Информирование работников.
Информация складывается из внутренней (в пределах организации, сведения о целях, задачах деятельности структурных подразделений, о ходе производственного процесса) и внешней (собираемая и разрабатываемая статистическими агентствами, публикуемая в СМИ; информацию рекламного и коммерческого характера других фирм) информации.
По направлению выделяется информация:
- восходящая - от более низкого к более высокому организационному уровню;
- горизонтальная - между равнозначными организационными уровнями.
Объем информации:
Основной объем информации коммерческой организации циркулирует в ее организационных, юридических и физических границах. Однако экономическая деятельность всегда связана с выходом ее информации во внешнюю среду. Поэтому добывание информации об организации может осуществлять через объекты этой среды из следующих каналов. Первый канал: открытые общие и специальные публикации и базы данных. Второй канал: клиенты, поставщики, инвесторы, кредитные организации, посредники, агенты.
Третий канал: общественные службы, адвокатские конторы, аудиторские фирмы, страховые компании, консультанты, налоговые инспекции, санитарные и пожарные службы, органы статистики, правоохранительные органы.
Четвертый канал: представительство на ярмарках, салонах, конференциях.
Основной объем информации нашей организации осуществляется через первый и второй канал.
Периодичность поступления внутренней и внешней информации:
Внешняя информация
Источник информации |
Частота поступлений |
Аудит сферы услуг (все организации по проведению праздников) |
Каждые 6 мес |
Мониторинг видов предоставляемых услуг (по организации праздников) |
Ежемесячно |
Мониторинг цен на предоставляемые услуги (прайс-листы конкурентов) |
Ежемесячно |
Опросы клиентов (клиенты, которым предоставляются услуги организации) |
Каждые полгода |
Опросы сотрудников (сотрудники организаций-конкурентов) |
Ежемесячно во время мониторинга видов предоставляемых услуг |
Обзор отрасли (пресса, телевидение и другие СМИ) |
Раз в три месяца |
Внутренняя информация
Источник информации |
Частота поступлений |
Финансовый отчет деятельности предприятия (планово-экономический отдел) |
Ежемесячно |
Для информирования работников о ближайших событиях и задачах будет использоваться рассылка e-mail, а также информационный стенд в главном помещении.
Оценка персонала.
Анализ работы традиционно производился несколькими различными способами, потому что организационные потребности и ресурсы для проведения такого анализа различны. Выбирать конкретный метод следует исходя из целей, для которых будет использоваться информация (оценка работы, увеличение заработной оплаты, развитие предприятия и т. п.).
В нашей организации мы будем использовать следующие методы анализа работы персонала.
Опросники (анкеты)
Аналитик направляет структурированные опросники (анкеты) работникам, которые указывают, какие задания они выполняют.
Наблюдение
Аналитик наблюдает, как работник выполняет рабочие задания, и записывает свои наблюдения. Этот метод используется прежде всего для сбора информации о видах работ, в которых особое значение имеют физические навыки (навыки ручного труда).
Интервью
Понять суть работы можно также путем проведения интервью как с сотрудниками, так и с руководством. Обычно аналитик сначала интервьюирует работников, помогая им описать выполняемые обязанности. Затем аналитик, как правило, обращается к руководителю за дополнительной информацией, чтобы проверить сведения, полученные от работников, и уяснить отдельные моменты.
Описание работы самими работниками
В некоторых случаях информация для анализа работы извлекается из описаний повседневной трудовой деятельности сотрудников, которые они сами заносят в ежедневник или журнал учета. Использование этого метода позволяет преодолеть такую проблему, как преувеличения работниками значимости выполняемой ими работы. Таким путем можно получить, например, ценные сведения о высокоспециализированных видах работ.
Сочетание методов
Обычно не используют только один метод анализа работы. Сочетание методов зачастую дает лучший результат.