Реляционная модель данных
Таблица «Виды расходов» содержит информацию о видах расходов и имеет первичный ключ по коду вида расхода. Название вида расхода рассматривается как потенциальный ключ, т.к. виды расходов не могут иметь одинаковых названий. Информация о расходах (подвидах расходов) хранится в таблице «расходы подвиды» и идентифицируются по полю «код расхода» (название расхода рассматривается как потенциальный ключ, т.к. расходы не могут иметь одинаковых названий). В данной таблице код вида расхода является внешним ключом. Таблица «отделы» содержит информацию об отделах предприятия, в ней первичным ключом является код отдела, а потенциальным его название (т.к. названия отделов не повторяются). А таблица «сотрудники» содержит информацию о сотрудниках отделов, здесь первичным ключом является код сотрудника, а код отдела – внешним ключом. Таблица «Учёт расходов» содержит информацию о расходах производимых сотрудниками, поле «номер расхода» является ключевым, а внешних ключей четыре: код расхода, код вида, код отдела, код сотрудника.
Все таблицы, кроме «Сотрудники» удовлетворяют третей нормальной форме. В этой таблице имеются неатомарные данные в столбце «ФИО», однако нормирование этих полей приведет к значительному усложнению процесса создания базы данных и в данном случае не является целесообразным.
Описание работы с системой
4.1 Структура, формат и данные таблиц реляционной базы данных
Основные свойства таблиц рассмотрены в разделе «Модели». Здесь предоставлены нерассмотренные свойства таблиц.
Виды расходов
Все параметры данной таблицы были рассмотрены. Таблица имеет вид:
Расходы подвиды
Коды видов подставляются в таблицу из выпадающего списка, содержащего коды видов расходов, указанные в таблице «Виды расходов» и названия этих видов во втором столбце, являющимся по сути справочным. Это выполняется благодаря преобразованию элемента «поле» в «поле со списком» во вкладке «подстановка» и установке в качестве источника данных запроса:
SELECT [виды расходов].[Код вида], [виды расходов].[Название вида] FROM [виды расходов];
Таблица имеет вид:
Копия отделы
Все параметры данной таблицы были рассмотрены. Таблица имеет вид:
Сотрудники
Для поля «Код отдела» значения выбираются из выпадающего списка. Соответствующий запрос:
SELECT [Копия отделы].[Код отдела], [Копия отделы].[Название отдела] FROM [Копия отделы];
Таблица имеет вид:
Учёт расходов
Для полей «Код расхода», «Код вида», «Код отдела», «Код сотрудника» значения выбираются из выпадающего списка. Соответствующие запросы:
SELECT [расходы подвиды].[Код расхода], [расходы подвиды].[название расхода] FROM [расходы подвиды];
SELECT [виды расходов].[Код вида], [виды расходов].[Название вида] FROM [виды расходов];
SELECT [Копия отделы].[Код отдела], [Копия отделы].[Название отдела] FROM [Копия отделы];
SELECT сотрудники.[Код сотрудника], сотрудники.[Код отдела] FROM сотрудники;
4.2 Формы для ввода данных
В работе созданы формы для всех основных запросов для отображения их в главной кнопочной форме. Основной особенностью их является наличие кнопки «Закрыть форму», в остальном они не представляют интереса, т.к. не обеспечивают ввод данных. Пример одной из них:
В кнопочной форме представлены следующие формы (указываются названия, помещенные в кнопочную форму):
ФОРМЫ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЛИЦ
Заполнение таблицы "Отделы"+сотрудники (с обновлением). Форма предназначена для удобства заполнения таблицы «Отделы» и при необходимости и «Сотрудники» (присутствует в подчиненной форме). Есть кнопка «Для обновления предельной нормы расходов отдела». Кнопке соответствует группа макросов:
Сначала выдается предупреждающее сообщение, потом производится запрос на создание новой таблицы «для новых отделов», в итоге запрос на обновление корректирует предельную норму расходов по отделу в исходной таблице «Копия отделы»
Форма имеет вид:
Форма Заполнение таблицы «Виды расходов» предназначена для заполнения таблицы «Виды расходов». Форма имеет вид:
Форма Заполнение таблицы «Сотрудники» предназначена для заполнения таблицы «Сотрудники». Есть макрос, который при нажатии на код сотрудника открывает форму для добавления нового сотрудника
Форма имеет вид:
Форма заполнение таблицы «Учёт расходов» предназначена для заполнения таблицы «Учёт расходов». Есть макрос, который при двойном нажатии на «номер расхода» открывает форму для добавления нового расхода
Форма имеет вид:
Форма Учёт расходов по отделам (с удалением) предназначена для облегчения контроля за вносимыми данными в таблицу «Учёт расходов», т.к. данные об остатке средств по отделу помогает избежать перерасхода. Есть кнопка «Запрос на удаление». Кнопке соответствует группа макросов:
Сначала выдается предупреждающее сообщение, потом при выполнении запроса на удаление необходимо ввести даты (в нашем случае начало и конец месяца), в рамках которых необходимо произвести удаление расходов из таблицы «учёт расходов».
Есть кнопка «При сомнении в соответствии кода сотрудника и ФИО». Кнопке соответствует группа макросов:
Открывается форма запрос «по сотрудникам», дающий информацию о Коде работника, его ФИО и коде отдела, в котором он работает.
Форма имеет вид:
Форма Учёт расходов по видам предназначена для облегчения контроля за вносимыми данными в таблицу «Учёт расходов», т.к. данные об остатке средств по виду помогает избежать перерасхода. Есть кнопка «При сомнении в соответствии кода сотрудника и ФИО». Абсолютно аналогична одноименной кнопке в предыдущей форме.
Форма имеет вид:
Форма Гистограмма по сумме расходов на каждый вид, отражающая соотношение расходов по видам
Форма Диаграмма по сумме расходов на отдел отражает долю каждого отдела из общей суммы внутриофисных расходов предприятия
Форма «Сводная таблица на каждый вид расходов» является сводной таблице, отображающей сумму средств, потраченную на каждый подвид и вид расходов, а также общую сумму средств, потраченных предприятием на внутриофисные расходы.
