6.3.2. Зарубежные системы учета

Наряду с отечественными и российскими разработками мно­гие проблемы перехода на международные стандарты учета наци­ональным предприятиям помогают решить международные систе­мы учета. Такие системы обычно представляют собой набор интегрированных модулей, каждый из которых выполняет специ­фическую бухгалтерскую функцию, но при этом имеет полную ин­формационную совместимость с другими модулями. Как правило, в число основных модулей бухгалтерских систем входят модули «Счета кредиторов» (Accounts Reseivable), «Счета дебиторов» (Accounts Reseivable) и «Главная книга» (General Ledger). Наря­ду с основными модулями бухгалтерские системы могут включать модули управления материально-техническим снабжением (Purshasing), основными средствами (Fixed Asset Management), запасами (Inventory), а также модуль расчета заработной платы (Payroll) и некоторые другие.

Помимо высокой стоимости, международные системы часто имеют специфические особенности, которые препятствуют или не позволяют нормально их эксплуатировать на национальных предприятиях. Например, они предусматривают использование сложных проводок, где по дебету или кредиту участвует несколь­ко корреспондирующих счетов, что для национальной учетной практики неприемлемо. В международных системах проводки могут вноситься не в виде парных корреспондирующих счетов, а прямым отнесением сумм на соответствующие счета: по дебету — с плюсом, по кредиту — с минусом. В результате применения такого механизма невозможно получить регистры аналитическо­го и синтетического учета, такие, как ведомости и журналы-ор­дера, Главная книга.

Международные системы менее гибки по сравнению с отече­ственными. Они, как правило, не позволяют корректировать вве­денные и утвержденные бухгалтерские записи. Изменения вносят­ся только методом сторно. Кроме того, иногда отсутствует или очень сложно реализован механизм организации каталогов контр­агентов, которые в различные моменты времени могут быть либо дебиторами, либо кредиторами.

В международных системах предполагается, что контрагент может быть либо только дебитором, либо только кредитором. Однако, несмотря на все ограничения и недостатки, национальные предприятия идут на их внедрение. Главная причина — престиж и поддержка крупными мировыми аудиторскими фирмами разра­ботчиков международных систем. Иногда использование между­народных систем является одним из обязательных условий нала­живания деловых связей с зарубежными партнерами или получения крупных иностранных инвестиций.

Среди международных систем можно выделить следующие.

Система globe 2.0 разработана компанией Exact (Нидерлан­ды), которая входит в тройку крупнейших разработчиков адми­нистративно-финансового программного обеспечения в мире и имеет 75 ООО клиентов. Exact имеет представительства в Бельгии, Великобритании, Венгрии, Германии, Испании, Малайзии, Мек­сике, Нидерландах, Франции, а с 1995 г. — и в Москве и насчи­тывает свыше 1000 сотрудников. Имеет дистрибьютеров во мно­гих странах мира.

Система platinum — разработка компании Platinum Software Corporation, первая версия которой (Platinum for DOS) появилась в 1984 г.

Platinum предоставляет широкие возможности для комплек­сного учета хозяйственных операций как торговых, так и произ­водственных предприятий. Современная версия Platinum, адапти­рованная к российским условиям, позволяет строить финансовую отчетность в соответствии с российскими и международными стан­дартами бухгалтерского учета (рис. 6.75).

scala — система управления бизнесом и ведения бухгалтерс­кого учета, разработка компании Scala (Швеция). Сегодня в бо­лее 90 странах мира насчитывается около 14 ООО установок сис­темы Scala. С 1991 г. компания Scala действует на рынке СНГ. Scala адаптирована к работе на рынках СНГ и Восточной Европы.

Система R/3 — разработка немецкой компании SAP — пред­назначена для автоматизации всей совокупности бизнес-процессов на предприятии, что отличает ее от других пакетов. Идеология программы предполагает описание в графическом виде всех суще­ствующих информационных связей на уровне корпорации, отдель­ного предприятия, входящего в ее состав, подразделений предпри­ятия и т. д., вплоть до конкретного исполнителя, например бухгалтера. Для каждого подразделения определяется совокуп­ность элементарных процессов, осуществляемых в рамках данно­го подразделения, например процесс ввода проводки по счету как один из видов бизнес-процессов бухгалтерии. Каждый процесс в системе автоматизирован и может быть перенастроен пользовате­лем. Таким образом, R/3 реализует концепцию единого информа­ционного пространства корпорации с учетом ее организационной и территориальной структуры с помощью методов логистики. Бла­годаря такому подходу руководство предприятия получает воз­можность не только оценить результаты деятельности предприя­тия, но и проследить, на какой стадии находится оформление документа, проконтролировать соблюдение графика отгрузки го­товой продукции и т. д.

