8 И 9 Управление запасами и специфика складской деятельности станций технического обслуживания автомобилей.

Для успешного развития бизнеса важно добиться эффективной системы управления запасами, которая позволит повысить качество обслуживания клиентов и сделать работу предприятия гибкой и прибыльной, гарантирующей достижение требуемого Уровня доходности вложений за счет поддержания рентабельности запасов и адекватной стратегии маркетинга. Для достижения этой цели перед службой логистики ставятся следующие задачи:

• расширение номенклатуры запасных частей;

• снижение издержек;

• организация поставок деталей из-за рубежа;

• избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов;

• контроль за специальными заказами;

• контроль за упущенными продажами;

• максимизация закупок по стандартным заказам.

В основе управления запасами лежит изучение деятельности конкурентов. Стратегия маркетинга управления автосервисом подразумевает активный сбор информации о рынке и ценах, ассортименте, объемах запасов и объемах сбыта по группам деталей для принятия решения, что, когда, где и сколько закупать, а главное— по каким каналам и видам транспорта доставлять, Только индивидуальное решение, учитывающее все эти факторы, может сделать рентабельной деятельность фирмы.

Современный склад— это сложное техническое сооружение, состоящее из многочисленных взаимосвязанных элементов, основными функциями которого являются преобразование материальных потоков, а также накопление, переработка и распределение грузов между потребителями.

Важнейшими элементами, от которых зависит эффективное функционирование складского хозяйства, являются:

• организация логистического процесса на складе;

• определение размера (площади, высоты) склада.

Определение размера склада происходит с учетом эффективного использования складских площадей. Типовыми размерами в данном случае могут быть площади от 600 до 25 000 м². с высотой от 6 до 18 м и более. Вообще в современном складском хозяйстве предпочтение отдается не одноэтажным складам, а с учетом удорожания стоимости земельных участков и достижений в области складской техники— складам с высотной зоной хранения. Общие затраты на высотный склад значительно меньше, чем на склад с тем же объемом, но с более низкой высотой. Обычная высота помещений в складах старой постройки колеблется от 4,5 до 5,6 м.

Если задачу ставить в обратном порядке — определить, сколько запчастей можно хранить в помещении, которым располагает данная СТО, расчет делается в обратном порядке. Допустим, предлагается помещение площадью 200 м² и высотой 5 м, т.е. объемом 1000 м³. В этом помещении можно хранить 1000 • 0,36 = 360 м³ запасных частей. При средней оборачиваемости три раза объем продаж составит 1080 м³ в год, что достаточно для обеспечения парка в 10 000 легковых автомобилей в год.

При планировании деятельности системы управления запасами необходимо решить два вопроса: когда делать заказ и сколько деталей заказывать.

Принимая во внимание нерегулярность спроса на запасные части и риск возникновения неликвидных остатков, целесообразно отслеживать движение реализации по каждой группе ассортимента. Остатки деталей необходимо держать на минимальном уровне, необходимом для удовлетворения спроса на детали для самых популярных моделей. Основная часть номенклатуры запасов должна приходиться на расходные материалы и детали (фильтры, тормозные колодки и т.д.). Детали, которые подлежат частой замене по разным причинам, лучше держать в единичном экземпляре (сцепление, глушитель, ШРУСы и т.д.) для каждой из обслуживаемых моделей. Остальная часть ассортимента — «редкий спрос» — только на заказ.

Для ответа на вопрос, сколько закупать, в литературе приводится ряд формул, которые считают запас, необходимый до следующего заказа. Сразу отметим, что применение их возможно при наличии постоянно высокого спроса. В противном случае закупленный товар будет только бесполезно накапливаться и лежать мертвым грузом.

Требуемый запас = Количество, расходуемое за период контроля + Количество, расходуемое за период поставки + Страховой запас.

Размер заказа =Требуемый запас - (Наличный запас + + Ожидаемый приход)

Оптимальный размер запаса по критерию минимизации совокупных затрат на хранение запаса и повторение заказа рассчитывается по формуле.

