Хранение документов в электронной форме

Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жест­ком диске. Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка мо­жет иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов доста­точно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание сис­темы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. Основу классификации составляет номиналь­ный признак.

Название папки должно начинаться с вида документа (акты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который груп­пируются документы (файлы), и т.п.

Сроки хранения документов не зависят от формы их сущест­вования — бумажной или электронной, — а связаны с ценностью содержащейся в них информации и определяются, как уже гово­рилось с помощью специальных справочников — перечней документов (типовых или ведомственных) с указанием сроков хра­нения.

Особенность электронного хранения — направление докумен­тов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность доку­ментов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распре­деленный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Интернет). Кроме того, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, экономят значительные площа­ди, занимаемые ранее архивохранилищами. Однако все преиму­щества электронного храпения документов будут иметь место только при условии обеспечения надежности хранения докумен­тов в электронной форме.

9