- •Автоматизированные технологии в экономике и управлении
- •Введение
- •Создание серийного письма Общие сведения
- •Принципы работы функции слияния
- •Технология создания основного документа
- •Технология создания источника данных
- •Вставка полей слияния в основной документ
- •Создание составных документов
- •Пример создания серийного письма
- •Использование полей Word
- •Варианты задания
- •Вариант 12
- •Вариант 13
- •Вариант 18
- •Вариант 19
- •Создание экономического документа Общие сведения
- •Технология создания шаблона документа
- •Создание шаблона анкеты (опросного листа)
- •Создание полей формы
- •Пример создания шаблона анкеты
- •Варианты задания
- •Анкета гражданина,
- •Раздел 1 (заполняется гражданином)
- •Раздел 1 (заполняется органом опеки и попечительства)
- •Создание платежного документа
- •Использование полей
- •Использование ключей полей
- •Вычисления в полях
- •Вычисления в таблице
- •Пример создания шаблона счета
- •Варианты задания
- •Создание документа на основе шаблона
- •Принятые обозначения
- •Список использованной литературы
- •Автоматизированные технологии в экономике и управлении
- •664003, Иркутск, ул. Ленина, 11.
Создание экономического документа Общие сведения
Анкеты, опросные листы, как и многие другие документы, представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки. Часто бланк также называют формой.
Word позволяет создавать формы, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на ПК. Форма представляет собой аналог обычного бумажного бланка, в котором имеются готовая (неизменяемая) текстовая часть и поля, заполняемые различными данными. В форме неизменяемая часть заполняется в виде обычного текста, а для создания заполняемых данными полей предусмотрены так называемые поля формы.
Электронный бланк используется многократно, поэтому его целесообразно создать не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным.
Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Он является основной, наиболее важной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.
Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, которая в самом общем виде включает общую, предметную и оформительскую части (рис. 14).
Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе. Наличие общей части документа позволяет избежать дублирования информации при характеристике всех показателей, входящих в состав многострочного документа.
Предметная часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многострочного документа.
Оформительская часть содержит атрибуты, как правило, непосредственно не участвующие в процессах обработки информации, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.
Помимо табличной формы представления документов в практике организационно-экономического управления могут использоваться также документы упрощенной табличной формы (анкеты), в которых наименования реквизитов приводятся не в шапке документа, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов.
Наконец, экономические документы могут содержать как шапку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.п.) В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители. Причем в последнем случае, как правило, объединяются в информационные массивы, что упрощает организацию их хранения, передачи и обработки.
Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит. Реквизитам присущи два свойства, весьма важных с точки зрения их обработки:
отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект;
отдельный реквизит может входить в состав различных экономических показателей.
Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом, значением.
В зависимости от характера отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления. Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.
Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону процесса или объекта. Они выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции.
Основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей какой-либо конкретный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны, является экономический показатель.
Существуют два определения этого понятия. В соответствии с первым, принятым в практике учета, статистики, планирования и т.п., под показателем понимается качественно определенная переменная величина, которой может быть поставлено в соответствие множество возможных количественных значений, а также алгоритмы их вычисления по различным исходным данным.
Форма №120 |
Общая часть |
||||||||||
Приемный акт №_________ |
|||||||||||
Принято на склад № ______________________________________________________________________ От поставщика ______________________________________________________________________ По документам ______________________________________________________________________ |
|||||||||||
Всего по дубликату |
|
Дубликат № |
|
Вагон № |
|||||||
Номенклатурный номер |
Наименование предмета |
Род единиц |
По документам значилось |
Фактически принято |
Недостача |
Излишки |
Предметная часть |
||||
размер |
сорт |
количество, брутто нетто |
% годности |
размер |
количество, брутто, нетто |
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Оформительская часть |
Материалы принял: |
|
|
|
Сдал: |
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
Присутствовали: |
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Рис. 14. Пример построения экономического документа табличной формы |
Второе, принятое в теории и практике автоматизированной обработки данных, определяет показатель как высказывание, содержащее количественную характеристику какого-либо свойства отображаемого объекта. Такое высказывание содержит единственное количественное значение, определенный набор качественных признаков, необходимых для его однозначной идентификации.
Оба определения не противоречат друг другу, просто в первом акцентируется внимание на то, как получен тот или иной показатель, а во втором – какие атрибуты показателя отражают его конкретное смысловое содержание (значение).
Таким образом, экономический показатель, как составная единица информации, включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков.