- •Тема 8. Автоматизация процессов документационного обеспечения управления
- •Понятие электронного документа
- •Преимущества и недостатки электронного документа
- •Составление документов
- •Автоматизация работы с документами
- •Автоматизированные рабочие места
- •Электронные офисные системы
- •Хранение документов в электронной форме
Преимущества и недостатки электронного документа
Преимущества использования электронных документов:
выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;
ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;
при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния;
хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;
повышается эффективность работы с документами;
создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых;
• наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых документов;
снижается расход бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу:
возникает возможность одновременной рассылки проекта документа сразу нескольким визирующим;
возникает возможность одновременной рассылки документа по электронной почте сразу нескольким адресатам. Недостатки электронных документов:
необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;
необходимость зашиты информации от внесения несанкционированных изменений.
Составление документов
Для составления и редактирования документов предназначено множество программных средств, называемых текстовыми процессорами или текстовыми редакторами. Так программы типа Word 2007 можно использовать для создания документов разных видов на основе типовых форм, заранее введенных в память ПК и содержащих трафаретные тексты. В качестве трафарета может применяться бланк конкретного документа, содержащего типовой текст и пробелы для внесения переменной информации. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого документа. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно упрощает процесс подготовки документов. Помимо полностью составленного типового текста документа в память машины можно ввести отдельные выражения и стандартные фразы, наиболее часто применяемые при переписке и составлении справочно-информационных документов. С помощью команды «Автотекст», находящейся в меню «Вставка», можно создать архив из наиболее часто повторяющихся частей текста. Таким образом, работа по набору текста будет сведена к компоновке отдельных элементов «Автотекста», что значительно облегчает процесс составления текста документа. Элементы «Автотекста» могут содержать:
выдержки из нормативных документов, на которые приходится часто ссылаться;
традиционные начальные фразы; стандартные выражения; общепринятые обороты, применяемые в заключительной части писем.
Например:
Уважаемый (аи) господин (госпожа)!
В ответ на Ваше письмо от
С уважением
Искренне Ваш
С глубоким уважением ... и т.д.;
постоянно применяемые наименования предприятий, фирм, почтовые адреса; название товаров, видов услуг и т.д.;
схемы, чертежи, рисунки, необходимые для оформления отчетов, рекламных писем и т.п.
Программа Microsoft Word автоматически осуществляет проверку правописания при наборе текста документа. С помощью словарей синонимов можно подобрать синоним для слова, выделенного курсором.