Система может работать более чем на 30 языках, многие из кото­рых можно комбинировать в рамках одной системы, что дает воз­можность пользователям применять тот язык, который они пред­почитают, а счета-фактуры или отчеты создавать на других языках. Данная система поддерживает режим многовалютности и предлагает усовершенствованные функции, связанные с обменны­ми курсами и их колебаниями. Она может быть легко настроена в соответствии с любым планом счетов, полностью отвечать требо­ваниям GAAP и FASB-52.

Navision Financials — разработка датской корпорации Navision Software, основанной в 1984 г., одного из ведущих по­ставщиков финансовых систем «клиент-сервер» для управления бизнесом (рис. 6.76). Корпорация Navision имеет собственные филиалы в 17 странах: Австрии, Бельгии, Чехии, Франции, Гер­мании, Исландии, США, Великобритании и др. Всемирная дилер­ская сеть Navision Software состоит из более 800 авторизованных дилеров и центров разработки.

Hansa Financials — мультиязычная, многовалютная система управления предприятием. Разработчик системы — компания Hansa Business Solutions LTD — была основана в 1988 г. в Шве­ции. Ее головной офис находится в Лондоне. Компания имеет опыт работы с 43 ООО клиентов, а ее представительства открыты в 14 странах мира, что говорит о наличии значительного опыта адап­тации программных продуктов к особенностям законодательств различных стран. На сегодняшний день существуют версии про­граммы на 19 различных языках. Все программные продукты ком­пании аккредитованы Ассоциацией дипломированных бухгалте­ров Англии и Уэлса (The Institute of Chartered Accountants in England and Wales) и адаптированы к особенностям бухгалтерс­кого учета в Беларуси.

Система написана в ANSI С, что позволяет работать с высо­кой скоростью и минимумом аппаратного обеспечения и ресурсов RAM. Hansa — клиент-серверная система, с сервером и базой дан­ных собственной разработки. Благодаря этому внедрение програм­мы не требует значительных дополнительных капитальных вло­жений. Возможности импорта/экспорта позволяют перенести большую часть базы данных из других систем (таких, как «1С: Бухгалтерия», «Галактика» и др.) в формате .txt в Hansa Financials либо, наоборот, экспортировать базу данных Hansa Financials, например, в электронные таблицы для последующей графической обработки.

Система поддерживает платформы Windows 95/98, Windows NT, MacOS, UNIX/Linux. Минимальные требования к IBM PC — наличие процессора 486, 16 Мб оперативной памяти, 122 Мб сво­бодного пространства на диске; Apple Macs — LC475 или Power Mac. Hansa использует протокол TCP/IP, который полностью со­ответствует стандартам Интернет. Это позволяет пользователю работать с программой из любой точки планеты посредством уда­ленного подключения dial-up, а наличие встроенной электронной почты, календаря для планирования деятельности сотрудников делает программу еще более привлекательной для транснацио­нальных компаний. Верхняя граница количества пользователей не определена, но с учетом предыдущего опыта работы програм­мы — 50 одновременно работающих пользователей.

Как и все современные бизнес-системы, Hansa Financials име­ет графический интерфейс, отличающийся высокой эргономично-стью и удобством работы, которые обеспечиваются небольшим ко­личеством встроенных меню и простотой настройки. Общение пользователя с системой производится с помощью всего семи эк­ранных кнопок: любая операция или действие выполняется толь­ко кнопками «Следующая запись», «Предыдущая запись», «Ок», «Отмена», «Новое», «Копия», «Печать».

В системе Hansa Financials использован традиционный прин­цип построения бизнес-систем с использованием модульной архи­тектуры, т. е. совокупность нескольких различных модулей со­ставляет требуемую конфигурацию. Это позволяет глубже проработать отдельные участки учета и на практике снижает зат­раты на адаптацию программы к условиям конкретного пользова­теля. Основные модули системы — «Финансы», «Банк. Касса», «Подотчетные лица», «Расчеты с поставщиками», «Расчеты с клиентами» и др. Центральным модулем в системе является мо­дуль «Финансы», в котором производится настройка плана сче­тов, аналитического учета; в регистре «Операции» отражаются хозяйственные операции отчетного периода, введенные во всех модулях системы; формируются основные регистры синтетическо­го и аналитического учета и формы отчетности.

