24

Министерство образования Российской Федерации

Байкальский государственный университет экономики и права

Автоматизированные технологии в экономике и управлении

(Часть 2)

Практикум для студентов всех специальностей всех форм обучения

Издательство БГУЭП

2003

Печатается по решению редакционно-издательского совета

Байкальского государственного университета экономики и права

Составители канд. физ.-мат. наук, доц. А.В. Бурдуковская

канд. техн. наук, доц. Т.Ю. Новгородцева

асп. Я.Л. Шильке

(кафедра «Информатика и кибернетика»)

Рецензент ст. преп. Н.М. Деревяшкина

Автоматизированные технологии в экономике и управлении: Практикум для студентов всех специальностей всех форм обучения/ Сост. А.В. Бурдуковская, Т.Ю. Новгородцева, Я.Л. Шильке – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2003. – 71 с.

Практикум рассматривает технологию создания типовых и оригинальных прикладных документов средствами Microsoft Word: серийное письмо, анкета, платежные документы. Содержит примеры, варианты заданий и методические рекомендации их выполнения.

Предназначен для практических занятий по дисциплинам: «Информационные технологии в управлении», «Компьютерные информационные технологии», «Автоматизированная обработка экономической информации» для студентов 3 – 5 курсов дневной, заочной и ускоренной форм обучения всех специальностей.

Практикум может быть полезен при проведении практических занятий для магистрантов и аспирантов.

© А.В. Бурдуковская, 2003

© Т.Ю.Новгородцева, 2003

© Я.Л. Шильке, 2003

© Издательство БГУЭП, 2003

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

СОЗДАНИЕ СЕРИЙНОГО ПИСЬМА 5

Общие сведения 5

Принципы работы функции слияния 6

Технология создания основного документа 7

Технология создания источника данных 7

Вставка полей слияния в основной документ 9

Создание составных документов 10

Пример создания серийного письма 11

Использование полей Word 13

Варианты задания 18

СОЗДАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА 23

Общие сведения 23

Технология создания шаблона документа 25

Создание шаблона анкеты (опросного листа) 26

Создание полей формы 26

Пример создания шаблона анкеты 29

Варианты задания 32

Создание платежного документа 52

Использование полей 52

Использование ключей полей 54

Вычисления в полях 55

Вычисления в таблице 56

Пример создания шаблона счета 58

Варианты задания 60

Создание документа на основе шаблона 68

ПРИНЯТЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ 69

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 70

Введение

В качестве носителей исходной информации на предприятиях используются преимущественно обычные первичные документы. Удобство и трудоемкость обработки документов зависят от того, как размещена в них информация. На практике применяют анкетный, зональный, табличный (табельный) и комбинированный принципы построения формы документов.

При проектировании первичной документации на предприятии обычно не приходится заново создавать формы документов. Работа сводится к пересмотру действующих форм, их упрощению и замене нескольких однородных форм одной, более рациональной и удобной для автоматизированной обработки.

Можно рекомендовать следующее примерное размещение реквизитов в документе: постоянные, справочно-группировочные и переменные (количественные), расценочные и итоговые. Расценочные и количественные показатели располагаются рядом для удобства вычислительной обработки. Во всех документах по одному разделу учета (например, документы по учету труда и заработной платы, материалов и др.) должно быть унифицированное расположение одинаковых реквизитов. Это облегчает последующую обработку таких документов и составление отчетных сводок.

При разработке документа вначале определяется необходимый минимальный состав реквизитов, далее выбирают форму построения и формат документа.

Разработка форм первичных документов находится в тесной связи с проектированием документооборота, т.е. с разработкой порядка прохождения документа по всем инстанциям и исполнителям, начиная с момента поступления на предприятие и кончая моментом сдачи его в архив. Путь прохождения документа может быть разделен на три этапа: выписка документа, обработка документа, сдача в архив. Движение каждой формы массовых документов внутри организации целесообразно изобразить в виде схемы документооборота с указанием конкретных исполнителей и операций обработки.

Во вторую часть практикума вошли примеры и задания подготовки типовых и оригинальных документов, наиболее часто используемых в практической деятельности: подготовка служебного серийного письма, создание анкеты (опросного листа), разработка платежного документа.