Экономический размер заказа(ЭРЗ) = (2*А*С/В)

где А — удельные расходы на заказ каждой детали (партии), долл.; В— удельные затраты на хранение единицы товара, долл; С— годовой расход деталей, шт.; С – годовой расход деталей

Интервал времени между заказами I = Дн/(C/ЭРЗ)

Где Дн — количество рабочих дней в году, дни.

Для проведения данного расчета необходимо наличие данных о величине расходов на:

• контроль наличия,

• подготовку заказа,

• высылку заказа,

• получение запаса,

• проверку количества и качества,

• раскладку по местам хранения,

• проверку документов,

• подготовку рекламаций,

• постановку на учет и бухгалтерские проводки,

• доставку международным видом транспорта,

• таможенное оформление импорта,

• начисления на перевод средств и использование счета фирмы,

• погрузо-разгрузочные работы в аэропорту, на ж/д станции,

• страхование груза;

• хранение запасов на складе дилера и на таможенном терминале,

• заработную плату персонала,

• прочие затраты.

Расчет производится по следующим формулам:

Годовые затраты на заказ — D = АС/F

Годовые затраты на хранение одной партии груза — Е = ВF/2.

Суммарные годовые затраты — S = D + ЕQ.

Затраты могут быть минимизированы, если детали малой стоимости заказывать большими партиями через длительные интервалы, а дорогие — заказывать чаще, но малыми партиями. Обычно региональные склады крупных автопроизводителей содержат трехмесячный запас продукции, что составляет более 125 тыс. единиц товара. Это около 12 тыс. наименований запасных частей и аксессуаров общей стоимостью несколько миллионов долларов.

Стоимость содержания запасов деталей очень высокая вследствие роста затрат на аренду помещений, заработную плату, накладные расходы. Это вызывает естественное желание снизить уровень запасов за счет более частого заказа запасных частей меньшими партиями. Для небольшого автосервиса размещение у поставщика оригинальных деталей слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Многие автопроизводители налагают обязательства на своих дилеров по обеспечению определенного объема закупок запасных частей. Это необходимо для четкого планирования объемов производства.

В торговле запчастями применяются две системы пополнения запасов:

1) с фиксированным размером заказа;

2) с фиксированным интервалом времени между заказами.

Обе системы позволяют упорядочить поступление заказов поставщикам и обеспечить возможность планирования поставок, поэтому следование им поощряется скидками.

Система с фиксированным размером заказа (количество деталей определено расчетом определенного размера заказа ; решение принимается только о моменте размещения заказа (пример: по 100 деталей раз в месяц). При этой системе управления запасами предусматривается следующая последовательность действий:

• рассчитывается оптимальный размер заказа с точки зрения наибольшей скидки при размере, близком к необходимому количеству (например, наибольшая скидка при покупке 24 дисков сцепления (одна коробка), а ваша расчетная потребность— 21 диск, следовательно, выбирается размер заказа 24 шт.);

• рассчитывается уровень (точка) заказа на основе ожидаемого объема продаж за время ожидания поставки и величины страхового запаса;

• проверяется остаток запаса после каждой продажи;

• в день снижения запаса до количества, установленного как уровень (точка) заказа, готовится документ для заказа;

• принимается решение о моменте высылки заказа, и заказ

высылается.

Выбор момента высылки заказа зависит от множества факторов, не поддающихся расчетам. Он может быть выслан на несколько дней (недель) раньше или позже. Это зависит от динамики спроса (реализации), временной приостановки транспортного сообщения, задержки поставки на границе и т.д.

Система с фиксированным интервалом времени между заказами предусматривает следующую последовательность операций подготовки заказа:

• устанавливается периодичность контроля запасов, ориентированная на график поставок поставщика;

• рассчитывается величина требуемых запасов как сумма количеств, продаваемых за период контроля запасов и за время ожидания поставки, и количества в страховом запасе;

• составляется и выполняется график проведения контроля Уровня запасов, например компьютер должен каждую пятницу выдавать сводку по контролируемым деталям;

• принимается решение о размере заказа— выписывается количество деталей, необходимое для доведения количества наличного запаса до расчетного требуемого запаса;

• заказ высылается в установленный графиком день.

