Оглавление Анализ предметной области………………………………………………………………………………………….………….....3

2. Назначение проектируемой базы данных 5

3. Модели 6

3.1. Инфологическая модель данных. 6

3.2. Логическая (датологическая) модель данных 7

4. Описание работы с системой 10

4.1 Структура, формат и данные таблиц реляционной базы данных 10

4.2 Формы для ввода данных 12

4.2 Организация запросов 18

4.4 Организация отчетов 26

4.5 Макросы 30

4.6 Структура кнопочной формы 31

5. Выводы по работе 32

6. Список использованной литературы 33

1. Анализ предметной области.

Учет внутриофисных расходов

Описание предметной области

Вы работаете в бухгалтерии частной фирмы. Сотрудники фирмы имеют возможность осуществлять мелкие покупки для нужд фирмы, предоставляя в бухгалтерию товарный чек. Вашей задачей является отслеживание внутриофисных расходов. Ваша фирма состоит из отделов. Каждый отдел имеет название. В каждом отделе работает определенное количество сотрудников. Сотрудники могут осуществлять покупки в соответствии с видами расходов. Каждый вид расходов имеет название, некоторое описание и предельную сумму средств, которые могут быть потрачены по данному виду расходов в месяц. При каждой покупке сотрудник оформляет документ, где указывает вид расхода, дату, сумму и отдел.

Таблицы

Отделы (Код отдела, Название, Количество сотрудников ).

Виды расходов (Код вида, Название, Описание, Предельная норма ).

Расходы (Код расхода, Код вида, Код отдела, Сумма, Дата ).

Развитие постановки задачи

Теперь ситуация изменилась. Оказалось, что нужно хранить данные о расходах не только в целом по отделу, но и по отдельным сотрудникам. Нормативы по расходованию средств устанавливаются не в целом, а по каждому отделу за каждый месяц. Неиспользованные в текущем месяце деньги могут быть использованы позже. Внести в структуру таблиц изменения, учитывающие эти факты, и изменить существующие запросы. Добавить новые запросы.

Объект автоматизации: предприятие, ведущее учёт внутриофисных расходов сотрудников

Предмет автоматизации: Учёт внутриофисных расходов с целью контроля над предельной суммой средств по каждому виду расходов. В последующем добавляется цель контроля над предельной суммой средств по каждому отделу и для возможности дальнейшего перенесения неиспользованных средств на следующий месяц.

Основные понятия, используемые при разработке информационной системы:

• Отдел – подразделение данного предприятия, занимающийся определенным видом деятельности, имеющее в своём составе определенное количество сотрудников

• Сотрудник – человек, работающий в каком-либо отделе данного предприятия.

• Расходы – денежные затраты предприятия, связанные с покупкой сотрудниками определенных предметов (устройств, услуг)

• Предельная сумма денежных средств – определенное количество денег, предоставляемое сотрудникам (сначала по определенному виду расходов, в последующем – на каждый отдел) для покупки необходимых предметов.

• Цена за единицу товара – цена единицы продукции, приобретаемой сотрудником.

• Товарный чек – документ, сдающийся в бухгалтерию, где фиксируется вид расхода, дата, сумма и отдел.

• Вид расхода – категория товаров, к которой относится определенный расход (хозяйственные, инструменты и т.п.)

• Название расхода – конкретный предмет (прибор, материал), относящийся к определенному виду расходов.

В товарном чеке, сдающемся в бухгалтерию, фиксируется вид расхода, дата, цена за единицу, количество и отдел.

Учёт ведется в целом по предприятию (по видам расходов), по отделам (производственно-изготовительный, технический, плановый, ремонтный, хозяйственный) и по отдельным сотрудникам.

Каждый отдел имеет свой код, своё название, определенное количество сотрудников (в дальнейшем добавляется предельная норма расходов на отдел в месяц).

Для упрощения задачи в данной работе приняты следующие допущения:

• Не учитываются возможные изменения в стоимости приобретаемой продукции

• Не учитывается разнообразность предложений одного товара различными фирмами-производителями, а следовательно и возможная разница в цене