Виды систем.

По направленности связей делятся на централизованные(все связи осуществляются через один центральный элемент) и децентрализованные(преобладают прямые контакты между элементами)

По составу элементов системы бывают гомогенными(однородными) и гетерогенными(разнородными).Пример – школьный класс.

Системы, характеризующиеся преобладанием внутренних связей по сравнению с внешними получили название целостных.

Система, сохраняющаяся в целом при изменении или исчезновении одного или нескольких элементов, называется устойчивой. Если при этом возможно восстановление утраченных элементов, то она является регенеративной.

Системы могут быть изменяющимися(динамичными) и неизменными(статичными).

Если система не может развиваться дальше без того, чтобы не превратиться в качественно иную, она считается завершённой. Если же развитие возможно – незавершённой.

Система, состоящая из ряда разнородных элементов, называется сложной.

Системы делятся на механистические и органические. Механистические обладают постоянным набором неизменных элементов , чёткими границами, однозначными связями, не способны изменяться и развиваться, функционируют под воздействием внешних импульсов. Элементы в малой степени зависимы от системы и вне её сохраняют самостоятельное бытие. Но потеря одного элемента ведёт к нарушению всего механизма функционирования.

Органические системы характеризуются противоположными качествами. В них увеличивается зависимость части от целого, а целого от части, наоборот, уменьшается. Например, человек, при потере многих органов может продолжать свою жизнедеятельность. Таким системам присущи свойства, которых нет у механистических, например, способность к самоорганизации и самовоспроизведению.

Специфической формой органической деятельности является социальная (общество, фирма, коллектив).

Система управления и её элементы.

Социальные системы управления являются упорядоченными, целостными, функционально и технологически неоднородными, иерархичными по структуре, динамичными с точки зрения состава и количества элементов.

Важная особенность социальной системы состоит в том, что небольшие изменения в одном из её элементов могут вызвать «цепную реакцию», привести к серьёзным изменениям для неё в целом. Для того, чтобы социальная система была устойчивой, правильно сориентированной, а следовательно, жизнеспособной, она должна обладать управляющим элементом(системой управления0.

Система управления организацией представляет собой весьма сложное образование, включающее следующие взаимосвязанные элементы:

- органы управления(должности, подразделения0

- коммуникационные каналы

- набор методов, технологий, норм, правил, процедур, предписаний, полномочий, определяющих поведение работников и порядок выполнения тех или иных действий.

Принципами построения системы управления являются:

- соответствие целям организации

- сопряжённость функций и полномочий

- ориентированность на определённый уровень компетентности персонала

- допущение неформальных связей

- обеспечение эффективного контроля

- гибкость и адаптивность

Как и любая органическая система, система управления находится в постоянном развитии. Оно может быть экстенсивным(путём увеличения числа субъектов, связей) и интенсивным(за счёт рационализации функций, процедур)

Система управления характеризуется:

- составом, соподчинённостью, информационной нагрузкой элементов, способом их взаимодействия

- уровнем централизации или децентрализации полномочий

- степень специализации и регламентации функций

- стабильностью или изменчивостью поведения

- открытостью или закрытостью

- техническим оснащением.

Структурно, система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем. Они взаимодействуют с помощью механизма управления.

Под управляющей подсистемой можно понимать ту часть управления, которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение.

К управляемой подсистеме относятся элементы, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение того объекта, на который оно направлено.

Объект управления представляет собой все те элементы организации, которые, воспринимая управленческое воздействие, подчиняют ему своё функционирование и развитие. В качестве объекта можно рассматривать рядовых исполнителей, процесс, отношения.

Для того, чтоб взаимодействие между субъектом и объектом управления было эффективным, необходимо выполнение ряда условий.

Во-первых, они должны соответствовать друг другу, быть совместимыми.

Во-вторых, в рамках единства субъект и объект должны обладать относительной самостоятельностью. Предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из-за удалённости от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах, как правило затруднительно. Поэтому, принятые наверху решения могут быть неоптимальными.

В-третьих, субъект и объект управления должны осуществлять между собой двустороннее взаимодействие, определённым образом реагируя на информацию, полученную от другой стороны.

В-четвёртых, как субъект так и объект управления должны быть заинтересованы в чётком взаимодействии(один – в получении необходимых в данной ситуации команд, другой – в своевременном и точном их исполнении).

В рамках системы управления между субъектом и объектом существуют самые разные связи: непосредственные и опосредованные, главные и второстепенные, внутренние и поверхностные, постоянные и временные, закономерные и случайные.

Через эти связи осуществляется действие механизма управления, который должен:

- соответствовать целям и задачам объекта управления

- учитывать реальные условия осуществления управленческой деятельности

- предусматривать надёжные, сбалансированные методы воздействия на управляемый объект

- поддаться контролю

- иметь возможности для совершенствования

Система управления должна быть эффективной. К признакам её эффективности можно отнести:

- высокую оперативность, надежность, качество принимаемых решений

- минимизацию затрат времени, связанных с их подготовкой

- экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления

- улучшение технико-экономических показателей основной деятельности условий труда

Снижающуюся долю административных работников в персонале организации.

Эффективность функционирования системы управления можно повысить с помощью более надёжных обратных связей, своевременности и полноты информации, учёта социально-психологических особенностей участников, обеспечения оптимального размера подразделений.

Системные концепции

Теория систем была впервые применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход - это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, определим сначала, что такое система.

• Система - это некоторая целостность, состоящая из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Все организации являются системами. Поскольку люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации части ее взаимосвязаны.

Открытые и закрытые системы. Существуют два основных вида систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей системы. Часы - знакомый пример закрытой системы.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой проницаемые границы системы. Такая система не является само обеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающий извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира.

Подсистемы. Крупные составляющие сложный систем, таких как организация, человек или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимосвязаны, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом.

Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления - главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации.

Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют - какое из средств арсенала управления может оказаться успешным.

Модель организации как открытой системы. На входе организация получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж и т.п.

Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческий функций.

Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.

В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.