2 Правила та алгоритми
В наш час КХЦ являє собою заклад із великою кількістю складного та новітнього обладнання, проте позитивний ефект від його використання можна отримати лише при технічно грамотній організації сервісного обслуговування.
Висока ефективність використання обладнання , як і будь-якої сучасної техніки, забезпечується правильним плануванням і організацією робіт по його застосуванню, догляду, технічному обслуговуванню і відновленню.
Склад заходів, що виконуються в процесі експлуатації, можна розділити на дві групи:
основну – використання за призначенням;
забезпечуючу – підготовка до застосування та підтримка в справному і готовому до використання стані.
Використання за призначенням медичного обладнання починається після їх введення в експлуатацію. Введення в експлуатацію полягає в проведенні підготовчих робіт, контролі і прийманні обладнання, що поступили після виготовлення або ремонту, перевірки на відповідність встановленим вимогам і закріпленні за відповідальними особами. Підготовчі роботи можуть включати устаткування робочих місць і приміщень, підготовку осіб до експлуатації техніки, замовлення і отримання запасного приладдя і т.п.
Складовою частиною експлуатації медичного обладнання є технічне обслуговування і ремонт, зберігання, транспортування, збір і узагальнення даних про результати сервісного обслуговування, матеріально-технічне забезпечення.
Під оцінкою технічного стану медичного обладнання розуміється визначення встановлених в експлуатаційній і ремонтній документації значень показників або перевірці якісних ознак, що характеризують в заданий момент часу сукупність властивостей медичної техніки. Показниками і якісними ознаками, що визначають технічний стан медичного обладнання, є зовнішній вигляд, комплектність, ресурс (термін служби), запас часу до періодичної повірки, правильність функціонування, наявність несправностей, цілісність повірних клейм або документів, що засвідчують перевірку, повірку та стан експлуатаційних документів.
Планування і реалізація заходів щодо сервісного обслуговування медичного обладнання ґрунтується на достовірних даних про їх технічний стан. Оцінка технічного стану медичного обладнання постійно проводиться відповідними особами для ухвалення рішення про подальше його застосування чи відновлення. Це в свою чергу призводить до накоплення великої кількості інформації. Щоб працювати з нею швидко та ефективно необхідно застосовувати уніфікацію та стандартизацію правил, алгоритмів, методики та форм обліку. Тому логічним виходом для даної ситуації являється використання як світових стандартів та вимог так і власного аналізу існуючої ситуації ТМвГОЗ при КХЦ.
2.1 Визначення правил передачі та прийняття медичного обладнання
Бухгалтерський облік медичного обладнання повинен забезпечити правильне документальне оформлення та своєчасне відображення в облікових регістрах надходження, переміщення всередині установи, вибуття з установи та надавати достатні дані для здійснення контролю за збереженням та правильним використанням.
Важливим елементом раціональної організації бухгалтерського обліку медичних приладів у КХЦ є своєчасне і правильне оформлення відповідними первинними документами усіх операцій з надходження, переміщення в межах установи та ін. Первинні документи є основою матеріального обліку. Безпосередньо на підставі первинних документів здійснюють попередній, поточний і подальшій контроль за рухом, збереженням і раціональним використанням матеріальних ресурсів.
Своєчасно і правильно оформлені документи мають юридичну силу, тобто вони можуть використовуватися контролюючими та судово-слідчими органами як доказ порушення встановленого порядку, законодавства або навіть зловживання (злочину). У той же час первинні документи можуть бути використані як доказ непричетності відповідальних посадових осіб до таких явищ, їх виправдання, юридичного захисту. Тому до своєчасного і правильною оформлення документів про рух матеріальних цінностей треба ставитися дуже уважно і вимогливо.
В ДУ НІССХ ім. М.М. Амосова медичне обладнання надходить від постачальників, установ-закупників, підзвітних осіб, що закупили матеріали за готівку, від благодійних установ, безоплатно від інших бюджетних установ, спонсорів, на спеціальні заходи за дорученням тощо. Отже, можна виділити два канали постачання обладнання в КХЦ: гуманітарна допомога та придбання за кошти КХЦ.
Бухгалтерський облік надходження, переміщення та вибуття гуманітарної допомоги бухгалтерія та матеріально відповідальні особи відображають в облікових регістрах за діючим порядком, але окремо від матеріальних цінностей, придбаних установою за рахунок коштів загального та спеціального фондів кошторису.
Отримання установами медичного обладнання як гуманітарної допомоги, проводиться відповідно до Закону України "Про гуманітарну допомогу", інших нормативно-правових актів.
Медичне обладнання, отримане безоплатно у вигляді безповоротної допомоги, дарунка, приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов'язково входить працівник бухгалтерії та представник установи вищого рівня.
