Этап 4. Построение эффективных систем контроля за движением запасов на предприятии.

Число наименований ресурсов, проходящих через склад, настолько велико, что осуществлять контроль запасов каждого наименования в отдельности не имеет смысла: это слишком трудоемкая и дорогостоящая задача. Поэтому запасы разных ресурсов объединяются в группы по тому или иному признаку. Однако чем менее подробно учитываются запасы, тем меньше точность контроля. Необходимо выбрать такой оптимальный уровень детализации запасов, который минимизирует затраты и потери от хранения.

Если же выполнить удовлетворительную детализацию невозможно, количество наименований запасов все же остается слишком большим и не обеспечивает удобного и экономичного контроля, то можно прибегнуть к другому способу упрощения своей работы. Это - классификация запасов с целью выделения наиболее и наименее важных для контроля наименований. Для такой классификации обычно используется метод, называемый АВС-анализ.

Первый шаг в АВС-анализе - для каждой позиции запасов нужно определить "стоимость годовой потребности" (СГП). Она высчитывается умножением размера годового потребления запасов данной позиции на стоимость единицы этого вида запасов.

Затем необходимо ранжировать все позиции согласно их СГП. Позиция с самой высокой СГП записывается первой, со второй по величине СГП - второй и т.д.

Группа А - группа запасов, составляющая 20 % от общей величины запасов и дающая 80 % всей стоимости. Методы управления здесь:

• тщательный контроль уровня запасов,

• точное определение объема заказа,

• максимально точный прогноз, уровень обслуживания (процент от общего объема запросов, который удовлетворен из имеющихся запасов без дополнительного заказа) – 95–98%.

Для управления запасами группы А эффективна модель управления запасами с фиксированным размером заказа и с установленной периодичностью пополнения запаса до постоянного уровня. Номенклатура, покупаемая под заказ – это особая подгруппа, по которой не создаются складские запасы. Данная подгруппа намеренно включается в группу А для проведения качественного анализа в составе группы и принятия решения по формированию запаса.

К группе В относится треть материалов, которые составляют 15 % стоимости всех ресурсов. Так как стоимость ресурсов в группе В невысока, то в управлении их запасами нужно руководствоваться следующими принципами:

• ведется обычный контроль уровня запасов,

• используется экономичный размер заказа, уровень обслуживания – 95%.

Применяется модель управления запасам с фиксированным интервалом времени между заказами и с установленной периодичностью пополнения запаса до постоянного уровня.

А к группе С – оставшаяся половина материалов, удельный вес которых в общих затратах составляет лишь 5 %. На стоимости изделий группы С существенно сказываются издержки оформления заказа. Дефицит для этой группы легко спрогнозировать, поскольку нет необходимости точного расчета остатков. Поэтому здесь используется модель «минимум–максимум», то есть уровень запасов периодически контролируется, и если при проверке оказалось, что он меньше или равен пороговому уровню, то делается заказ.

Начать наводить порядок необходимо с самой маленькой и самой дорогой группы А. По мнению специалистов, наибольший эффект дает применение этого метода в комбинации XYZ. XYZ–анализ позволяет классифицировать запасы в зависимости от характера их потребления и точности прогнозирования изменений в их потребности.]

Категория X – группа, которая характеризуется стабильной величиной потребления (например, существует норма расхода каждого вида сырья) и высокой точностью прогноза срока потребления.

К категории Y относятся ресурсы, потребность в которых характеризуется известными тенденциями (например, сезонными колебаниями) и средними возможностями их прогнозирования. Ресурсы, относящиеся к категории Z, используются нерегулярно, величину их потребления прогнозировать сложно.

Наложение результатов XYZ-анализа на данные метода ABC позволяет разбить запасы на 9 блоков, каждый из которых имеет 2 характеристики: стоимость запасов и точность прогнозирования потребности в них. В управлении этими блоками существуют определенные закономерности. Как показывает практика, категории CX, CY, CZ управляются одинаково. Для среднего промышленного предприятия планирование таких запасов происходит обычно на год с ежемесячной проверкой наличия на складе. Что касается категорий BX, BY, BZ, то здесь могут быть как совпадения (например, по срокам планирования), так и различия (по способам доставки). А для категорий AX, AY, AZ всегда вырабатываются индивидуальные способы управления. Так, для категорий AX можно рассчитать оптимальный размер закупок и применить технологию «JUST IN TIME», а для категории AZ этого сделать нельзя, следовательно, необходимо формировать резервные запасы.

Категории	X	Y	Z
A	AX	AY	AZ
B	BX	BY	BZ
C	CX	CY	CZ

у меньшение контроля

з а потребностью

уменьшение точности прогнозирования

Политика, базирующаяся на итогах АВС-анализа, состоит в следующем:

• прогнозирование потребности в ресурсах группы "А" должно выполняться более тщательно, чем остальных групп;

• скупка ресурсов группы "А" у более надежных поставщиков, чем группы "С";

• ресурсы группы "А" в противоположность группам "В" и "С" должны подвергаться более тщательному контролю при складировании и по возможности размещаться в наиболее надежных местах;

• точность учета ресурсов группы "А" должна быть выше и должна подвергаться более частым проверкам.

АВС-анализ обеспечивает более тщательное прогнозирование, физический контроль, надежность поставок и максимальную надежность учета и сохранность наиболее значимых (критических для организации) ресурсов.