1.3. Условие отбора записей в запросе

Access предоставляет следующие возможности при формулировании условия отбора записей:

1) Простой критерий выборки. Записи выбираются по совпадающим значениям поля. Например, из поля Город необходимо выбрать значение Минск. Для этого в бланке запроса в строке Условие отбора в графе Город вводится с клавиатуры значение «Минск»;

2) Точное несовпадение значений одного поля. Из базы выбираются все записи, кроме тех, для которых задано условие. Например, необходимо выбрать все записи с полем Город, кроме тех, которые в этом поле имеют значение Минск. Для этого в строке Условие отбора в графе Город вводится выражение Not «Минск»;

3) Неточное совпадение значений поля. Такое условие можно задавать, если неизвестны значения полей. Для выборки используется оператор Like. Рядом с оператором записывается образец, содержащий или точное значение, например, Like «Петров», или включающий символы шаблонов, например, Like «Петр*» (выбираются все фамилии, начало которых Петр).

Access допускает следующие символы шаблонов:

? – заменяет один любой символ;

* – заменяет любое количество любых символов;

[список знаков] – любой один символ из списка знаков;

[!список знаков] – любой один символ, не входящий в список знаков.

Например, при условии Like ‘[BP]*’ будут отбираться только фамилии, начинающиеся с букв В или Р;

4) Выбор по диапазону значений. Для задания диапазона значений используются операторы: < (меньше), > (больше), <= (не больше), >= (не меньше), Between… And… (между);

5) Объединение критериев нескольких полей. В запросе может быть несколько условий отбора. В этом случае имеют место два варианта выборки записей:

а) запись выбирается только при условии выполнения всех критериев отбора (логическое И). Тогда все условия для всех полей должны располагаться в одной строке;

б) запись выбирается при выполнении хотя бы одного из критериев отбора (логическое ИЛИ). Тогда все условия для всех полей должны располагаться на отдельной строке.

Если на одно поле налагается более одного условия, можно объединять условия при помощи логических операторов AND и OR.

1.4. Многотабличные запросы. Группировка

Многотабличным считается запрос, в который отбираются данные, содержащиеся в двух или более таблицах.

Создать такой запрос можно при помощи мастера, предварительно указав, что данные будут отобраны из нескольких таблиц или при помощи конструктора.

Создание многотабличных запросов при помощи конструктора практически не отличается от создания однотабличного запроса, за исключением того, что нужно добавить не одну, а несколько таблиц или уже готовых запросов в схему данных запроса. При необходимости, можно установить между ними связь.

Группировка. Чтобы воспользоваться встроенными средствами Access для выполнения некоторых вычислений при формировании запроса, необходимо сделать видимой строку Групповая операция, расположенную в бланке запроса (Вид  Групповые операции).

По мере того, как вы будете вводить в бланке запроса имена новых полей, в поле Групповая операция появится значение Группировка. Данное значение используется для того, чтобы сгруппировать значения, содержащиеся в данном поле.

Если в строке Группировка содержится несколько полей, то результаты запроса будут содержать строки с каждым уникальным сочетанием этих полей.

Кроме группировки в строке Групповая операция могут содержаться следующие итоговые операции:

- Count подсчитывает количество совпадающих записей в группе и выводит их на экран;

- Sum суммирует значения одного или нескольких числовых полей таблицы;

- Avg вычисляет среднее значение всех чисел, содержащихся в данном поле;

- Min находит минимальное значение из всех найденных в результате выполнения запроса;

- Max находит максимальное значение из всех найденных в результате выполнения запроса;

- StDev рассчитывает стандартное отклонение для отобранных значений поля;

- Var рассчитывает дисперсию для отобранных значений поля;

- First выводит первую запись, найденную в результате выполнения запроса;

- Last выводит последнюю запись, найденную в результате выполнения запроса.

В списке кроме итоговых операций находятся Группировка, Выражение и Условие.

- Группировку используют для тех полей, записи которых объединяют в группы;

- Выражение сообщает Access о желании выполнить вычисления в поле;

- Условие указывает, что данное поле является частью критерия поиска. И в строке Условие отбора необходимо ввести критерий поиска по данному полю.