3. Разработка автоматизированного рабочего места учета почтовых отправлений

3.1. Постановка задачи

Целью дипломной работы является разработка автоматизированного рабочего места (АРМ) учета почтовых отправлений почтового отделения. Основным элементом АРМ будет являться база данных, для хранения информации о почтовых отправлениях, регистрируемых в почтовом отделении.

База данных должна иметь наглядный интерфейс, возможность поиска и добавления новых данных. Результатом работы является разработанное и запрограммированное АРМ оператора почтового отделения. Также, благодаря дружественному интерфейсу программы, повысится удобство работы и, соответственно, производительность труда оператора.

При использовании же старых методов хранения данных, т.е. «Журналов учета отправлений», картотеки, практически невозможно производить поиск по заданным критериям, а тем более сортировку данных (ввиду большого количества самих данных) и оперативно выдать результат.

Также необходимо держать довольно-таки большой штат служащих, которые занимались бы поиском и анализом нужной информации и необходимых почтовых отправлений. При старом способе хранения данных была бы проблема централизации данных и доступа к ним.

Основной задачей ставится правильная организации структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.), алгоритмов ввода, чтения, поиска информации. А сама программа представляет собой справочную систему, призванную облегчить труд работников почтового отделения.

В свете огромной развитости программного обеспечения очень удобными и надежными являются базы данных созданные с помощью разнообразного программного обеспечения на персональных компьютерах. В данный момент существует несколько основных программ для создания баз данных. Все они имеют свои преимущества и свои недостатки. Чуть ниже мы рассмотрим основные программы и выберем наиболее оптимальную для использования при написании данной программы. Поставленная задача является не очень громоздкой и сложной, но эффективность после внедрения может быть очень велика.

После выявления полного перечня необходимых требований к АРМ и выполняемых типовых операций была разработана структура информационной системы, основным требованием к которой, были универсальность, логичность, наглядность.

Главными функциями разрабатываемой информационной системы являются учет почтовых отправлений, приходящих в почтовое отделение, отображение сведений и поиск соответствующих почтовых отправлений. Соответствующая информация по запросам должна выводиться на экран для просмотра, а так же на печать, для извещения адресатов о прибытии на их имя почтового отправления.

3.2. Информационная и математическая модель объекта исследования

Разрабатываемое АРМ включает в себя следующие подсистемы:

• подсистема регистрации почтовых отправлений;

• подсистема поиска почтовых отправлений.

Эти подсистемы основаны на базах данных, содержащих следующие таблицы:

• база данных почтовых отправлений:

• таблица учета писем;

• таблица учета карточек / уведомлений

• таблица учета бандеролей;

• таблица учета посылок;

• база данных индексов и адресов:

• таблица соответствия индекса адресу.

Таблицы «Учет писем», «Учет карточек / уведомлений», «Учет бандеролей», «Учет посылок» имеют похожую структуру и включают в себя следующие поля (табл. 3.1 – 3.4), содержат информацию о соответствующих почтовых отправлениях, зарегистрированных в почтовом отделении. Заполняется оператором почтового отделения при поступлении отправлений в почтовое отделение. При необходимости по данным таблицам может проводиться поиск необходимой информации. Ежедневно происходит пополнение таблиц информацией. Раз в полгода информация анализируется, и устаревшие данные архивируются и сохраняются. При выдаче от-

Рис. 3.1. Структура информационной системы.

Таблица 3.1. – Учет писем

Рег. №

Индекс получ.

Обл. получ.

Район получ.

Нас. п. получ.

Улица получ.

Дом получ.

Корп. получ.

Кв. получ.

ФИО получ

Индекс отпр.

Обл. отпр.

Район отпр.

Нас. п. отпр.

Улица отпр.

Дом отпр.

Корп. отпр.

Кв. отпр.

ФИО отпр.

Тип письма

Вес письма

Цен. письма

Отметка о выдаче

Таблица 3.2. – Учет Карточек / Уведомлений

Рег. №

Индекс получ.

Обл. получ.

Район получ.

Нас. п. получ.

Улица получ.

Дом получ.

Корп. получ.

Кв. получ.

ФИО получ

Индекс отпр.

Обл. отпр.

Район отпр.

Нас. п. отпр.

Улица отпр.

Дом отпр.

Корп. отпр.

Кв. отпр.

ФИО отпр.

Тип карточки / уведомления

Отметка о выдаче

Таблица 3.3. – Учет бандеролей

Рег. №

Индекс получ.

Обл. получ.

Район получ.

Нас. п. получ.

Улица получ.

Дом получ.

Корп. получ.

Кв. получ.

ФИО получ

Индекс отпр.

Обл. отпр.

Район отпр.

Нас. п. отпр.

Улица отпр.

Дом отпр.

Корп. отпр.

Кв. отпр.

ФИО отпр.

Тип бандероли

Вес бандероли

Ценность бандероли

Отметка о выдаче

Таблица 3.4. – Учет посылок

Рег. №

Индекс получ.

Обл. получ.

Район получ.

Нас. п. получ.

Улица получ.

Дом получ.

Корп. получ.

Кв. получ.

ФИО получ

Индекс отпр.

Обл. отпр.

Район отпр.

Нас. п. отпр.

Улица отпр.

Дом отпр.

Корп. отпр.

Кв. отпр.

ФИО отпр.

Тип посылки

Вес посылки

Цен. посылки

Особые отметки

Отметка о выдаче

Таблица 3.5. – Соответствие индексов и адресов.

Индекс	Область	Район	Населенный пункт
101000	Московская	Московский	Москва

правления адресату, или отправки его по адресу отправителя, в связи с невостребованием отправления, в таблицах проставляется соответствующая отметка.

Таблица «Соответствие индексов и адресов» включает в себя следующие поля (табл. 3.5) и содержит информацию о индексах РФ и соответствующих им адресов. Заполняется один раз при разработке программы.

Из базы данных индексов и адресов по вводимому индексу автоматически определяется область, район и населенный пункт получателя и отправителя.

Для поиска отправлений в базе данных почтовых отправлений, необходимо формировать соответствующий запрос по номеру почтового отправления, который также указывается на извещении для получателя, на основании которого выводить информацию о требуемом почтовом отправлении.

Для более быстрого формирования извещения получателю создадим специальную форму с автоматически заполняемыми при регистрации почтового отправления полями, чтобы в дальнейшем выводить извещение на печать и разносить получателям.

Структура информационной системы приведена на рис. 3.1, где прямоугольниками изображены базы данных, входящие в информационную систему, стрелками – информационные потоки между подсистемами.