4. Рекомендации по практическому применению схем потоков работ

При выборе одного конкретного способа описания процесса следует учитывать следующие аспекты:

• цели описания (анализ и реорганизация, регламентация, последующее динамическое моделирование и т. п.);

• уровень процесса, подлежащего описанию и регламентации;

• сложность процесса (количество операций);

• количество участников процесса;

• уровень квалификации сотрудников, для которых предназначается разрабатываемая схема процесса;

• прочее.

В зависимости от целей может быть выбрана сложная или, наоборот, простая форма описания. Например, для описания простейших типовых процедур подходит форма сочетания схемы и таблицы. Если необходимо выполнить регламентацию сквозного процесса, в котором участвуют несколько сотрудников организации, предпочтительной является форма «свим лайн» и т. д.

Каждый раз при выборе формы для описания следует задаться вопросом: действительно ли для процесса данного уровня необходима схема потока работ? Может быть, на данном уровне целесообразно использовать схемы ЦСЦ или простые структурные схемы процесса? Нужно ли на этом уровне рассматривать ветвления процесса? Насколько они будут осмысленными и полезными для реальной работы?

Если предстоит регламентировать сложный процесс, выполняемый множеством участников, то целесообразно разбить его на несколько частей. После этого можно описывать их, например, в формате «свим лайн».

В зависимости от уровня квалификации сотрудников, для которых предназначен создаваемый регламент, можно описывать процесс более или менее детально. Часто бывает не обязательно подробно расписывать все точки ветвления. Достаточно указать только ключевые моменты принятия решений.

Следует отметить, что при грамотном использовании схемы потоков работ могут стать удобным и практичным инструментом регламентации бизнес-процессов компании.

При писании бизнес – процессов в начале работы целесообразно составить блок – схему, с помощью которой можно упорядочить предстоящую деятельность.

На рис. 12 представлен возможный вариант блок-схемы алгоритма описания процесса с помощью схем потока работ.

В первую очередь необходимо определить цели описания и регламентации процесса. Затем установить уровень процесса. Если на данном уровне действительно целесообразно использовать схемы потоков работ, то нужно выбрать эту форму описания. В других ситуациях следует подумать о том, в какой форме лучше регламентировать процесс.

Если выбрана форма потоков работ, то на следующем шаге нужно определить границы процесса — поставщиков (входы), потребителей (выходы), инициирующие и завершающие события — и участников процесса. В зависимости от сложности процесса и количества его участников может быть выбрана конкретная форма схем потоков работ, например схема типа «свим лайн».

После того как границы процесса определены, следует приступить к сбору информации о том, как он выполняется. Эта часть работы обычно занимает немало времени.

Когда информация о процессе собрана, можно разработать первую версию схем потока работ и передать ее на согласование участникам процесса. Далее необходимо собирать замечания (пожелания) участников и отражать эту информацию на схеме процесса. Возможно, часть замечаний будет противоречить друг другу. В этом случае стоит разработать несколько вариантов схемы процесса.

Рис. 12. Возможный вариант блок-схемы алгоритма описания процесса с помощью схем потока работ.

В результате по итогам согласования утверждается одна схема потока работ и ее включают в соответствующий регламентирующий документ.