Комісія складає акт, в якому зазначаються найменування, кількість і вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види. Оцінка необоротних активів здійснюється відповідно до Закону України "Про оцінку майна, майнових прав та професійну оціночну діяльність в Україні". При отриманні необоротних активів, що були у користуванні, вказується процент їх зносу. Дані акта відображаються в бухгалтерському обліку. Одночасно проставляється інвентарний номер, про що робиться запис в акті прийняття цінностей.
Придбані медичні прилади зараховуються на баланс установи за первісною вартістю. Згідно постанови Кабінету Міністрів України від 19 листопада 2008 р. № 1017 «Положення про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» передбачено, що будь-яке підприємство, котре здійснює закупівлі повністю або частково за державні кошти, при визначенні продавця (постачальника) та при укладанні договору з ним повинно проводити тендери на закупівлю та визначення їх переможців, з якими потім і укладаються угоди поставки.
Як гуманітарна допомога так і придбане медичне обладнання оформляють відповідними первинними документами в яких обов'язково вказують: від кого надійшло обладнання, хто одержувач, найменування, кількість, ціну, дату надходження на склад; має бути підпис того хто відвантажив та підпис матеріально відповідальної особи, яка прийняла обладнання.
Для медичного обладнання таким первинним документом являється накладна. Вона представлена в додатку А(рис. А.1).
Прийняття медичних приладів проводиться на підставі «Акта прийняття-передачі основних засобів» форми 03-1 (бюджет). Форма 03-1 (бюджет) «Акт прийняття-передачі основних засобів» представлена в додатку А(рис. А.2, рис. А.3).
Типова форма 03-1 (бюджет) "Акт прийняття-передачі основних засобів" застосовується для оформлення приймання-передавання необоротних активів і складається на кожний окремий об'єкт, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що був в експлуатації,робиться запис на суму зносу.
Для прийняття об'єктів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один - для установи, яка здає, другий - для установи, яка приймає. Акт затверджується керівником установи.
Після оформлення у термін, встановлений графіком документообігу бюджетних установ, акт разом з технічною документацією, що стосується даного активу, передається в бухгалтерію. Технічною документацією для медичного обладнання являється керівництво по експлуатації та паспорт (якщо він передбачений виробником).
Також виробник чи постачальник повинен надати сертифікат відповідності. В сертифікаті зазначається номер реєстрації обладнання, термін дії сертифікату відповідності, назву обладнання, код, вимоги, яким відповідає обладнання, виробник, хто видав сертифікат. Сертифікат відповідності зберігається в тендерному відділі КХЦ.
При надходженні медичного обладнання в установу (на склад) матеріально відповідальна особа на документі постачальника або на акті приймання повинна розписатися в одержанні цих цінностей і прийняти їх на відповідальне зберігання.
За місцем зберігання все медичне обладнання повинне перебувати на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються наказом керівника установи.
З посадовими особами, які відповідають за збереження медичного обладнання, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. При зміні матеріально відповідальної особи та у випадках, передбачених чинним законодавством України (стихійне лихо, крадіжка тощо), здійснюється інвентаризація необоротних активів, які перебувають на зберіганні.
Видача медичного обладнання із складу проводиться за накладними (вимогами), які підписуються керівником установи. При цьому накладна виписується в одному примірнику, якщо інший порядок не визначено галузевими нормативними актами, погодженими з Державним казначейством України.
Особи, відповідальні за збереження медичного обладнання, ведуть інвентарні списки необоротних активів.
«Інвентарний список основних засобів» - типова форма 03-11 (бюджет) застосовується матеріально відповідальними особами для здійснення пооб'єктного обліку необоротних активів за місцезнаходженням (місцем експлуатації) об'єктів необоротних активів. Форма 03-11 (бюджет) «Інвентарний список основних засобів» представлена в додатку А(рис. А.4).
Дані пооб'єктного обліку необоротних активів за їх місцезнаходженням (місцем експлуатації) повинні бути тотожні записам в інвентарних картках обліку необоротних активів, які ведуться в бухгалтерії.
Для обліку медичного обладнання застосовується «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах» типової форми 03-6 (бюджет). Інвентарна картка відкривається на підставі акта прийняття-передачі необоротних активів (типова форма 03-1 (бюджет)), накладних, технічної та іншої супровідної документації. Записи в інвентарній картці типової форми 03-6 (бюджет) робляться на підставі перевірених документів: актів приймання про введення в експлуатацію, технічних паспортів заводів-виробників та інших документів. Форма 03-6 (бюджет) «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах» представлена в додатку А(рис. А.5, рис. А.6).
Записи в картку про роботи з добудови, дообладнання, реконструкції, модернізації й капітального ремонту існуючого об'єкта вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів (типова форма 03-2 ) (бюджет)). Форма 03-2 (бюджет) «Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» представлена в додатку А(рис. А.7, рис. А.8).
