14. Формы делового общения. Деловое письмо.

Примечание к этому вопросу. В ответе указано как правильно написать правильно деловое письмо. Также я казала виды деловых писем на всякий случай. Но для краткости ответа не стала указывать их описание.

Деловое общение - это процесс речевой взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

Формы делового общения::Деловая беседа Деловое совещание деловые переговоры Публичные выступления телефонные разговоры деловая переписка

Письмо – это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). В соответствии с одним из определений представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Примечательно, что большую часть переписки предприятий образуют именно письма.

Важно знать основные правила составления деловых писем. Для того, чтобы адресату захотелось ответить на ваше письмо, оно должно быть составлено правильно. Порядок составления следующий:

• план письма;

• собственно написание и структурирование;

• проверка содержания и формы.

Письмо должно быть информативным и одновременно интересным для читателя. Чрезвычайно важно, чтобы письма были составлены по "высшему классу" — от этого зависит ваша личная репутация и авторитет организации. Помните, что хорошо написанное деловое письмо открывает возможности к продвижению вашей организации в бизнесе. Это поистине идеальная и дешевая форма рекламы! Правильность составленного письма означает, будут его читать или нет!

Необходимо четко сформулировать цель письма. Например, ею может быть:

• передача информации;

• продажа идеи или товара;

• продвижение какого-то дела;

• выяснение подробностей;

• желание поправить ситуацию;

• заявить о своей организации или о себе.

Определившись с целью письма, можно начать обдумывать его содержание. Проверьте все факты и детали и кратко запишите все, что вы хотите изложить. Не следует стремиться сделать письмо слишком длинным — одной страницы вполне достаточно. При этом следите за длиной предложений и абзацев. Общепринятый язык воспринимается легче, чем профессиональный жаргон, с которым адресат может быть и не знаком.

• письмо должно умещаться на одной странице;

• старайтесь, чтобы предложения состояли не более чем из 20 слов;

• абзац не должен состоять более чем из четырех предложений. Структура письма должна быть следующей:

• приветствие;

• заголовок;

• введение;

• информация;

• действие;

• заключение.

Виды деловых писем. Например:

Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу,

Письмо-заявление об уходе

Рекомендательное письмо

Письмо-отказ

Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.)

Письмо-благодарность