2. Простые схемы потоков работ. Сочетание схемы и таблицы для описания потоков работ
Простые схемы потоков работ выполняются в свободной форме. Используемые при этом условные обозначения могут быть различными. Эти схемы имеют свои преимущества и недостатки.
Преимущества:
простота исполнения;
наглядность (благодаря использованию различных пиктограмм);
«свобода» с точки зрения размещения объектов на схеме.
Недостатки:
«нестандартный» вид схем;
большая субъективность при построении схемы;
при большом количестве элементов схемы плохо воспринимаются;
• при большом количестве элементов схема, как правило, занимает несколько листов формата А4, что неудобно для использования.
В целом «простые» схемы потоков работ можно рекомендовать для использования в презентационных целях. На практике для описания операционных процессов и последующей регламентации «простые» схемы применять не рекомендуется.
На рис. 7 показан пример сочетания схемы потока работ и соответствующей таблицы. При описании процессов указанным способом в первом столбце таблицы обычно размещают схему процесса, а в остальных — подробную информацию по каждой операции. Как правило, для описания операции указывают следующую информацию:
поставщики;
входы;
требования к входам;
текстовое описание операции;
сотрудник, ответственный за операцию;
сотрудники, участвующие в выполнении операции;
требования к ресурсам, необходимым для выполнения операции;
выходы (результаты операции);
• требования к выходам;
Схемы потоков работ в основном используют для описания процессов верхнего уровня. Отображать логику процесса на этом уровне не имеет смысла. Действительно, операция «формирование графика отгрузки и согласование с потребителем» предполагает, что выполняются определенные корректировки графика по итогам согласования. Указывать «корректировку графика отгрузок» в виде отдельной операции и использовать символ ветвления (в данном случае ромб), для того чтобы показать переход к этой операции, не требуется. Такое отображение процесса не добавляет ценности с точки зрения регламентации. Вообще применение схемы потоков работ для описания процесса такого уровня нецелесообразно.
Рис.7. Пример сочетания схемы и таблицы.
К сожалению, во многих компаниях при использовании блок-схем процессов допускают следующие ошибки:
применяют схемы потоков работ для описания процессов верхнего уровня;
некорректно (без необходимости) используют точки ветвления;
на схеме процесса одновременно указывают крупные и детальные операции;
прочие.
Из-за указанных ошибок схемы потоков работ (блок-схемы процессов) получаются формальными и фактически не используются для регламентации.
Совмещение схемы с таблицей для описания потоков работ
На рис. 8 приведен пример описания потока работ в виде схемы, совмещенной с таблицей.
Такой способ построения схемы широко распространен. Он, как и другие, обладает преимуществами и недостатками.
Преимущества:
четкая структурированность информации об операциях процесса;
визуальная наглядность схем*;
удобство при описании линейных схем.
Недостатки:
неудобства при описании процессов, содержащих несколько обратных связей;
информационная избыточность схемы.
Рис.8. Пример схемы, совмещённой с таблицей.
В системе Business Studio принята простая схема потоков работ в нотации «Процесс». В этой нотации процессы на диаграмме «Процесс» нумеруются сверху вниз. Изменение положения процесса на диаграмме изменяет порядок в навигаторе. В случае, если подпроцессы у текущего процесса были созданы в дереве Навигатора, то при первом открытии диаграммы они будут расставлены системой сверху вниз. На рис. 9 показан пpимер декомпозиции процесса (нотация ВР Flowchart).
Рис.9. Пример декомпозиции процесса