У картці зазначаються дата й номер акта введення необоротних активів в експлуатацію та характерні ознаки об'єктів (предметів): креслення, модель, тип, марка, заводський номер, дата випуску (виготовлення). Крім того, записується коротка індивідуальна характеристика об'єкта. Якщо в складі обладнання, приладів, є дорогоцінні метали, то в розділі «Коротка індивідуальна характеристика об'єкта» зазначаються перелік деталей, у складі яких є дорогоцінні метали, найменування деталі та маса металу, зазначена в паспорті.
На зворотному боці картки типової форми 03-6 (бюджет) робиться запис про переміщення необоротних активів в установі.
Для контролю за правильністю бухгалтерських записів за рахунками синтетичного та аналітичного обліку складаються оборотні відомості за кожною групою субрахунків, що об'єднуються відповідним синтетичним рахунком. Підсумки оборотів та залишків кожного субрахунку оборотних відомостей звіряються з підсумками оборотів та залишків даних відповідних синтетичних рахунків книги "Журнал-головна".
Відображення медичного обладнання КХЦ ведеться в наступних облікових регістрах:
1) «Акт прийняття-передачі основних засобів» - форма 03-1 (бюджет).
2) накладна(вимога), що оформляється при видачі медичного обладнання зі складу – внутрішній документ КХЦ;
3) «Інвентарний список основних засобів» - форма 03-11(бюджет);
4) «Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах» - форма 03-6 (бюджет);
5) книга «Журнал – головна».
Разом з медичним обладнанням надається, керівництво по експлуатації та сертифікат відповідності.
Схема переміщення обладнання від продавця до КХЦ представлена на рисунку 2.1.
Рис. 2.1 – Схема переміщення обладнання від продавця до КХЦ
Окремо можна виділити оформлення документації при ремонтуванні медичного обладнання сервісним центром не підпорядкованим КХЦ. Така ситуація може виникнути, коли інженер КХЦ по ряду причин(обладнання знаходиться на гарантії, інженер не сертифікований на виконання обслуговування чи ремонту даного обладнання) не може провести ремонт. Тоді необхідно забезпечити ремонт медичного обладнання зі сторони уповноваженого сервісного центру.
В такому випадку оформляються наступні документи:
1) договір на виконання ремонтних робіт;
2) акт на виконання ремонтних робіт;
3) кошторис на ремонтні роботи.
Договір про надання послуг складають у двох примірниках – по одному для кожної із сторін - учасників. В договорі вказується хто являється замовником, хто виконавцем, та розписуються наступні пункти: предмет договору, обов’язки виконавця, обов’язки замовника, ціна та оплата послуг, відповідальність та порядок вирішення спорів, юридичні адреси та реквізити сторін, інші умови. Приклад договору про надання послуг представлено в додатку А(рис. А.9, рис. А.10).
Акт на виконання ремонтних робіт оформляється «Актом прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів» типової форми 03-2 (бюджет). Акт складається у двох примірниках і підписується представником КХЦ, уповноваженим на приймання медичного обладнання після ремонту, та представником підприємства (організації), що виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті вказуються кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно із затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт.
Перший примірник акта здається в бухгалтерію установи, де робляться відповідні записи в інвентарних картках обліку необоротних активів. Другий примірник передають підприємству, яке виконувало ремонт, реконструкцію чи модернізацію.
Зміни в характеристиці об'єкта, пов'язані з його ремонтом, реконструкцією чи модернізацією, вносяться у відповідний розділ акта, у картку обліку необоротного активу та в технічний паспорт об'єкта.
Якщо робота виконується відповідно до кошторису, складеного виконавцем, кошторис набирає чинності та стає частиною договору з моменту підтвердження його замовником.
Кошторис на виконання робіт може бути приблизним або твердим. Кошторис є твердим, якщо інше не встановлено договором.
Зміни до твердого кошторису можуть вноситися лише за погодженням сторін.
У разі перевищення твердого кошторису усі пов'язані з цим витрати несе виконавець, якщо інше не встановлено договором.
Якщо виникла необхідність проведення додаткових робіт і у зв'язку з цим істотного перевищення визначеного приблизного кошторису, виконавець зобов'язаний своєчасно попередити про це замовника. Замовник, який не погодився на перевищення кошторису, має право відмовитися від договору. У цьому разі виконавець може вимагати від замовника оплати виконаної частини роботи.
Виконавець, який своєчасно не попередив замовника про необхідність перевищення приблизного кошторису, зобов'язаний виконати договір на виконання ремонтних робіт за ціною, встановленою договором.
Виконавець не має права вимагати збільшення твердого кошторису, а замовник - його зменшення в разі, якщо на момент укладення договору не можна було передбачити повний обсяг роботи або необхідні для цього витрати.
У разі істотного зростання після укладення договору вартості елементів обладнання, комплектуючих частин, які мали бути надані виконавцем, а також вартості послуг, що надавалися йому іншими особами, виконавець має право вимагати збільшення кошторису. У разі відмови замовника від збільшення кошторису підрядник має право вимагати розірвання договору.