3. Синтетический и аналитический учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками

Любая организация, осуществляющая деятельность, не может функционировать односторонне. Поставщики и подрядчики составляют одну из сторон взаимодействия.

Для нормального функционирования предприятия (организации) требуется электричество, связь, отопление. Для организаций, не имеющих своего помещения, также требуется помещение (аренда). Все это предоставляют поставщики.

Все организации как коммерческие, так и бюджетные имеют поставщиков или подрядчиков, а также и тех и других.

Для отражения текущих расчетов с поставщиками и подрядчиками за поставленные товаро-материальные ценности, выполненные работы, предоставленные услуги применяют счет 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Счёт 63 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — счет бухгалтерского учета, предназначенный для отражения расчетов за приобретенные на стороне активы (основные, оборотные, материальные и нематериальные), за выполненные и принятые работы, оказанные и потребленные услуги.

«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — пассивный счет, он числится по классу обязательств. Для учета дебиторской задолженности поставщиков и подрядчиков выделен отдельный активный счет 371 «Авансы выданные».

Счет 63 кредитуется на суммы возникновения обязательств, равные стоимости принимаемых на баланс товарно-материальных ценностей, работ, услуг в корреспонденции со счетами этих ценностей. За услуги по доставке товарно-материальных ценностей, а также по переработке сырья и материалов на стороне записи по кредиту счета 63 проводятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство и т. п.

Счет 63 дебетуется на суммы исполнения (погашения) обязательств чаще всего в корреспонденции со счетами учета денежных средств (если оплата поставок — «второе событие») или со счетами учета авансов выданных (если перечисление оплаты — «первое событие»); реже — в корреспонденции со счетами учета расчетов с покупателями, если выполняется бартерный контракт, а в отдельных случаях — в корреспонденции со счетами учета подотчетных сумм, если закупка проводится наличными через посредничество подотчетных лиц, притом, лишь в случаях, когда подотчетному лицу поручается только осуществить оплату. Суммы обязательств перед поставщиками и подрядчиками, обеспеченные выданным векселем, списываются со счета расчетов с поставщиками и подрядчиками и переносятся на счет учета векселей выданных:

Дт 63 - «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»

Кт 62 - «Краткосрочные векселя выданные»

При расчётах с поставщиками могут возникать ситуации излишка или недостатка ТМЦ, полученных от них. Необходимо правильно уметь отразить это в учёте.

Излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке, до выяснения обстоятельств (вернуть поставщику или принять на баланс и оплатить) учитываются в новом бухучете на забалансовом счете 023 «Материальные ценности на ответственном хранении». С этим решением можно согласиться хотя бы потому, что оприходование на баланс покупателя ТМЦ, которые поставщик, скорей всего, отправил по ошибке, означает учет этих активов в составе имущества двух предприятий одновременно, что будет являться искажением финансовой отчетности отдельных предприятий и статистической отчетности в общегосударственном масштабе. К этому можно добавить еще один аргумент: излишки полученных ТМЦ, как правило, подлежат возврату, а это означает, что решение приходовать излишки, выявленные при приемке поступлений от поставщика, на забалансовом счете «Материальные ценности на ответственном хранении» не противоречит определению термина «Ответственное хранение», сформулированному ЗУ о налогообложении прибыли.

В случае, когда счет поставщика был оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших ТМЦ обнаружилась их недостача, счет 63 кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 374 «Расчеты по претензиям».

С другой стороны, этот счет дебетуется на сумму перечисленной ранее предоплаты, в корреспонденции со счетом 371 «Расчеты по авансам выданным», и таким образом счета 63 и 371 закрываются, а на счете 374 образуется сальдо дебиторской задолженности этого поставщика на сумму выявленной недостачи, т. е. предъявленной претензии. Если претензия, в соответствии с условиями договора, выставляется с учетом штрафных санкций, сумма штрафных санкций начисляется по кредиту счета 715 «Полученные штрафы, пени, неустойки» (Так назван счет в Плане). На самом деле здесь следует понимать: «Начисленные штрафы, пени, неустойки», а еще удачнее было бы назвать этот счет «Штрафы, пени, неустойки к получению») в корреспонденции со счетом 374 «Расчеты по претензиям». Таким образом, на счете 374 образуется дебиторская задолженность на всю сумму, подлежащую взысканию с поставщика: возмещение переплаты за поставки плюс санкции за нарушение условий договора.