9.3. Способы исправления ошибок в учётных регистрах.

При заполнении учётных регистров могут возникать ошибочные записи. Ошибки могут быть локальные, когда информация искажается только в одном учётном регистре (неправильно указанная дата), и транзитные – если ошибки автоматически проходят через несколько учётных регистров (неправильная запись суммы в журнале хронологической регистрации ведёт к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе). Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учёте, пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.

Корректурный способ заключается в зачёркивании неправильного текста или суммы и написании выше правильного текста или суммы. Зачёркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачёркнутое. При этом нужно зачёркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. При исправлении ошибки должна быть указанна дата, подтверждённая подписью лица, производившего исправление. Оговорка даётся на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи.

Корректурным способом пользуются для исправления описок, неправильного подсчёта итогов, а также записи операции не в тот учётный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Когда в учётных регистрах итоги подведены, составлен баланс, корректурный способ не допускается. Ошибка может быть исправлена в следующем отчётном периоде, так как необходимая отчётность уже представлена пользователям.

Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, а корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путём составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов.

Сторнировочные записи – это исправительные записи методом «красное сторно». Этот способ применяют:

1. при исправлении ошибок в корреспонденции счетов;

2. когда бухгалтерская проводка составлена правильно, но записанная сумма больше, чем по хозяйственной операции.

Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учёте запись повторяется красными чернилами, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции приравниваемой к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признаётся, что исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учёте до подведения итогов в учётных регистрах и составления отчётности.

ТЕМА № 10 «Формы бухгалтерского учёта»

10.1. Журнально-ордерная форма учёта.

Под формой бухгалтерского учёта следует понимать последовательность обработки первичных учётных документов, записей в учётных регистрах вплоть до составления бухгалтерской отчётности.

Организациям для осуществления постановки бухгалтерского учёта предоставлено право самостоятельного выбора той или иной формы бухгалтерского учёта при соблюдении ими общих методических принципов ведения бухгалтерского учёта.

Журнально-ордерная форма получила своё название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства, - журналу-ордеру. Она широко применяется в организациях различных форм собственности. Основой для её использования является принцип накопления данных первичных документов в разрезе, обеспечивающем синтетический и аналитический учёт средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учёта. Накапливание и систематизация данных первичных учётных документов производятся в учётных регистрах, позволяющих отразить все подлежащие учёту средства и хозяйственные операции по их использованию за отчётный месяц. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчётам, по которым ведутся карточки аналитического учёта.

Журнально-ордерная форма учёта позволяет совместить во времени синтетический и аналитический учёт. В журнально-ордерной форме бухгалтерского учёта применяются в основном два вида регистров.

Журналы-ордера – это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся по мере поступления документов либо как итоги в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счёту. Они являются накопительными ведомостями. В них отражаются кредитовые обороты данного счёта или по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период.

В основу построения журналов-ордеров положен и признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных учётных документов регистрируются только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Накопительные ведомости по дебету счетов имеют вспомогательное значение. Они используются для обеспечения аналитического учёта в единении с синтетическим учётом. Совмещение синтетического и аналитического учёта обеспечивается тем, что в журнале-ордере по каждому платёжному поручению записывают оприходованные материалы или товары, а в ведомости по тем же строкам делают записи об оплате этих поручений. Это позволяет не составлять оборотных и сальдовых ведомостей по счетам синтетического учёта.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется при обобщении данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведённых записей по отдельным счетам и для составления отчётного баланса. В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счёту. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учётных данных, отражённых в журналах-ордерах. Правильность записей, произведённых в Главной книге, проверяется подсчётом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год, на каждый счёт отводится один лист. На основании Главной книги и части других регистров заполняются баланс и другие формы отчётности.