На практике регулярные (несрочные) заказы дилеры размещают раз в месяц или два месяца по системе с фиксированным интервалом времени между заказами для пополнения обязательного ассортимента оригинальных запасных частей по требованию автопродуцента. Срочные заказы по графику, установленному оптовиком, например, каждый вторник, размещаются по системе с фиксированным размером заказа. Это зависит еще и от требований перевозчика на минимальную погрузочную единицу. Право размещать заказ или нет , остается за дилером.

Организация приема товара. При проектировании склада необходимо предусмотреть территорию для приемки товара. Прибывающий на склад транспорт должен обслуживаться сразу, т.е. время его простоя должно быть минимальным.

Процесс приемки грузов происходит следующим образом:

• транспорт въезжает на разгрузочную площадку, где в зависимости от объема груза вручную или с использованием специальных механизмов производится его разгрузка;

• если груз имеет небольшой объем, производится его прием в соответствии с сопровождающими документами (накладными), проверяется количество товара, целостность упаковки;

• если груз имеет существенный объем, то по сопровождающим документам производится прием количества отгруженных мест и проверяется целостность их упаковки;

• работники группы приемки получают предварительно обработанные документы, в которых содержится упорядоченный перечень товаров по погрузочным местам (так называемым лотам);

• производится позиционный контроль груза на соответствие номенклатуре количеству и качеству;

• разобранный и предварительно отсортированный груз перемещается в зону размещения товаров по местам;

• по результатам приемки составляется документ о выявленных недостатках: повреждениях груза, несоответствии количества полученного груза заявленному в накладной, пересортице и пр.;

• работники группы размещения выполняют так называемую Разноску товаров по складским местам на основании полученных маршрутных листов и карты склада.

Используемая складская грузовая единица и вид складирования. Оптимальная система складирования предопределяет рациональность технологического процесса на любом складе. Основным условием здесь является минимальное количество операций по переработке груза. Поэтому выбору вида и размера товароносителя, на котором формируется складская грузовая единица, следует уделять особое внимание. Товароносителями могут стать стоечные, сетчатые, ящичные, плоские поддоны и полуподдоны, кассеты, ящики для мелких грузов и т.д. На выбор товароносителя влияют:

• вид и размер упаковки транспортной тары;

• система комплектации заказа;

• оборачиваемость товара;

• применяемое технологическое оборудование для складирования груза,

• особенности подъемно-транспортных машин и механизмов, обслуживающих склад.

Для складирования запчастей возможно применение контейнеров и плоских поддонов, которые располагаются на полочных высотных стеллажах.

Такой вид складирования обеспечивает:

• высокую степень использования площадей и объемов;

• свободный доступ к товару;

• легкость обслуживания;

• возможность автоматизированного управления.

Оборудование по обслуживанию склада и размещение товара. Выбор подъемно-транспортных машин и механизмов зависит от площади и высоты склада, используемых товароносителей и вида складирования. На крупных складах, имеющих большие размеры как по площади, так и по высоте, где постоянно в наличии имеется широкий ассортимент товара, целесообразным представляется использование высокопроизводительных технических средств:

• электропогрузчиков;

• высотных подборщиков;

• высотных штабелеров;

• ручных подъемных тележек.

Размещение товара. Для размещения товара на складе выбирается стратегия минимизации перемещения и времени при выполнении операций с этими товарами. При размещении учитывается не только тип товара, его объем и наличие свободного места на складе, но и такая характеристика, как оборачиваемость товара. То есть чем большим спросом пользуются запчасти, тем ниже и ближе к месту выдачи они должны находиться.

На складе запасные части размещают в соответствии с группировкой и по размерам. Имеются секции для крупных и мелких деталей. Внутри этих секций детали располагаются по порядку каталожных номеров или по принципу объединения однотипных деталей (подшипники, сальники) в группы, размещаемые на одном стеллаже.

Специально выделенный работник склада систематически контролирует и анализирует карту склада и выполняет перемещение товаров с определенной стратегией.