвентаризації та готувати відповідні документи («Картки історії обладнання»);
змінювати інвентаризаційні дані, якщо обладнання виходить з експлуатації.
Необхідно дотримуватись наступної процедури проведення інвентаризації:
інвентаризація проводиться в кожній окремій кімнаті по черзі(лист збору даних відповідає цій процедурі);
на кожну кімнату заповнюється окремий лист збору даних;
все обладнання має бути враховане(не виключаючи обладнання сховане в шафі та обладнання, яке потребує сервісу; не враховуються лише хірургічні інструменти та ін.);
при виникненні сумніву щодо врахування обладнання, краще його врахувати, оскільки видалити дані буде легше, ніж повторити процедуру збору даних.
Методика проведення інвентаризації представлена у вигляді алгоритму на рисунку 2.2.
Рис. 2.2 – Алгоритм проведення інвентаризації
Далі подається опис для кожного елемента алгоритму.
Лист збору даних(додаток Б, рис. Б.1) являє собою таблицю в яку записується первинна інформація про обладнання при проведенні інвентаризації. Дані, які заносяться в лист збору даних представлені нижче.
1. Область, установа: вводяться відповідні назви.
2. Відділення кімната: для того щоб інвентаризацію можна було аналізувати на компю’тері назви мають бути уніфіковані; необхідно, використовувати пропозиції щодо стандартних назв(додаток Б, табл. Б.2, табл. Б.3), де можливо. Якщо специфічна назва не існує, потрібно додати її тимчасово до списку. Після інвентаризації запропоновані назви мають бути обговорені та потім офіційно додані до списку.
3. Інвентарний номер: номер, який було присвоєно обладнанню адміністрацією КХЦ може слугувати інвентарним номером. Якщо немає ніякого номеру, потрібно використовувати порядкову нумерацію та позначити обладнання відповідно.
4. Назва та призначення обладнання та аксесуарів: для того, щоб інвентаризацію можливо було пізніше аналізувати на компю’тері, визначення обладнання має бути уніфікованим; якщо відповідна назва є в запропонованому списку(додаток Б, табл. Б.1) стандартних назв, потрібно використовувати її; якщо адекватної назви немає в списку, потрібно записати загальновживану назву, але записати її до списку назв та чітко пояснити для чого використовується це обладнання (сфотографувати, якщо потрібно); після інвентаризації запропоновані назви обговорюються та погоджуються, а потім офіційно додаються до списку.
5. Виробник: назва фірми та країна-виробник обладнання.
6. Модель: специфічна модель обладнання.
7. Рік випуску: рік випуску (виготовлення) обладнання; якщо невідомо та не знайдено в адміністрації, потрібно спробувати вказати вік приблизно за наступною шкалою: > 5 р; >8р, > 10 р, >15 р, >20 р.
8. Серійний номер: більшість обладнання має свій унікальний серійний номер, вказаний на інформаційній панелі; якщо можливо, потрібно записати номер, це допоможе ідентифікувати обладнання; якщо номера немає, потрібно залишти поле пустим.
9. Стан: потрібно спробувати визначити стан обладнання. Компетентні користувачі можуть достатньо точно визначити проблему обладнання; якщо обладнання не працює, потрібно спробувати оцінити обсяг ремонту, якого потребує обладнання (дрібний – серйозний); якщо можливо, потрібно оцінити вартість ремонту.
10. Вартість: якщо можливо, потрібно оцінити вартість обладнання; якщо обладнання не дуже старе та ціна закупівлі відома, потрібно використовувати її та записати це в коментарі; якщо неможливо визначити вартість, поле можна залишит пустим.
11. Коментар: потрібно додавати всі корисні описи та пояснення для даного обладнання; наприклад: обладнання старе, небезпечне для використання, має бути замінено і т.д.; думка користувачів також може бути корисною; якщо для коментаря не вистачає місця у відведеному полі, можна використовувати зворотню сторону листа та зсилатися на інвентарний номер.
Для можливості аналізу доступного обладнання в лікарнях, дані мають бути занесені до компю’тера. Для цього використовується інвентаризаційна таблиця в Excel.
Інвентаризаційна таблиця – лист Excel з декількома додатковими макросами для полегшення вводу інвентаризаційних даних до комп’ютеру.
Вона складається з форми для введення даних(рисунок 2.3), яка дозволяє як обирати вміст полів зі списків, так і заповнювати інформацію вручну для кожної одиниці обладнання. Коли заповнені всі поля, дані можна зберегти в таблиці та здійснити наступний ввід даних.
Дані зберігаються в таблиці в форматованому вигляді, що дозволяє пізніше використовувати всі потужні можливості Excel для аналізу.
Форма показується автоматично при відкритті для вводу нового запису(при відкритті файлу макрос має бути активізованим).
Рис. 2.3 – Форма для введення даних в інвентаризаційну таблицю
В формі до відповідних полів можна вводити всю попередньо зібрану інформацію для кожної одиниці обладнання:
інформацію про збір даних – ім’я оператора, дата;
інформація про розміщення обладнання – область, установа, відділення, приміщення;
інформація про обладнання – інвентарний номер, стандартна назва, опис, марка, країна-виробник, модель, серійний номер, приблизна вартість, коментарі.
Коли поля заповнені, дані можуть бути збережені в таблиці, при натисканні кнопки збереження.
Ця форма закривається при натисканні хрестика в верхньому правому куті, а знов відкрити її можна натиснувши на верхню ліву кнопку «Entry form» на листі «Інвентаризація».