Работа с документами происходит в многооконном режиме; на экране можно открывать до 100 документов одновременно. Все документы в системе доступны для редактирования с помощью несложного редактора. Пользователь может самостоятельно не только изменять образ документа, редактировать поля вывода данных, но и создавать новые документы. Возможно также созда­ние и печать нескольких форм документов одного типа на различ­ных языках.

В системе Hansa Financials существует около 200 стандартных отчетов, которые применяются самыми различными предприяти­ями. При необходимости могут быть разработаны модификации существующих отчетов или созданы новые по желанию пользова­теля с помощью макроязыка системы.

"Среди важнейших сервисных возможностей системы следует отметить создание резервной копии как всей базы данных, так и отдельных регистров («бэк-ап»). Благодаря наличию режима ежед­невного автоматического создания «бэк-ап» до минимума снижен риск потери информации. Кроме того, в программе предусмотрена фиксация действий всех пользователей, что впоследствии облегча­ет поиск ошибок и внесений исправлений, и внутрифирменный кон­троль. Следствием фиксации действий всех пользователей являет­ся запрет в необходимых случаях проведения операций «задним числом», что обеспечивает отсутствие несанкционированных ис­правлений и корректное исправление учетных ошибок, допущенных в предыдущих отчетных периодах.

Еще одна важная эксплуатационная характеристика — воз­можность удовлетворения потребностей предприятия в случае его расширения либо изменения профиля деятельности. Если введение дополнительных рабочих мест влечет за собой увеличение количе­ства пользователей, то с помощью «Дополнительного пользовате­ля HF» можно смасштабировать систему в соответствии с изменив­шимися условиями финансово-хозяйственной деятельности.

Система Hansa Financials позиционируется на рынке как сис­тема управления предприятием наряду с такими известными про­граммами, как Navision, Concorde, Exact и др. Однако, не усту­пая некоторым из них по функциональным возможностям, стоит значительно дешевле. В отличие от многих российских и отече­ственных разработок ее функциональные возможности позволя­ют автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и некото­рые задачи в области менеджмента и маркетинга.

Помимо системы Hansa Financials, компания Hansa Business Solutions представляет программные продукты для управления не­большими предприятиями Office/2 и First office. Система Office/2 может быть использована для управления малыми и средними предприятиями. First office применима для организации учета финансов частных предпринимателей. Для взаимодействия со­трудников и подразделений предприятия разработана система электронной почты Hansa Mail.

Принципы работы с системой. Программа Hansa Financials состоит из набора модулей, количество которых от версии к вер­сии увеличивается, а возможности расширяются (рис. 6.77). Одна часть модулей системы предназначена для организации бухгалтер­ского учета: «Финансы»; «Расчеты с поставщиками и клиента­ми»; «Склад»; «Производство»; «Основные средства»; «Учет ак­тивов»; «Подотчетные лица»; «Банк. Касса»; «Зарплата»; «Займы»; «Ценные бумаги»; «Консолидация».

Другая часть может использоваться для организации менедж­мента и маркетинга на предприятии: «Коммерческие предложе­ния»; «Заказы поставщикам»; «Планирование ресурсов»; «Каль­куляция проектов»; «Кассир»; «Чеки»; «Контракты»; «Поддержка продаж»; «Ценообразование»; «Таможенные декларации».

Техническая группа модулей обеспечивает работоспособность системы в целом: «Внешние Gateway*; «EDI»; «Ограниченный доступ »; « Ценообразование ».

Существует также группа технических настроек, которая рас­ширяет возможности системы и требует, как правило, наличия специальных дополнительных средств для работы с ними (Internet, генератор отчетов HAL и др.): «HAL-отчеты»; «HAL-экранные формы»; «Интернет-сервер»; «Факс»; «FTP-сервер»; «Домашняя страница»; «Зеркало ODBC»; «Открытый TCP/IP».

Стандартными инструментами системы является графичес­кий календарь (средство управления рабочим временем); внут­ренняя почта, Chat и система конференций (средства коммуни­кации) (рис. 6.78).

