Оборотні відомості по синтетичних і аналітичних рахунках

Для відображення змін, які відбулися протягом певного періоду в структурі господарських засобів, джерел їх утворення та господарських процесів потрібно провести узагальнення по бухгалтерських рахунках. З цією метою у бухгалтерському обліку складаються оборотні відомості як по синтетичних, так і по аналітичних рахунках. Взагалі, оборотна відомість являється способом узагальнення оборотів і залишків по бухгалтерських рахунках. Вона являє собою багатографну таблицю, в якій зазначається сальдо початкове, дебетовий і кредитовий обороти, а також сальдо кінцеве по кожному рахунку за звітний період (місяць). В кінці оборотної відомості по всіх колонках підраховують підсумки, за допомогою яких можна з'ясувати, чи не було допущено помилок в обліку при відображенні господарських операцій. Для початку розглянемо структуру та порядок складання оборотної відомості по синтетичних рахунках. З цією метою для залучення вихідної інформації із синтетичних рахунків скористаємося прикладом, який був розглянутий у пункті 4.4. даної теми (рис. 4.10.). Використовуючи дані по рахунках, які представлені у вказаній схемі, складемо оборотну відомість по синтетичних рахунках (табл. 4.7). Особливістю оборотних відомості по синтетичних рахунках є те, що вона складається лише з використанням грошового вимірника. По-перше, рівність підсумків по дебету і кредиту першої пари колонок пояснюється рівністю між господарськими засобами і джерелом їх утворення, які стали підставою для внесення сальдо початкового по відповідних рахунках. По-друге, рівність оборотів по дебету і кредиту другої пари колонок пояснюється правилом подвійного запису, згідно з яким кожна господарська операція знаходить своє відображення одночасно по дебету одного і по кредиту іншого рахунку. По-третє, рівність підсумків по дебету і кредиту третьої пари колонок пояснюється рівністю між господарськими засобами і джерелами їх утворення, по рахунках яких були виведені в результаті кінцеві сальдо. Якщо рівність між парами колонок немає, то це означає, що були допущені помилки або в записах по бухгалтерських рахунках, або при складанні безпосередньо самої оборотної відомості. Треба зауважити, що в оборотній відомості знаходять відображення залишки (початкові і кінцеві) та обороти, але не зазначається кореспонденція рахунків, що не дає можливості виявити помилки, які виникають при реалізації правила подвійного запису.

Облікові регістри та їхні форми

Залежно від змісту обліковуваних операцій регістри бухгалтерського обліку мають різну будову (форму). Найчастіше в практиці обліку використовують регістри двосторонньої, односторонньої, багатографної і шахової форм

Двосторонні облікові регістри складаються з двох однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права - для кредитових. Двостороння будова регістрів характерна, переважно, для бухгалтерських книг (наприклад, головна книга). Регістри двосторонньої форми доцільно використовувати тоді, коли кількість дебетових і кредитових записів приблизно однакова. В протилежному випадку сторона рахунка, на якій менше записів, буде недостатньо використана.

В односторонніх регістрах графи для дебетових і кредитових записів розміщені поряд - на правій стороні регістру, а графи для запису дати, номера, змісту операції - зліва, які є загальними як для дебетових, так і для кредитових записів.

Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регістри поділяються на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку.

Контокорентні регістри використовують для аналітичного обліку операцій по розрахункових та інших рахунках, записи на яких здійснюють тільки у грошовому вимірнику.

Контокорентна форма (найменування рахунка) 

Кількісно-сумові регістри використовують для обліку матеріальних цінностей, рух яких обліковують у натуральних і грошовому вимірниках (наприклад, картки кількісно-сумового обліку матеріалів, палива та ін.).

Кількісно-сумова форма (найменування рахунка)

 

Регістри кількісно-сортового обліку застосовуються для сортового обліку товарно-матеріальних цінностей на складах підприємств і організацій.

Кількісно-сортова форма (найменування рахунків)

 

Багатографні регістри характеризуються тим, що одна їх графа (переважно дебетова) поділяється на кілька граф. Вони використовуються для аналітичного обліку по рахунках, суми яких групуються за певними показниками (наприклад, для обліку виробничих затрат за статтями калькуляції).

Багатографна форма (найменування рахунків) 

Шахові облікові регістри побудовані так, щоб кожна записана сума характеризувала дві ознаки: рахунок, який дебетується, і рахунок, який кредитується; вид витрат і місце їх здійснення тощо. У цих регістрах сума господарської операції записується тільки один раз і відображається одночасно на дебеті і кредиті кореспондуючих рахунків, що забезпечує не тільки скорочення Облікових записів, а й їх наочність. Шахова будова облікових регістрів широко використовується при зведеннях і групуваннях облікових записів за певний період, а також при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.