Документооборот і його організація. Зберігання документів

Документооборот — це рух документів з моменту їх складання чи одержання від інших підприємств до передавання на зберігання в архів після здійснення певних записів в облікових реєстрах.

Основні етапи документообороту:

• складання і оформлення документа;

• прийняття документа бухгалтерією;

• рух документа відділами;

• передавання документа для обробки засобами обчислювальної техніки й повернення назад;

• передавання документа в архів.

Для забезпечення рівномірного руху документів розробляють графік документообороту, в якому передбачають послідовність проходження документів, роботу кожної ланки, зазначають конкретних виконавців тощо.

Документи зберігають в архіві, який може бути поточним і постійним. Поточний архів організовують безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів поточного року, а постійний розміщують у спеціально обладнаному приміщенні.

Строки зберігання документів і звітності встановлює Головне державне управління при Кабінеті Міністрів України. Наприклад, Головні книги та особові рахунки робітників і службовців, баланси та звіти зберігають постійно, акти документальних ревізій — 5 років, документи, що стали підставою для облікових записів, — 3 роки.

Рахунки для обліку запасів, їхня характеристика

            Для відображення запасів Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженим наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 291, передбачено другий клас “Запаси”. Він містить такі рахунки для обліку надходження та вибуття запасів:

20 “Виробничі запаси” — на ньому обліковують запаси сировини та матеріалів (у тому числі в дорозі та в переробці), будматеріалів, запасних частин, матеріалів сільгосппризначення, палива, тари й тарних матеріалів, відходів основного виробництва. За дебетом рахунку відображають надходження виробничих запасів та їхню дооцінку, за кредитом — списання на виробництво чи внаслідок реалізації, уцінку тощо. Цей рахунок має дев’ять субрахунків.

21 “Поточні біологічні активи” — має три субрахунки та призначений для відображення інформації про наявність і рух поточних біологічних активів тваринництва. За дебетом рахунку записують надходження поточних біологічних активів та приріст живої маси молодняку тварин, за кредитом — вибуття поточних біологічних активів на переробку, продаж, унаслідок безоплатної передачі тощо.

22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети” — обліковують предмети, що використовують не більше одного року або операційного циклу, якщо він більший за рік (інструменти, спеціальний одяг, господарський інвентар тощо). За дебетом рахунку відображають за первинною вартістю придбані або виготовлені малоцінні та швидкозношувані предмети, за кредитом — їхній відпуск в експлуатацію за обліковою вартістю, а також списання нестач і втрат від псування таких предметів.

23 “Виробництво” — на рахунку узагальнюють дані про витрати на виробництво продукції (робіт, послуг). У його дебет списують прямі витрати на виробництво, розподілені загальновиробничі витрати й утрати від браку, а за кредитом відображають фактичну виробничу собівартість виготовленої продукції (робіт, послуг).

24 “Брак у виробництві” — узагальнює інформацію про втрати від браку у виробництві. За дебетом рахунку відображають витрати через брак, гарантійний ремонт, а за кредитом — суми, що зменшують утрати від браку.

25 “Напівфабрикати” — відображають інформацію про наявність та рух напівфабрикатів власного виробництва. У дебеті рахунку фіксують надходження напівфабрикатів, у кредиті — їхнє вибуття.

26 “Готова продукція” — використовують для відображення інформації про наявність та рух готової продукції підприємства. За дебетом рахунку записують надходження готової продукції за фактичною виробничою собівартістю або нормативною вартістю, за кредитом — списання цієї продукції на собівартість реалізації.

27 “Продукція сільськогосподарського виробництва” — відображають інформацію про наявність та рух сільськогосподарської продукції, причому за дебетом обліковують її надходження, а за кредитом — вибуття.

28 “Товари» — рахунок призначений для обліку руху товарно-матеріальних цінностей, що надійшли на підприємство для продажу. Він має шість субрахунків. У дебеті субрахунків 281—284 відображають збільшення товарів та їхньої вартості, у кредиті — її зменшення. За кредитом субрахунку 285 обліковують збільшення суми торгових націнок, за дебетом — зменшення (списання). А на субрахунку 286 ведуть облік наявності та руху необоротних активів та груп вибуття, які визнаються утримуваними для продажу.