. Все перечисленные модули взаимосвязаны между собой и име­ют общую базу данных. Например, утверждение счета-фактуры клиента в модуле «Расчеты с клиентами» порождает проводки по счетам бухгалтерского учета в модуле «Финансы». Центральным модулем системы является модуль «Финансы», который вместе с модулями «Расчеты с поставщиками», «Расчеты с клиентами», «Система» и «Банк. Касса» составляет минимальную конфигура­цию системы Hansa Financials версии 3.9 и выше.

Каждый модуль системы представляет собой набор регистров, настроек, документов и отчетов.

Регистр — инструмент организации однотипных данных, ко­торый представляет собой чаще всего список записей, упорядочен­ных по определенному признаку (рис. 6.79). Каждая запись в ре­гистре соответствует либо документу, используемому в реальной хозяйственной практике, либо позиции какого-либо справочника (рис. 6.80). Например, в модуле «Финансы» присутствуют следу­ющие регистры: «Операции», «Симуляции», «Сверка», «План счетов», «Объекты», «Бюджеты», «Прогноз», «Нач. сальдо». Так, регистр «Операции» включает перечень операций с корреспонден­цией счетов и их кратким содержанием, сформированных во всех модулях системы, а регистр «План счетов» — перечень бухгалтер­ских счетов, каждый из которых имеет перечень определенных ха­рактеристик. Некоторые регистры в необходимых случаях присут­ствуют в нескольких модулях одновременно. Например, регистр «План счетов», кроме модуля «Финансы», присутствует в модуле «Система», так как он может быть необходим при работе пользо­вателей в других модулях.

Настройка — инструмент адаптации системы к особенностям бизнес-процессов на предприятии, который позволяет задать па­раметры функционирования системы, используемые по умолчанию (рис. 6.81). Например, в модуле «Финансы» присутствуют такие настройки, как «Серии номеров — Записи операций» — для задания системы нумерации хозяйственных операций, «Типы объек­тов» — для определения типов аналитических объектов, «Коды НДС» — для определения процентных ставок по различным ви­дам НДС и бухгалтерских счетов, предназначенных для их отра­жения, и т.д.

Документы — инструмент создания первичных документов, а также некоторых видов регистров синтетического и аналитичес­кого учета (рис. 6.82). Документы в системе Hansa Financials мо­гут соответствовать как реально существующим и используемым в хозяйственной практике, так и разработанным специально для внутренних целей оперативного управления финансово-хозяй­ственной деятельностью предприятия. Например, в модуле «Банк. Касса» можно сформировать приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения, платежные требования и другие первичные документы. В модуле «Финансы», например, присут­ствует документ «Записи операций», который не является реаль­ным документом, а представляет собой перечень хозяйственных операций, имевших место в отчетном периоде. В системе присут­ствует возможность создания нескольких выходных форм одного документа, форм на различных языках.

Отчет — инструмент формирования различных регистров син­тетического и аналитического учета и отчетности. Например, в модуле «Финансы» присутствуют такие отчеты, как «Сверка запи­сей», «Оборотно-сальдовая ведомость», «Баланс» и др. (рис. 6.83).

Отчеты в системе Hansa Financials могут быть нескольких видов. Первый вид — стандартные отчеты, форму которых изме­нить нельзя, но можно задать индивидуальные для каждого от­чета параметры формирования. Например, оборотно-сальдовую ведомость можно сформировать по всем счетам за произвольный период времени или по конкретному счету, группе счетов, по выб­ранному объекту аналитического учета, в указанной валюте и т. д. Второй вид отчетов — определяемые отчеты, для которых возможно описание алгоритмов формирования показателей. При описании такого типа отчетов пользователь может оперировать лишь сальдо по счетам и арифметическими операциями над по­казателями отчета, а также создавать самостоятельно новые от­четы данного вида. К описанному виду отчетов относятся такие отчеты, как «Баланс» и «Отчет о прибылях и убытках». Третий вид отчетов — определяемые отчеты, для которых возможно опи­сание произвольных алгоритмов формирования показателей. Произвольные алгоритмы можно описывать, используя макро­имена и функции внутреннего языка программы для оперирова­ния сальдо и оборотами по счетам. Пользователь также может создавать самостоятельно отчеты этого вида. К третьему виду от­четов относится, например, отчет «Финансовые показатели». Четвертый тип отчетов можно создавать с использованием спе­циально разработанного макроязыка HAL (Hansa Application Language), который позволяет создавать любые отчеты на осно­ве информации, саккумулированной в базе данных.