1. Краткие теоретические сведения

1.1. Понятие «форма»

Форма – это объект БД, используемый для отображения информации, содержащейся в таблицах или запросах.

Формы могут иметь различное назначение (рис. 4.1). Они предназначены для обеспечения интерфейса пользователя с БД (рис. 4.1, а). Форму можно использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных (рис. 4.1, б), а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными (рис. 4.1, в).

1.2. Запуск формы на выполнение

Прежде чем запустить форму на выполнение, необходимо убедиться в ее наличии.

Для запуска формы необходимо перейти во вкладку окна базы данных и два раза щелкнуть мышкой по названию нужной формы.

а)

б)

в)

Рис. 4.1. Назначение формы

1.3. Создание формы

Существуют три способа создания форм:

1) использование команды Автоформа;

2) использование команды Мастер форм;

3) использование команды Конструктор форм.

1.3.1. Создание формы с использованием команды

Автоформа

С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.

Для создания формы в режиме Автоформа последовательность действий следующая:

1) в окне базы данных выбрать в списке Объекты;

2) нажать кнопку на панели инструментов окна базы данных;

3) в диалоговом окне Новая форма выбрать мастера:

- Автоформа: в столбец. Каждое поле располагается на отдельной строке (подпись находится слева от поля);

- Автоформа: ленточная. Поля, образующие одну запись, расположены в одной строке, их подписи выводятся один раз в верхней части формы;

- Автоформа: табличная. Поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю – один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов;

- Автоформа: сводная таблица. Форма открывается в режиме сводной таблицы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета;

- Автоформа: сводная диаграмма. Форма открывается в режиме сводной диаграммы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета;

4) выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается форма.

Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.

1.3.2. Создание формы при помощи команды Мастер форм

Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

Для создания формы в режиме Мастер форм последовательность действий следующая:

1) в окне базы данных выбрать в списке Объекты;

2) нажать кнопку на панели инструментов окна базы данных;

3) в диалоговом окне Новая форма выбрать нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна;

4) выбрать имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых должна быть основана форма. Если в списке выбран Мастер форм или Сводная таблица, то этот шаг не обязателен (источник записей для формы можно указать позднее);

5) следуйте инструкциям мастера.

Для добавления полей из нескольких таблиц или запросов в форму не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса в мастере форм. Повторяйте шаги, которые необходимы для выбора таблицы или запроса и указания полей, пока в форму не будут включены все нужные поля.