6.1.Значение документов. Требования к первичным учётным документам.

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учёта необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется один из элементов метода бухгалтерского учёта - документация.

Документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организаций, её первичного контроля. Каждая операция в момент её совершения оформляется документом и является первым этапом учёта.

Документ – представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

Обязательность документирования операций установлена законодательной нормой, согласно которой все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт.

Значение бухгалтерских документов в финансово – хозяйственной деятельности определяется не только тем, что они служат основанием и подтверждением правильности учётных данных. Документы являются средством, при помощи которого осуществляется сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного руководства и управления организацией. На основании документов ведётся повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, денежных средств организации, устанавливается законность целесообразность тех или иных операций. Документы подтверждают достоверность учётных данных, помогают выявить ошибки в бухгалтерском учёте.

Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между физическими и юридическими лицами. Только правильно и своевременно оформленные документы имеют доказательную силу в арбитраже и судебных инстанциях. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

Документы имеют контрольное значение, так как дают возможность контролировать сохранность ценностей, предупреждать случаи хищения. Большое значение имеют документы при проведении документальных ревизий, аудиторских проверок финансово-хозяйственной деятельности организации. Документы используют, анализируя результаты работы организации. Именно документ является основой информационной системы организации, которая используется в управлении.

Первичный учётный документ по совершённой хозяйственной операции может быть принят к бухгалтерскому учёту при соблюдении ряда нормативно установленных требований:

1. Первичные учётные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

-наименование документа (формы) и код формы;

-дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

-содержание хозяйственной операции;

-измерители хозяйственной операции (натуральные и денежные);

-наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;

-личные подписи этих лиц и их расшифровки.

Правильность оформления первичного учётного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нём сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершённой хозяйственной операции.

Отсутствие в первичном учётном документе хотя бы одного из обязательных реквизитов считается нарушением правил ведения бухгалтерского учёта, влекущим в некоторых случаях применение к организации финансовых санкций.

2. Первичные учётные документы должны приниматься к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учётной документации.

Альбомы унифицированных форм первичной учётной документации разрабатываются

и утверждаются Федеральной службой государственной статистики.

Альбомы содержат непосредственно сами формы и указания по их заполнению.

3. Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности должно осуществляться на русском языке.

4. Руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером дожжен быть утверждён перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов.

5. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Некоторые первичные документы помимо подписей должны заверяться печатью организации.

6. Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно по окончании операции.

7. В первичных учётных документах должны быть заполнены все строки. Если какие-либо строки не заполняются и остаются свободными, то в них обязательно ставятся прочерки.

8. Первичные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При заполнении документов на бумажных носителях записи в них делаются чернилами, шариковой ручкой или на пишущей машинке. Использование простых карандашей для записей запрещается.

9. Внесение исправлений в первичные кассовые документы (приходные и расходные ордера) и первичные банковские документы (денежные чеки, платёжные поручения) не допускается.

10. Своевременное и качественное оформление первичных учётных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Поступающие в бухгалтерию первичные учётные документы подлежат обязательной проверке.

Проверка осуществляется:

- по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, полнота заполнения реквизитов, наличие необходимых подписей и, при необходимости, печати);

- арифметически (проверяется правильность сумм и подсчётов в документе);

- по содержанию (проверяется законность отражённых в документах операций, соблюдение логической увязки отдельных показателей).

Первичные учётные документы, прошедшие проверку и обработку, должны иметь какую-либо отметку (дата записи в учётный регистр, подпись или оттиск штампа проверяющего или ответственного за обработку документов), исключающую возможность их повторного использования.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учётных документов могут составляться сводные учётные документы.