1.3. Создание отчета при помощи мастера отчетов
Мастер отчетов позволяет создавать отчеты на основании одной или нескольких таблиц, а также одного или нескольких запросов. В отчет могут включаться поля по выбору, однако Мастер не выполняет создание дополнительных полей, не содержащихся в таблицах-источниках или запросах-источниках.
Последовательность действий по созданию отчета при помощи мастера отчетов следующая:
1) в окне базы данных выбрать в списке Объекты;
2) нажать кнопку на панели инструментов окна базы данных;
3) выбрать из списка Мастер отчетов. На экране появится окно Создание отчета;
4) из списка Таблицы/Запросы выбрать таблицу или запрос, поля из которого нужно включить в запрос;
5) из списка Доступные поля выбрать те поля, которые должны быть включены в запрос;
6) если новый отчет создается на основе нескольких таблиц-источников или запросов-источников, повторить пункты 4–5;
7) в следующем окне указать уровни группировки, если необходимо объединить записи в группы;
8) нажать кнопку Группировка, если необходимо задать интервалы группировки;
9) если в таблице есть поля с типом Денежный или Числовой, можно воспользоваться кнопкой Итоги для расчета итогов по группам записей или общего итога по отчету;
10) установить переключатель отображения данных в отчете в одно из положений: показать Данные и итоги или Только итоги;
11) указать макет отчета;
12) выбрать стиль отчета;
13) задать имя отчета;
14) нажать кнопку Готово.
В
режиме Предварительный
просмотр
имеется возможность определить, как
будет выглядеть отчет в напечатанном
виде. Чтобы перейти в режим предварительного
просмотра, надо создать отчет, а затем
нажать кнопку
в окне БД.
В режиме Предварительный просмотр можно устанавливать масштаб документа, переходить в режим конструктора для дальнейшего изменения отчета, устанавливать параметры страницы, а также отсылать документ на печать (рис. 5.1).
1.4. Отчет в режиме Конструктор
Технология создания отчета в режиме Конструктор аналогична технологии создания форм и включает следующие действия:
1) в окне базы данных выбрать в списке Объекты;
2) нажать кнопку на панели инструментов окна базы данных;
3) выбрать из списка Конструктор;
4) откроется окно Конструктор отчетов.
Рис. 5.1. Кнопки панели инструментов Предварительный
просмотр
При создании отчета в режиме Конструктор следует сначала создать пустой отчет, а затем добавлять в него необходимые элементы управления либо создать при помощи мастера отчет, а потом в режиме Конструктор вносить в него изменения.
Источником данных для отчета может быть только одна таблица. Если необходимо использовать данные из нескольких таблиц, то сначала создается запрос на основе этих таблиц, а затем этот запрос служит источником данных для отчета.
Общий вид отчета в режиме Конструктор приведен на рис. 5.2.
Все данные организованы по областям. Области определяют, в каком месте и с какой периодичностью появляются в отчете элементы управления.
Основное предназначение областей отчета:
- Заголовок отчета. Информация, размещенная в данной области, печатается только один раз в самом начале отчета;
- Верхний колонтитул. Информация, размещенная в данной области, печатается в верхней части каждой страницы. На первой странице отчета сначала помещается заголовок отчета, а затем колонтитул;
- Область данных. Основная часть отчета. Содержит записи из таблицы-источника или запроса-источника;
- Нижний колонтитул. Информация, размещенная в данной области, печатается в нижней части каждой страницы;
- Примечание отчета. Информация, размещенная в данной области, печатается в нижней части последней страницы отчета, сразу под нижним колонтитулом.
Рис. 5.2. Общий вид отчета в режиме Конструктор
В зависимости от того, какая информация будет включена в отчет, можно использовать два вида текстовых элементов управления:
- Поле – служит для отображения в отчете данных, содержащихся в поле таблицы-источника или запроса-источника;
- Надпись – отображает текстовое сообщение.
Кроме текстовых элементов управления в отчет можно включать линии, рамки и графические элементы (рисунки).