Тема 8. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления

В настоящее время и связи с ростом объема ин­формации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, строительством новых объектов, освоением новых районов, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремитель­но растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами — в противном случае закономерно появ­ление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства, которая предо­ставляет следующие возможности:

1. ввод, подготовка и редактирование документов;

2. составление документов на основе типовых шаблонов, храня­щихся и памяти персонального компьютера (ПК);

3. осуществление регистрации документов;

4. осуществление контроля исполнения документов;

5. систематизация документов, формирование дел;

6. хранение и поиск документов;

7. обмен документами с руководством и сотрудниками;

8. пересылка документов.

Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значи­тельно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и сни­зить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной.

Важнейшим фактором быстрого достижения оперативности и эффективности работы персонала является его обучение прак­тическим навыкам составления и оформления организационно-распорядительной документации.

Понятие электронного документа

Согласно Федеральному закону «Об электронной циф­ровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ электронным называется документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Переход к обработке электронного документа позволяет прежде всего повысить эффективность анализа, доступа и работы сотруд­ников с информацией, уменьшает временные затраты на передачу документов, упрощает решение вопросов, связанных с обработ­кой связанных документов, аннотацией документа несколькими сотрудниками с последующим анализом сделанных замечаний и предложений, и др.

Электронно-цифровая форма документа позволяет разраба­тывать, внедрять и использовать прогрессивные средства элект­ронной вычислительной техники.

Объем электронного документооборота постоянно увеличи­вается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документооборот, т.е. процесс движения, обра­ботки, хранения и обмена электронными документами, регули­руется различными нормативными актами - государственными; межотраслевыми; отраслевыми и локальными актами предпри­ятия.

Работа с электронными документами в службе делопроизвод­ства аналогична работе с традиционными (бумажными) докумен­тами. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически моментально после его отправки. Затем электронный документ может быть воспроизведен в любых необ­ходимых виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный носитель, перенесен или скопирован на различные материальные носители информации ( СД-диски, плен­ки и т.д.).

Использование электронной почты предоставляет пользовате­лям возможности:

• оперативной доставки электронных документов адресатам;

• одновременной рассылки любому количеству адресатов;

• получения подтверждения о доставке документов по назначе­нию;

• редактирования полученных документов, их хранения и пере­сылки;

• вывода на печать полученных документов.

После получения электронных документов их необходимо зарегистрировать и установить подлинность. Установка подлин­ности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи устанавливается неизменность всех реквизитов.

Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его зашиты от подделки, полученный в результате криптографического преоб­разования информации с использованием закрытого ключа элек­тронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить от­сутствие искажения информации в электронном документе.

Затем руководитель организации проставляет на документах резолюцию, и по внутренней сети предприятия они рассылаются на рабочие места исполнителей. Процесс исполнения электрон­ных документов аналогичен исполнению документов па бумаж­ных носителях.

Правовое регулирование в сфере обращения электронных до­кументов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере об­ращения электронных документов;

• обеспечение безопасности и защиты информации при ее со­здании, обработке, хранении, передаче и приеме;

• обеспечение прав и законных интересов пользователей элек­тронных документов;

• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хра­нения, передачи и приема электронных документов.

Срок хранения электронных документов такой же, как и бу­мажных. И так как долговременное хранение большого количест­ва документов (работа с которыми, к тому же не ведется) в памяти ПК составляет некоторую сложность, целесообразно формиро­вать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При создании электронных архивов должны выполняться сле­дующие требования:

• электронные документы должны быть защищены от несанк­ционированного доступа и внесения изменений;

• организация доступа к документам должна производиться в порядке, предусмотренном соответствующими нормативными актами;

пользователи должны иметь возможность получить электрон­ные документы в виде копии на бумажном носителе;

• пользователям должна быть предоставлена возможность под­тверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения.