1. Краткие теоретические сведения

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

В Microsoft Access есть несколько типов запросов:

1) Запросы на выборку являются наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями);

2) Запросы с параметрами – это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле;

3) Перекрестные запросы. В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы;

4) Запрос на изменение – запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей.

Существуют четыре типа запросов на изменение:

- На удаление записи удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее;

- На обновление записи вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц;

- На добавление записей добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц;

- На создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

1.1. Запуск запросов на выполнение

Прежде чем выполнить запрос и просмотреть его результаты, необходимо убедиться, что запрос существует.

Чтобы запустить запрос на выполнение, необходимо перейти на страницу Запросы окна БД и два раза щелкнуть мышью по имени нужного запроса.

1.2. Создание запросов на выборку. Общий вид окна

запросов

Создать простой запрос можно при помощи мастера запросов или в окне конструктора запросов.

Создание простого запроса на выборку при помощи мастера:

1) в окне БД в списке Объекты выбрать и на панели инструментов окна базы данных нажать кнопку Создать;

2) в диалоговом окне Новый запрос выбрать в списке строку Простой запрос и нажать кнопку ОК;

3) следовать инструкции в диалоговых окнах мастера. Последнее диалоговое окно позволяет либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.

Для того чтобы создавать новый запрос без помощи мастера или модифицировать созданный запрос, необходимо изучить общий вид конструктора запросов, который приведен на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Общий вид конструктора запросов

В верхней части окна находится Схема данных запроса. Она содержит список таблиц или запросов, на основе которых нужно создать новый запрос. Здесь также отображаются связи между таблицами. При необходимости между таблицами или уже существующими запросами можно устанавливать и модифицировать все виды связей. Условием установления связей на данном уровне является отсутствие связей между таблицами, входящими в запрос, в схеме данных БД.

В нижней части окна располагается Бланк запроса. Каждая строка этого бланка выполняет определенную функцию.

Поле. В эту строку помещаются поля из таблиц или запросов-источников, которые используются для создания нового запроса.

Имя таблицы. Строка показывает, из какой таблицы или запроса выбрано данное поле.

Сортировка. Здесь указывается тип сортировки для значений данного поля.

Вывод на экран. Строка предназначена для установки флажков в тех полях, которые должны отражаться в новом запросе на экране.

Условие отбора. В эту строку, а также в строку ниже ее вводятся критерии отбора записей запросом.

Создание простого запроса на выборку при помощи конструктора:

1) в окне БД в списке Объекты выбрать и на панели инструментов окна базы данных нажать кнопку Создать;

2) в диалоговом окне Новый запрос выбрать в списке строку Конструктор и нажать кнопку ОК;

3) в диалоговом окне Добавление таблицы выбрать вкладку, содержащую объекты, данные из которых будут использованы в запросе;

4) дважды щелкнуть объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажать кнопку Добавить;

5) добавить поля в строку Поле в бланке запроса и, если необходимо, указать условия и порядок сортировки;

6) для просмотра результатов запроса на панели инструментов нажать кнопку Вид ;

7) если результат запроса удовлетворительный, сохранить запрос.