Збережені дані розміщуються на листі «Інвентаризація» в простій таблиці. Лист є захищеним, тобто вміст не може бути введений вручну або редагований. Це попереджає будь-які помилки при введенні після використання форми. Якщо помилки все ж таки виникли або потрібні якісь зміни в таблиці, необхідно використати пароль. Пароль зберігається у адміністратора.
Щоб дані були збережені в таблиці, мають бути заповнені поля дати збору даних, розміщення обладнання, стандартна назва обладнання, стан обладнання. В іншому випадку процес збереження переривається та виводиться попереджувальне повідомлення «Будь ласка, заповніть поля позначені червоним».
У випадку, якщо в готових списках немає варіанту, який задовольняє даному обладнанню, рекомендовано використання варіанту «Невизначено», який знаходиться в кінці списку. Цей вибір має, звичайно, використовуватися якнайменше. Якщо варіант «Невизначено» обраний, то необхідно переконатися, що в полях «Опис» або «Коментарі» надано додаткову інформацію.
Коли буде проводитися аналіз інформації, будуть виникати питання про невизначені позиції, особливо стосовно назви, яка зможе бути визначена
та погоджена на основі вказаних коментарів.
Списки в інвентаризаційній таблиці базуються на списках стандартних назв(додаток Б, табл. Б.1, табл. Б.2, табл. Б.3), які нещодавно погоджені. Додаткові назви після погодження можуть бути додані в ці списки за допомоги пароля для зміни таблиць.
«Картки історії обладнання»(додаток Б, рис. Б.2) - документ, який заповнюється при здійсненні будь – якої сервісної дії (попереджувальний ремонт, навчання користувачів, ремонт, технічне обслуговування та ін.).
Для кожного приладу необхідно завести «Картку історії обладнання», до якої мають бути внесені всі необхідні дані з інвентаризаційної таблиці. В подальшому при здійсненні сервісної операції над обладнанням одна зі строк документу має бути заповнена відповідно до виконаних дій.
Вносяться наступні дані:
дата отримання/вибуття;
номер роботи;
сервісна діяльність, використані запасні частини;
ціна роботи, ціна частин;
час ремонту;
час простою;
код несправності (W – нормальна робота та зношення, T – технічна несправність, I – неправильне встановлення, S – погане оснащення, U – помилка користувача, M – неправильне використання);
коментарі.
«Сервісна картка»(додаток Б, рис. Б.3) призначена для звітності про технічне обслуговування та ремонт медичного обладнання яке здійснюється при виникненні неполадки.
При виникненні неполадки з медичним обладнанням «Сервісна картка», а саме заявка на технічне обслуговування, заповнюється користувачем. В заявці вказується опис неполадки.
Далі, при проведенні первинної діагностики, опис неполадки та причина неполадки заповнюється сервісним інженером.
Після проведеного сервісного обслуговування інженер вказує про вжиті заходи з обслуговування, а також інформацію про використані матеріали(кількість, ціна та ін.).
«Сервісна картка» більш детально описує вжиті заходи з сервісного обслуговування. Якщо «Картка історії обладнання» вказує на конкретну проведену операцію, то «Сервісна картка» розкриває суть проведеної операції(опис неполадки, вжиті заходи та ін.). Номер роботи в «Сервісній картці» має відповідати номеру роботи в «Картці історії обладнання».
Бухгалтерські документи по інвентаризації були розглянуті в попередньому розділі.
«Звіт про обслуговування»(додаток Б, рис. Б.4, рис. Б.5, рис. Б.6) – заключний узагальнюючий документом про обслуговування обладнання за певний період, який заповнюється інженером(техніком). В ньому вказуються наступні дані:
звіт про роботи з медичним обладнанням(ремонтні, профілактичні та ін.);
аналіз робіт(механічні, електромеханічні, електронні);
аналіз часу простою за звітний період(час, коли обладнання не могло використовуватися);
аналіз несправностей, тип та кількість(зношеність, помилка користувача, неправильне використання);
закупівля основних запчастин за період;
звіт про іншу роботу з медичним обладнанням(планування, установка навчання, тощо);
звіт про роботу, виконану іншими сторонами(наприклад, сервісними компаніями);
найбільш поширені помилки користувача по видах обладнання;
нове встановлене та зношене обладнання;
відсутність інструкції до медичного обладнання;
інструменти, яких не вистачає;
відсутні запчастини;
кількість інженерів(техніків), які працюють в сервісному центрі(частково та на повний робочий день);
документування робіт в сервісному центрі (які картки обліку обладнання застосовуються, на які види обладнання, в паперовій чи електронній формі тощо);
співпраця сервісного центру з керівництвом КХЦ та лікарями (допомога від керівництва, проведені навчання лікарів, запити від лікарів тощо);
необхідність дооснащення сервісного центру;
необхідність у навчанні сервісних спеціалістів (вказати теми, які цікавлять найбільше);
коментарі, рекомендації.
Таким чином розробка нової методики проведення інвентаризації після її введення покращить технологічний менеджмент в КХЦ. Вона забезпечить здійснення чіткої та повної технічної інвентаризації медичного обладнання. На основі інвентаризації сервісні і ремонтні дії для всього обладнання будуть систематично документуватися зі складанням розширеного звіту на виході. Ці документи мають велике значення так як містять важливу інформацію для аналізу та планування. Це в свою чергу підвищить ефективність сервісного обслуговування медичного обладнання, надасть можливість звернути увагу на «больові місці» конкретного виробу та діяти на випередження.