8 Требование к хранению электронных документов
Электронные документы (выпускные работы) хранящиеся на CD-R диске с сопровождающими документами сдаются ответственному за хранение на кафедре по перечню, где в конце перечня проставляются подписи сдающего и принимающего, это говорит о том, что один сдал в полном объеме другой принял.
Храниться электронные документы на выпускные работы должны при нормальных условиях. Влажность от 10 до 90 процентов, температура от 5 до 55 0С. ДЭ должны защищенны от электромагнитного воздействия в отведенных для хранения месте. ДЭ необходимо хранить в вертикальном положении по видам выпускных работ и по годам.
Сроки архивного хранения для выпускных работ (дипломных проектов (работ), магистерских диссертаций, работ по бакалавриату) 5 лет, курсовых проектов и работ 3 года.
Уничтожение происходит после установленного срока хранения комиссией созданной приказам ректора по акту. Один экземпляр акта сдается в архив университета, другой остается на кафедре уничтожающей документы.
Не рекомендуем для СD-R:
-брать или трогать компакт-диск за записанную поверхность;
-наносить на поверхность любые жидкости;
-наклеивать на поверхность наклейки и другие материалы;
-подвергать диски воздействию различных загрязняющих веществ и агрессивных сред;
-ронять, подвергать грубому механическому воздействию или деформировать;
-делать рабочие записи или рисовать пишущими предметами специально не предназначенными для компакт и DVD-дисков;
-подвергать воздействию прямых попаданий солнечных лучей. Кроме того, не следует просто так оставлять диск в приводе после завершения работы с ним, и тем более нельзя оставлять оптический диск в выключенном компьютере.
Приложение А
Образец выполнения информационно-удостоверяющего листа для дипломного проекта в электронной форме
Приложение В
Перечень документов сдаваемых в архив
(пример заполнения)
№№ ПП |
Название документа |
Обозначение документа |
Количество штук |
Количество листов |
1 |
Дипломный проект на CD - диске |
ТГТУ. 465636.024 ДЭ |
1 |
- |
2 |
Информационно-удостоверяющий лист |
ТГТУ.465636.024 УЛ |
1 |
12 |
3 |
Рецензия |
- |
1 |
1 |
4 |
Отзыв |
- |
1 |
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Дипломный проект сдал
согласно перечня _______________ А.В. Иванов
дата, подпись
Дипломный проект принял
согласно перечня __________________ С.Н. Петрова
дата, подпись
Разработано службой
метрологии и стандартизации С.Н. Кузнецов
Согласовано:
Проректор по методической
работе и качеству образования Н.П. Пучков
Проректор по научно-инновационной
деятельности С.И. Дворецкий
Заведующая архивом Л.В. Кирееева